Setiap bisnis maupun usaha lainnya akan sangat membutuhkan dan memerlukan sebuah bukti fisik ataupun pencatatan suatu transaksi dalam menghasilkan laporan keuangan. Buku besar pada akuntansi juga sangat membutuhkan faktur penjualan seperti contoh faktur penjualan, yang akan dipakai dan digunakan sebagai bukti hasil laporan.
Contoh faktur penjualan yang disimpan perusahaan juga berfungsi sebagai bukti ketika suatu hal bisnis tersebut mendapatkan complain atau pengembalian suatu barang dan jasa.
Faktur penjualan sudah menjadi suatu keharusan bagi penjual dengan pembeli dalam bertransaksi karena sebagai bukti jika terdapat masalah antara konsumen dengan penjual ketika terkait dengan produk yang sudah dibeli.
Pada perusahaan yang bergerak dibagian penjualan produk maupun barang akan membutuhkan suatu bukti transaksi seperti contoh faktur penjualan, kuitansi penjualan dan nota penjualan.
Pada suatu perusahaan yang besar akan memberikan disetiap bisnisnya untuk menyediakan faktur penjualan sebelum konsumennya meminta struk atau contoh faktur penjualan lainnya berapapun transaksi yang akan dilakukan konsumen kepada sipenjual.
Berikut ini akan dijelaskan lebih detail mengenai faktur dan jenis faktur dibawah ini.
Table of Contents
Pada dasarnya faktur penjualan atau invoice bisa diartikan dan berfungsi sebagai bukti transaksi atas pembelian dan penjualan barang maupun jasa, sebagai pebisnis atau pengusaha sudah seharusnya sebagai penyedia produk yang dibutuhkan konsumen maupun layanan.
Contoh Faktur penjualan adalah suatu bukti dan bagian transaksi yang paling penting dibutuhkan pada perusahaan maupun accounting. Bukti tersebut akan sering Anda jumpai setiap hari atau tiap jam, jika Anda melakukan suatu transaksi penjualan atau pembelian.
Sudah seharusnya Anda juga perlu menyiapkan faktur penjualan, sebagai bukti transaksi dan penyimpanan dokumen sehingga Anda dapat mengatur cashflow dimasa covid untuk laporan keuangan. Bahkan faktur juga berfungsi sebagai pelayanan konsumen atas pembayaran yang dilakukan.
Beberapa pebisnis lainnya dalam penjualan barang atau jasa akan mengirim sebuah faktur yang akan dikirim kepada konsumen secara dua kali yaitu sebelum pesanan konsumen yang akan diproses dan sesudah permintaan konsumen terpenuhi.
Namun, ada beberapa penjual yang sudah memberikan fakturnya dalam satu kali proses permintaan konsumen pada satu waktu yaitu, pada awal maupun diakhir transaksi hanya saja tergantung pada setiap kesepakatan penjual dengan konsumen disetiap pembayaran yang dilakukan.
Faktur adalah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran.
Setiap perusahaan mempunyai bentuk faktur yang berbeda, sesuai kebutuhan masing-masing. Secara umum sebuah faktur merupakan suatu bukti surat dagang yang memuat rincian dari barang-barang yang dikirim kepada pihak tertentu.
“Pengertian invoice adalah suatu dokumen penting dalam perdagangan karena melalui data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi, dan penyelesaian segala macam bea masuk.”
“Pengertian invoice adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit.”
