Bagi sebuah bisnis yang mengatur kegiatan jual beli sebuah produk tentunya sudah tidak asing lagi bila mendengar istilah proforma Invoce. Dalam sebuah bisnis invoice didefinisikan sebagai dokumen yang dipakai untuk menyatakan bukti tagihan atau pencatatan piutang yang harus dibayar customer.
Namun dalam kegiatan transaksi, pelanggan tidak selalu mendapatkan invoice sebagai bukti transaksi terjadinya sebuah proses jual beli. Sebab ada satu jenis invoice yang bernama proforma invoice, kedua invoice ini masing-masing memiliki perbedaan. Walaupun memiliki beberapa perbedaan yang signifikan, sebagian orang masih bingung dalam membedakan antar kedua dokumen penting tersebut.
Proforma invoice dapat dijadikan sebagai bukti permbayaran yang sah dan dipercayai oleh para konsumen.
Padahal, jika sembarangan menyamakan dokumen tersebut saat melakukan kegiatan transaksi, apalagi yang memiliki skala besar, bukan tidak mungkin pebisnis atau perusahaan akan mengalami kerugian yang besar pula. Oleh sebab itu, simak tentang apa itu proforma invoice dan perbedaannya dengan invoice berikut ini.
Table of Contents
Proforma merupakan metode yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung hasil keuangan dengan proyeksi atau asumsi tertentu yang memenuhi persyaratan minimum sebagai formalitas.
Proforma invoice adalah salah satu dokumen penting yang dibutuhkan dalam melakukan transaksi jual beli. Proforma invoice menjadi faktur sementara yang diberikan pihak supplier atau penjual pada pelanggannya sebelum mengirimkan barang atau jasa.
Faktur proforma ini juga sering disebut sebagai faktur pengganti sementara karena diberikan ketika pengiriman barang atau pengerjaan jasa dilakukan secara bertahap. Maka dokumen ini membantu mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran dari barang atau jasa yang dibeli.
Proforma berlaku untuk faktur yang belum selesai yang berarti faktur tersebut tidak memiliki nomor faktur yang diperlukan untuk setiap faktur resmi. Tidak seperti faktur, faktur proforma adalah perkiraan atau kutipan yang menguraikan barang dan jasa yang menjadi komitmen penjual untuk dijual.
Terdapat 6 fungsi utama proforma invoce yang perlu diketahui yaitu :
• Fungsi proforma invoice yaitu sebagai perkiraan estimasi harga yang harus dibayarkan untuk melunasi tagihan.
• Berfungsi sebagai alat atau bukti untuk memperbaiki barang atau jasa yang sudah dibeli namun barang yang dipesan sebelumnya tidak sesuai dengan pesanan pembeli.
• Acuan yang sah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.
• Berfungsi sebagai rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli ke pihak lain. Ada kalanya invoice proforma digunakan untuk menunjukkan kalau produk yang dibeli memang berasal dari produsen tertentu dan asli.
• Berfungsi untuk mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
• Berfungsi sebagai rujukan yang sah untuk memasukkan perkiraan transaksi untuk kepentingan pembukuan. Tentunya akan sangat sulit bagi Anda jika masih melakukan secara manual dibandingkan dengan aplikasi akuntansi. Penting bagi Anda untuk memperhatikan pembukuan perusahaan Anda agar terhindar dari kesalahan baik dalam menulis maupun dalam menjumlahkan seluruh transaksi yang ada.
Untuk membantu Anda dalam membereskan pembukuan, Anda dapat menggunakan jasa pembukuan kami dimana Anda tidak perlu repot mengelolanya sendiri dan laporan akan tersajikan setiap saat lengkap melalui Harmony.
[elementor-template id="26379"]
Berikut beberapa unsur-unsur yang terdapat dari faktur proforma (Proforma Invoice) yaitu :
Saat membuat invoice atau proforma invoice. hal yang yang tidak boleh dilewatkan adalah membuat identitas dari penjual atau perusahaan pengirim barang atau jasa. Sebab hal ini sangat penting untuk menunjukkan kepada pelanggan tentang dengan siapa kegiatan transaksi tersebut akan berlangsung.
