Mencatat Kasbon atau Pinjaman Karyawan

Kasbon atau Pinjaman yang diberikan ke Karyawan biasanya sering terjadi dalam usaha kecil atau usaha mikro. Biasanya, setelah memberikan pinjaman kepada Karyawan, pembayarannya akan dipotong dari gaji di bulan-bulan selanjutnya.

Pemberian Pinjaman

Untuk mencatat pemberian pinjaman kepada Karyawan / Kasbon Karyawan, ikuti langkahnya sebagai berikut:

1. Mencatat pemberian pinjaman kepada Karyawan dapat langsung dilakukan di menu Kas & Bank > Uang Keluar. Masuk ke menu Kas & Bank lalu pilih akun dari mana uang akan keluar. Dalam hal ini, Karyawan meminjam uang dari Kas Besar.
   
2. Klik Transaksi Baru, lalu pilih Uang Keluar.
   
3. Isi kolom yang tersedia. Ketik nama Karyawan di kolom Kontak, isi Deskripsi transaksi yang sesuai, lalu isi nominal pinjaman di kolom Harga Satuan.
4. Selanjutnya, pilih Akun yang sesuai. Biasanya akun yang dipilih adalah akun Piutang Lain (Other Receivables), atau Pinjaman Karyawan (Loan to Employees). Jika tidak tersedia, maka dapat membuat akun tersebut di Daftar Akun, dengan tipe Aset Lancar. Lihat di sini untuk panduan membuat Akun Baru.
   
5. Jika sudah, klik tombol Simpan.

Pembayaran Pinjaman

Selanjutnya, untuk mencatat pembayaran pinjaman kepada Karyawan, maka ada 2 cara.
Jika pembayaran dilakukan secara tunai oleh Karyawan, maka bisa dicatat dengan fitur Uang Masuk. Namun, jika pembayarannya dipotong dari Gaji Bulanan, maka bisa dicatat sekaligus ketika membuat transaksi Gaji.

1. Untuk mencatat pembayaran tunai dari Karyawan, gunakan menu Uang Masuk.
   
2. Pastikan untuk menggunakan form Uang Masuk / Penerimaan, dan pilih Akun yang sama dengan akun ketika memberi pinjaman. Jika ketika mencatat pemberian pinjaman menggunakan akun Other Receivables, maka ketika dibayarkan juga harus menggunakan Other Receivables.
3. Klik tombol Simpan untuk melanjutkan.

Selanjutnya, jika ingin mencatat pembayaran pinjaman yang dipotong dari Gaji, maka bisa dicatat seperti berikut:

1. Buat transaksi pembayaran gaji di menu Klaim Biaya.
   
2. Isi form Klaim Biaya dengan nama karyawan yang bersangkutan. Lalu di bagian Deskripsi, isi baris pertama dengan rincian pembayaran gaji bulanannya menggunakan akun Biaya Gaji (Wages and Salaries Expense). Lalu di baris kedua, isi dengan pemotongan atas pinjamannya dengan menggunakan Akun pinjaman yang sama. Gunakan fitur minus (-) sebagai pengurang. Dalam contoh diatas, pembayaran pinjaman akan dipotong dalam 2x gaji.
   
3. Setelah disimpan, hasilnya akan seperti gambar diatas. Gaji bulanan 15.000.000 dipotong pembayaran pinjaman sebesar 2.500.000, sehingga yang harus dibayarkan ke karyawan menjadi 12.500.000.