Dalam memilih faktur yang tepat dan diterapkan kepada bisnis yang Anda jalankan, faktur juga berfungsi untuk memudahkan pencatatan Anda dan bisa diterapkan pada pembukuan dan dokumentasi akuntansi bisnis Anda. namun apa saja menjadi jenis-jenis faktur supaya Anda dapat memilih dengan tepat faktur tersebut, yaitu berikut ini :
yaitu jenis faktur yang sering dipakai dan paling sederhana. Faktur ini juga bisa dipakai kedalam suatu bisnis yang menggunakan transaksi penjualan atau pembelian dan transaksi lainnya. Isi informasi yang menjadi bagian didalam faktur ini seperti tanggal pengiriman, nama penjual, nomor referensi, informasi kontak, tanggal jatuh tempo, daftar produk atau jasa yang dibeli, harga, ataupun instruksi cara pembayaran. Contoh faktur penjualan standar berikut ini adalah :
Yaitu jenis faktur yang harus diserahkan kepada penjual dan pembeli sebelum adanya barang maupun jasa ketika harus diserahkan kepada pembeli. Faktur ini berfungsi menjadi pengingat pembeli karena bukan sebagai tagihan, namun faktur ini sebagai informasi yang harus di ingatkan kepada pembeli dalam pembayaran ketika pembeli sudah menerima barang maupun jasa. Contoh faktur penjualan proforma berikut ini adalah :
Yaitu jenis faktur yang dibuat khusus bagi pembeli maupun penjualan diluar negeri dan dapat berfungsi sebagai dokumentasi pada perdagangan luar negeri contohnya pengiriman suatu produk barang mewah dari satu negara ke negara lain. Faktur komersial juga dapat digunakan sebagai informasi pajak dari nilai pabean ketika suatu produk sudah melewati perbatasan internasional. Contoh faktur penjualan komersial berikut ini adalah :
Yaitu jenis faktur otomatis, faktur ini berfungsi sebagai penagihan kepada pelanggan secara tidak langsung dengan transaksi secara periode bulanan maupun tahunan. Contoh faktur penjualan komersil digunakan oleh penyedia layanan yang memiliki pelanggan tetap, seperti penyedia layanan listrik (PLN), telepon kabel, internet, dan lainnya. Adanya website yang dibuat khusus secara invoicing, faktur berulang dapat dibuat secara otomatis dan sudah terjadwal. Contoh faktur penjualan repeating berikut ini adalah :
Untuk kategori jenis faktur sudah memiliki fungsi dan kelebihan setiap kebutuhan jenis faktur satu dengan lainnya. Oleh karena itu, perlu diperhatikan apa saja faktur yang berisi beberapa unsur penting yang menjadi kebutuhan transaksi suatu bisnis. Untuk memastikan faktur dengan unsur apa yang menjad kebutuhan bisnis Anda berikut ini dijelaskan beberapa unsur dibawah ini :
Informasi identitas perusahaan seperti logo perusahaan, nama yang terkait, slogan, beserta alamat perusahaan yang berfungsi sebagai tempat media promosi penjualan perusahaan.
Berupa nama pembeli atau pelanggan yang harus dicatat secara lengkap sesuai nama resmi yang tertera pada KTP, SIM, bahkan akte lahir pelanggan secara akurat. Nomor telepon yang bisa dihubungi, alamat pelanggan juga harus dicatat secara lengkap yang sesuai dengan kartu identitas KTP. Karena, Identitas pelanggan juga berfungsi sebagai kelengkapan data, baik untuk pembeli dan juga untuk penjual.
Yaitu faktur penjualan yang terdapat bagian nomor transaksi karena komponen tersebut sangat penting dalam mencocokan pengiriman barang melalui faktur penjualan. Namun adanya nomor transaksi akan menjadi pembagian suatu barang antar penjual dan pembeli yang lainnya sehingga barang tersebut tidak akan tertukar.
Faktur yang memiliki pencatatan informasi waktu pada saat terjadinya transaksi sehingga faktur tersebut memiliki unsur format jam, hari, tanggal, bulan atau tahun transaksi yang sudah terjadi.
Yaitu memiliki informasi yang didalamnya terdapat nama hingga keterangan transaksi secara keseluruhan dalam memberikan rincian mengenai barang yang diperjual-belikan. Contoh nama barang, jumlah barang, kode,harga satuan, diskon sampai jumlah harga barang yang harus dibayar.
Memiliki informasi jumlah harga pembelian atau pesanan seluruh barang yang akan harus dibayar. Berfungsi juga sebagai tambahan pembayaran barang pajak yang dijumlahkan dari total harga sampai jumlah keselurhan barang yang harus dibayar pelanggan. Informasi harga pembelian dalam faktur penjualan berfungsi supaya pelanggan dan pembeli mengetahui harga dan biaya yang harus dikeluarkan secara jelas dan akurat.
