Pengertian invoice adalah bukti transaksi pembelian pelanggan. Dokumen ini berisi tagihan kepada konsumen yang membeli produk perusahaan. Jadi, invoice ini digunakan perusahaan untuk menagih pembayaran pada pelanggannya. Karena transaksi ini sering terjadi maka perusahaan harus mampu melakukan pengelolaan invoice dengan baik.
Pengelolaan invoice juga penting karena ini terkait dengan pendapatan perusahaan dari penjualan.
Jika invoice tidak cair, ini berarti piutang tak tertagih dan bisa membebani keuangan perusahaan.
Bahkan pembayaran invoice yang terlambat saja juga bisa mempengaruhi keuangan perusahaan. Angka invoice yang tidak terbayar oleh pelanggan bisa sangat tinggi yaitu sekitar 33%. Invoice-invoice yang tak terbayar ini tentunya menjadi agenda besar bagi perusahaan.
Untuk itulah, perusahaan disarankan melakukan pengelolaan invoice dengan efektif dan efisien. Bagaimana caranya?
Table of Contents
Tips pengelolaan invoice yang pertama terkait dengan kesadaran perusahaan dalam memahami kemampuan pelanggan. Tidak semua pelanggan paham dengan ilmu akuntansi. Jadi pastikan invoice yang dibuat berbentuk sederhana dan mudah dipahami.
Elemen-elemen penting dalam invoice adalah kop perusahaan, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, keterangan produk (nama, jumlah dan harga) serta total harga. Anda bisa menambahkan elemen lain jika memang dibutuhkan. Tapi pastikan tambahan ini tidak membuat invoice terlihat lebih rumit ya.
Tips pengelolaan invoice kedua terkait dengan kecekatan perusahaan untuk segera menerbitkan invoice. Semakin cepat invoice dikirimkan ke pelanggan maka semakin cepat pula kemungkinan mereka membayar.
Setidaknya, pelanggan masih mengingat transaksi yang memang baru mereka lakukan. Jika pengiriman invoice terlalu lama, pelanggan bisa saja lupa beberapa detail yang membuat pencairan semakin lama juga.
Tips pengelolaan invoice lain yang terkait dengan pengiriman adalah melakukan reminder. Perusahaan berhak untuk mengingatkan pelanggan membayar tagihan mereka. Pastikan Anda mengirimkan reminder dengan tepat agar tidak muncul kesan spam bagi pelanggan.
Cara terbaik dalam memberikan dorongan bagi pelanggan untuk segera melunasi invoice adalah dengan memberikan opsi insentif dan denda.
Insentif bisa diberikan untuk pelanggan yang membayar lebih cepat dan denda akan dibebankan jika mereka membayar lewat jatuh tempo. Anda harus ingat, semua orang suka mendapatkan insentif. Salah satu tips pengelolaan invoice ini terlihat mudah kan?
Baca juga: Kenali Jenis dan Contoh Faktur Penjualan untuk Bisnis
[elementor-template id="26379"]
Pembayaran tunai mungkin membuat beberapa orang merasa malas. Di era digital seperti sekarang, perusahaan harusnya memberikan pilihan metode pembayaran yang lebih banyak.
Usahakan juga untuk menyediakan opsi transfer melalui berbagai bank. Pembayaran via PayPal juga bisa digunakan lho. Intinya, perusahaan harus mengakomodasi sebanyak mungkin opsi agar pelanggan nyaman dan perusahaan bisa mendapat dana dengan lebih cepat.
Agar lebih mempermudahkan Anda gunakanlah layanan terbaik Harmony untuk mendapatkan pembukuan mudah setiap bulannya. Sistem Harmony sudah terintegrasi host to host dengan Perbankan sehingga mempermudah dalam pembayaran tentunya dengan harga yang terjangkau.
Harmoy juga memiliki layanan Harmony Accounting Services untuk Anda yang tidak mau repot dalam membereskan pembukuan sendiri. Dengan Accounting Service Anda akan terima beres setiap laporan keuangan yang perusahaan atau bisnis Anda inginkan.
Pengelolaan invoice yang terakhir terkait dengan era digital. Saat ini, penggunaan sistem cloud bukanlah hal yang langka. Bahkan bisa dikatakan cukup banyak perusahaan yang mulai beralih ke sistem ini.
Salah satu kelebihan dari sistem ini adalah Anda bisa membuat, menerbitkan dan mengirimkan invoice ke pelanggan dengan lebih mudah dan cepat. Anda juga tidak perlu repot untuk mmebuat kerangka invoice karena biasanya sudah tersedia pilihan template yang beragam.
Mengelola invoice secara online telah menjadi opsi terbaik bagi perusahaan. Sistem cloud yang digunakan bisa membantu Anda mengirimkan invoice kapanpun dan di manapun.
Untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan invoice, Anda bisa menggunakan software canggih yang sudah terintegrasi seperti Harmony Accounting Software. Software akuntansi yang satu ini bisa digunakan untuk membuat dan mengirimkan invoice ke pelanggan.
Dengan fitur lengkap, terperinci dan terintegrasi tentunya software ini mampu membuat perusahaan lebih mudah dalam pengelolaan invoice. Tak hanya itu, Anda juga bisa membuat dan menampilkan laporan keuangan yang dibutuhkan secara lengkap, cepat dan mudah.
Secara keseluruhan, software ini akan membantu Anda untuk mengelola keuangan perusahaan. Bahkan, software ini juga sangat mudah digunakan meski Anda tidak memiliki background pendidikan akuntansi. Ayo konsultasikan kebutuhan Anda dengan kami melalui live chat Harmony. Segera daftarkan akun Anda dan DapatkanSoftware Harmony GRATIS 30 Hari disini.
Ingin mendapatkan berita terbaru seputar akuntansi, keuangan, bisnis dan lainnya? Kunjungi dan ikuti updatenya melalui Facebook, Instagram, dan Linkedin Harmony.