Yang harus diperhatikan selanjutnya adalah tanggal, sebab tanggal dibuatnya faktur juga harus dituliskan oleh pebisnis dan sebagai penanda kapan kegiatan transaksi berlangsung dan mengecilkan risiko kesalahan pencatatan keuangan oleh kedua belah pihak.
Selain terdapat tanggal kegiatan transaksi, tanggal ini juga berguna pebisnis untuk memberitahu kepada konsumen terhadap tanggal jatuh tempo pembayaran pada barang atau jasa yang konsumen beli.
Dalam sebuah proforma invoice rincian barang pada sebuah produk harus dilengkapi dengan nama dan penjelasan yang jelas mengenai sebuah produk atau jasa tersebut. Namun selain itu jumlah barang yang dibeli, harga, tarif dan jumlah pajak, serta jumlah keseluruhan pembelian juga harus ditulis secara detail dalam faktur sementara tersebut.
Informasi tambahan yang dimaksud adalah apabila penjual ingin mencantumkan informasi lain yang dirasa perlu dan penting untuk dimasukkan. Maka dengan begitu, baik pihak pembeli dan penjual dapat mengetahui segala informasi penting mengenai kegiatan transaksi tersebut.
Perbedaan dapat dilihat dari masing-masing ketentuan dan fungsinya. Setiap fungsi dan ketentuan invoice berfungsi sebagai informasi atas jasa ataupun barang yang telah dipesan oleh pelanggan. Dokumen ini berisi tagihan kepada konsumen yang membeli produk perusahaan. Jadi, invoice ini digunakan perusahaan untuk menagih pembayaran pada pelanggannya. Karena transaksi ini sering terjadi maka perusahaan harus mampu melakukan pengelolaan invoice dengan baik.
Namun sedangkan proforma invoice memiliki sebuah ketentuan dan fungsi sebagai faktur ringkasan atau perkiraan seperti biaya kirim, berat barang, dan nilai barang yang telah dikirim oleh pihak penjual kepada pelanggan sebelum barang dikirim. Lalu proforma invoice berfungsi untuk mencatat jenis dan jumlah barang yang telah dipesan oleh konsumen.
Proforma invoice umumnya dipakai sebagai faktur sementara yang dilengkapi dengan kutipan. Namun jenis proforma invoice ini berbeda dengan invoice, sebab proforma invoice bukanlah jenis dokumen tagihan atau penagihan untuk pembayaran.
Maka dapat disimpulkan bahwa hal paling mendasar dan paling umum yang menjadi perbedaan antara invoice dan proforma invoice yaitu dapat dilihat dari proses pencatatan transaksi. Sebab invoice adalah bentuk piutang sementara proforma invoice adalah sebuah transaksi pencatatan yang berupa draft dan perlu adanya konfirmasi lagi untuk menjadi invoice.
Melihat sistem proforma invoice diatas bisa disimpulkan bahwa perusahaan sangat berperan dalam memberikan bukti transaksi yang jelas tepat kepada para konsumen. Hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah menyusun atau mencatat semua proforma invoice Anda dalam pembukuan agar siklus akuntansi perusahaan Anda bisa berjalan dengan lancar. Untuk pembukuan perusahaan, Anda dapat mengunakan Harmony Accounting Software.
Dengan fitur lengkap, terperinci dan terintegrasi tentunya software ini mampu membuat perusahaan lebih mudah dalam pengelolaan proforma invoice. Tak hanya itu, Anda juga bisa membuat dan menampilkan laporan keuangan yang dibutuhkan secara lengkap, cepat dan mudah.
Secara keseluruhan, software ini akan membantu Anda untuk mengelola keuangan perusahaan. Bahkan, software ini juga sangat mudah digunakan meski Anda tidak memiliki background pendidikan akuntansi. Ayo konsultasikan kebutuhan Anda dengan kami melalui live chat Harmony. Segera daftarkan akun Anda dan dapatkan software Harmony GRATIS 30 Hari disini.
Ingin mendapatkan berita terbaru seputar akuntansi, keuangan, bisnis dan lainnya? Kunjungi dan ikuti updatenya melalui Facebook, Instagram, dan Linkedin Harmony.