Informasi didalamnya berupa nama lengkap beserta tanda tangan kasir yang terkait atau yang bertugas secara langsung dengan pembeli. Berfungsi juga sebagai informasi resmi kesapakatan antara pembeli dengan penjual yang berguna sebagai pertangungjawaban. Karena ketika terjadi suatu kesalahan pencatatan atas transaksi pembeli dapat diketahui atas nama siapa yang melakukan transaksi antara penjual dengan pembeli.
Yaitu berisi nama lengkap pembeli dan tanda tangan pembeli pada faktur. Berguna sebagai bukti pencatatan dan dokumentasi penjual supaya penjual mengetahui keterangan pembelian dan kepada siapa barang diberikan atau dijual, sehingga mengurangi resiko keluhan pelanggan.
Dalam transaksi penjualan dan pembelian fungsi stample sudah harus menjadi bukti resmi sebagai faktur penjualan. Dengan memasukan pencatatan dan dokumen resmi akan menjadi sebagai informasi faktur pajak dalam mendapatkan stempel resmi perusahaan.
Pada keterangan untuk faktur penjualan, berfungsi untuk memasukkan penjelasan atas transaksi pembelian yang dicatat ketika faktur penjualan diberikan. Contohnya sesuai dengan syarat pembayaran beserta ketentuan pembayaran transaksi.
Proforma faktur merupakan suatu jenis dari contoh faktur penjualan yang dapat menjadi dokumen penting yang sangat dibutuhkan pada suatu transaksi penjualan dan pembelian suatu bisnis usaha. Proforma faktur juga dapat disebut sebagai cadangan faktur yang bersifat sementara dan dapat diberikan kepada pihak konsumen maupun penjual.
Untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya sebelum penjual mengirimkan sebuah barang maupun jasa yang dilaksanakan secara bertahap, faktur proforma memiliki arti yang penting bagi penjual bukan hanya sebagai dokumentasi saja, namun juga dapat membantu mengingatkan pembeli dalam melunasi pembayaran dari barang atau jasa yang sudah dikirimkan.
Pada dasarnya proforma faktur memiliki fungsi yang sangat penting bagi pebisnis, berikut ini ada 7 kelebihan dari proforma invoice yang perlu Anda ketahui, di antaranya yaitu :
1. Berfungsi sebagai pembayaran dalam melunasi tagihan dengan memperkiraan estimasi harga yang harus dibayar.
2. Dapat dicatat ke dokumen sebagai suatu transaksi dalam memperkirakan produk yang akan dibeli konsumen.
3. Faktur proforma berfungsi sebagai pengembalian barang dan jasa ketika barang rusak, dan dapat mengatur stock opname barang maupun pengembalian barang ketika nilai nominal yang dibeli tidak tercatat sesuai pesanan yang dibeli.
4. Dapat menjadi bukti faktur yang sah dalam memasukkan transaksi kedalam pembukuan keuangan.
5. Dapat menjadi bukti faktur yang sah ketika suatu barang dan jasa dapat tercatat dan akan dijual kepada pihak pembeli yang lain.
6. Dapat menjadi bukti faktur yang sah dalam berbagai suatu masalah transaksi antara penjualan dan pembelian.
7. Dapat menjadi suatu acuan dari pencatatan faktur ketika suatu kesalahan dalam transaksi, misalnya terjadi kesalahan jumlah barang yang sudah dikirimkan.
[elementor-template id="26379"]
Pada saat Anda sudah memberikan faktur kepada pembeli atau pelanggan, bisa saja pembeli bahkan pelanggan belum memproses atau belum merespon tagihan bahkan tidak langsung dibayarkan.
Namun, ada beberapa dari suatu pelanggan bahkan pembeli melihat terlebih dahulu untuk memperhatikan faktur yang Anda kirimkan.
