Invoice merupakan dokumen penting yang berisikan tagihan pembayaran setelah terjadinya kesepakatan dengan customer atau pelanggan. Pada umumnya perusahaan akan membuat invoice sebagai alat penagihan pembayaran terhadap customer yang memiliki piutang dengan pemberian tanggal jatuh tempo sesuai dengan perjanjian diawal. Kali ini akan dibahas tahapan mudah dalam membuat invoice dengan cepat dan efektif.
Pembuatan Invoice secara cepat dan dengan informasi yang jelas serta desain yang profesional akan membuat customer Anda percaya dan segera melakukan pembayaran.
Masih banyak pebisnis yang gagal mempertahankan keberlangsungan usaha-nya dikarenakan masih banyak piutang yang tidak tertagih. Dalam pembuatan invoice yang efektif, sebaiknya invoice bisa secara cepat dibuat dan memiliki kesan profesional dengan informasi yang jelas didalamnya. Sehingga customer Anda dapat langsung percaya kepada bisnis Anda dan ingin segera membayar tagihan invoice yang sudah Anda kirimkan.
Baca juga : 5 Faktor yang Mempengaruhi Penawaran agar Sukses
Namun sebaliknya, jika ada kesalahan dalam isi invoice yang dikirim, biasanya customer sering menjadikan alasan untuk pembayaran piutangnya dengan lambat. Hal itu sangat berpengaruh pada kelangsungan usaha anda apalagi berhubungan dengan profit. Biasanya kesalah terjadi karena human error atau sesorang yang membuat invoice tidak teliti. Didalam perkembangan teknologi, Anda sudah bisa membuat invoice secara otomatis loh, simak terus artikel ini.
Berikut Tahapan Membuat Invoice Manual Dengan Cepat dan Efektif
1. Buat Rekap Penjualan
Langkah awal yang Anda harus lakukan buatlah catatan penjualan untuk setiap penjualan, Anda harus pisahkan antara penjualan dengan pembayaran secara tunai maupun kredit. Untuk pembuatan invoice Anda bisa gunakan catatan penjualan dengan pembayaran secara kredit saja.
2. Mulailah Membuat Draft Invoice
Dalam pembuatan draft invoice Anda harus memperhatikan komponen-komponen penting yang harus Anda cantumkan, sebagai berikut:
a. Header yang Profesional
b. Harus jelas nama, email dan alamat customer.
c. Harus jelas dimana alamat perusahaan anda.
d. Berikan nomor yang bisa dihubungi pada invoice.
e. Isi Draft Invoice
f. Nomor invoice yang jelas
g. Tanggal invoice dibuat
h. Tanggal jatuh tempo waktu pembayaran
i. Rincian penjualan (jumlah barang, harga barang dan lain-lain).
j. Tambahan Keterangan Draf Invoice, seperti:
k. Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh pelanggan
l. Berikan peringatan pembayaran kepada pelanggan agar tidak lupa
m. Pertimbangkan memberikan denda apabila pelanggan lupa membayar.
3. Buatlah Catatan Pengiriman Invoice
Setiap pengiriman invoice harus tercatat dengan baik, agar mengurangi kesalahan-kesalahan yang ada dan pebisnis sering lupa dalam pembuatan catatan tersebut. Dengan catatan pengiriman invoice ini dapat dijadikan sebagai pengingat kepada customer perihal tanggal jatuh tempo pembayaran agar customer tidak lupa, berikan hadiah apabila pembayaran customer lebih awal atau sesuai dengan tanggal jatuh tempo waktu pembayaran. Dan berikan peringatan denda apabila customer lupa atau telat dalam pembayaran tagihannya. Anda bisa gunakan software akuntansi yang dapat membantu anda dalam segi pengiriman penagihan bisa lewat whatapps, pembuatan invoice secara online dan masih banyak lagi.
Membuat Invoice Otomatis Dengan Harmony Accounting Software
Kini Anda tidak usah repot dalam pembuatan invoice secara manual yang bisa menghabiskan waktu lama, Anda dapat menggunakan Software Akuntansi Harmony dalam membuat invoice, Anda dapat membuatnya secara otomatis dan mudah dengan melakukan pengaturan seperti memasukan logo perusahaan Anda, membuat kop surat, sampai memilih template invoice yang Anda inginkan. Saksikan video berikut untuk melihat mudahnya membuat invoice secara otomatis menggunakan Harmony.
Berikut contoh invoice dengan menggunakan Harmony dengan basic template.
Selain Invoice Harmony dapat menyediakan 20 lebih jenis laporan keuangan secara real-time yang bisa membantu dalam menganalisa, memeriksa dan mengembangkan bisnis Anda. Harmony merupakan software akuntansi praktis dan mudah, yang merupakan pilihan utama bagi ribuan pemilik bisnis yang ingin memiliki laporan keuangan lengkap walau tanpa memiliki background sebagai keuangan atau akuntan. Coba GRATIS selama 30 hari Software Harmony disini.
