Mungkin jarang disadari orang awam, dibalik sistem payroll dan perhitungan pph 21 karyawan yang cukup rumit, terdapat siklus penggajian. Perhitungan payroll dan pph 21 karyawan harus akurat dan teliti, agar tidak terjadi kesalahan atau sampai perlu dilakukan koreksi fiskal.
Banyak perusahaan beralih memakai teknologi payroll yang modern dan praktis. Sebab, siklus penggajian secara manual dianggap kurang efisien waktu, tenaga, dan biaya.
Menurut para ahli akuntansi, siklus penggajian adalah proses pengelolaan data terkait upah karyawan yang dilakukan berulang-ulang hingga membentuk siklus. Umumnya, siklus penggajian juga disebut sebagai siklus payroll atau siklus SDM (Sumber Daya Manusia). Sebab, siklus penggajian berkaitan dengan SDM dan bayaran karyawan yang selalu dicatat dalam laporan keuangan perusahaan.
Apa saja tugas-tugas dalam sikulas penggajian atau siklus payroll?
Ada beberapa tanggung jawab yang dilakukan selama siklus penggajian berlangsung, antara lain:
• Perekrutan karyawan baru
• Edukasi dan training
• Job placement/ penempatan tugas
• Penggajian
• Evaluasi kinerja
• Pemberhentian karyawan (sukarela/ tidak)
Tugas perekrutan dapat dilakukan hanya satu kali per karyawan. Namun, untuk tanggung jawab pelatihan, evaluasi, dan penggajian bisa dilakukan secara berulang-ulang.
Kegiatan Siklus Penggajian
Agar siklus penggajian atau siklus payroll dapat berjalan lancar serta mudah dalam perhitungan pph 21 karyawan, maka bisa dilakukan beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Update payroll master file
Master file atau berkas induk payroll berperan penting dalam proses penggajian upah, perubahan gaji, serta perhitungan pajak gaji para pegawai. Jika perubahan atau update dilakukan dengan tepat waktu, maka akan lebih meningkatkan kepuasan pegawai terhadap perusahaan tempat mereka bekerja.
2. Update pajak gaji dan pengurangan upah karyawan
Pembaruan pajak gaji atau pph 21 karyawan serta unsur pengurang gaji mengacu pada peraturan pemerintah. Aktivitas ini dapat membebani apabila perusahaan masih menerapkan proses perhitungan payroll dan tax planning secara manual. Maka itu, dibutuhkan peran teknologi berupa software atau aplikasi yang bisa mengelola data karyawan dan siklus penggajian secara otomatis.
3. Pencatatan waktu kehadiran karyawan yang akurat
Pencatatan kehadiran atau presensi karyawan sangat penting dalam siklus payroll. Untuk menghindari adanya kecurangan data atau kehadiran karyawan, bisa digunakan sistem absensi yang lebih modern berdasarkan biometrik. Misalnya, pemindai sidik jari, retina mata, atau card time yang mencatat jadwal kerja tiap karyawan. Dengan begitu, data jam kerja karyawan akan lebih akurat dan valid.
4. Menyajikan persiapan payroll
Dalam persiapan menyajikan payroll, maka bisa dilakukan langkah-langkah berikut:
• Proses validasi penggajian berdasarkan nomor ID karyawan dan nomor objek pajak pegawai.
• Seluruh total pengurang upah kotor agar diperoleh gaji bersih. Pengurang upah bisa dibagi menjadi dua, yaitu pajak dan potongan sukarela (dana pensiun, asuransi, dll).
• Proses pembuatan slip gaji dan potongan.
• Slip gaji dicetak untuk dibagikan ke karyawan bersangkutan.
5. Perilisan payroll (siklus penggajian)
Pegawai HR dan admin keuangan dapat bekerja sama untuk merilis dan mendistribusikan gaji karyawan. Setelah disetujui divisi keuangan, gaji ditransfer sesuai tanggal yang ditentukan dan daftar payroll dikembalikan ke HR.
6. Penghitungan pajak atas siklus penggajian dan potongan
Setiap bulan perusahaan melaporkan pph 21 karyawan serta mendaftarkan karyawan ke BPJS Kesehatan maupun BPJS Ketenagakerjaan.
Tentu selain hitung gaji karyawan, Anda juga akan membereskan semua transaksi penjualan bisnis yang terjadi. Hal ini merupakan sumber pendanaan untuk gaji karyawan Anda.
Nah, untuk membantu Anda kini sudah ada software akuntansi modern dan praktis yang bisa Anda gunakan. Tidak perlu lagi manual, selain berisiko terjadi human error atau data kurang valid, pembukuan secara manual kurang efektif dari segi waktu, biaya, dan tenaga.
Yuk, segera beralih ke software akuntansi Harmony dengan fitur-fitur fungsional untuk mendukung kelancaran siklus payroll perusahaan. Pengelolaan data karyawan dilakukan secara otomatis, praktis, mudah dan terintegrasi. Coba GRATIS 30 Hari sekarang juga, dengan daftar akun Anda di sini. Dapatkan pula info menarik seputar keuangan melalui akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
Ingin terima beres laporan keuangan perusahaan Anda? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi.