Oleh sebabnya ada beberapa cara agar Anda langsung segera menerima pembayaran seperti berikut ini :
Hal utama yang harus dilakukan supaya pembayaran dilakukan dengan proses yang cepat yaitu melakukan penagihan yang cepat. Pada perusahaan Anda ketika sudah memberikan barang bahkan jasa yang dibeli dan disepakati oleh pelanggan, maka Anda perlu segera mengirimkan faktur supaya pelanggan dapat memproses dan mengetahui nominal tagihan atau pembayaran.
Dalam memberikan pengingat pembayaran secara khusus yang dilakukan penjual kepada pelanggan sudah mengurangi resiko kerugian pada laporan keuangan ketika pelanggan belum melunasi pembayaran sampai jatuh tempo.
Oleh sebabnya penjuala juga memberikan layanan dalam mengingatkan pelanggan mengenai pembayaran yang belum diselesaikan atau belum dilunasi.
Dengan cara tersebut akan sangat berguna bagi Anda ketika memiliki kesulitan pada saat pelanggan lupa atau tidak merespon pembayaran yang tidak tepat waktu.
Untuk memastikan dan membuat faktur kepada pelanggan buatlah faktur tersebut sesederhana mungkin supaya pelanggan mauapun pembeli dapat mudah dimengerti.
Bahkan bisa saja faktur yang terlalu sangat detail dan penempatan yang kurang tepat akan membuat pelanggan bingung dengan nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Pada keadaan serba digital, proses pembayaran akan mempermudah pelanggan menggunakan metode pembayaran yang semakin beragam. Yang biasanya memudahkan transaksi pembayaran pembeli dari metode pembayaran yang konvensional yaitu dengan cara transfer antar bank hingga transfer mobile.
Dengan cara ini diharapkan penjual memiliki banyak alternatif metode pembayaran atau metode transfer jenis lainnya supaya konsumen dapat merasa lebih nyaman karena kemudahan proses pembayaran yang Anda tawarkan kepada pembeli.
Dalam membuat suatu faktur Anda akan mencari bagaimana tahap mudah membuat invoice atau faktur, ada dua metode cara membuat faktur yaitu dengan secara modern bahkan ada yang secara konvensional yang biasanya disebut manual.
Dengan adanya suatu pilihan dari metode pembuatan faktur dengan cara tersebut Anda dapat menyesuaikan dan tergantung apa yang anda pilih atau dibutuhkan disuatu perusahaan.
Supaya lebih jelas akan diberikan penjelasan tentang bagaimana cara membuat faktur khususnya faktur penjualan baik secara manual atau secara modern yaitu dengan sebagai berikut :
Cara pertama yaitu dengan menggunakan software pembukuan seperti harmony. Dapat dikatakan cara ini adalah salah satu yang memudahkan dan membuat bukti transaksi secara modern.
Sehingga Anda tidak membuang waktu dan jaman sekarang ini sudah berkembang adanya teknologi yang sudah sangat maju, hingga pada akhirnya Anda mendapatkan pembuatan faktur pun bisa secara digital dan otomatis.
Dengan adanya harmony software, pada bagian penjualan Anda bisa membuat, mencetak, dan juga mengirimkan suatu faktur dalam waktu singkat secara tepat dan akurat.
Di dalam harmony software bahkan Anda juga bisa mengkostumisasi tampilan faktur bahkan unsur apa saja yang ada didalam faktur tersebut yang sesuai dengan kebutuhan dan keperluan bisnis perusahaan Anda.
Cara Membuat faktur dengan metode konvensional dapat dilakukan dengan cara menuliskan atau mengisi informasi yang sesuai di inginkan. Pembuatan faktur manual dapat menggunakan yaitu yang biasanya Anda temui microsoft excel. Dan penjelasan pembuatan faktur manual juga bisa Anda temui melalui website atau google dan sebagainya.
Dari pengertian, jenis, kegunaan dan sampai cara mudah yang harus Anda lakukan agar menerima pembayaran yang sudah dijelaskan diatas, akan sangat mudah dipahami ketika Anda membuat faktur, memberikan pengingat suatu tagihan, hingga merekomendasikan suatu sistem pembayaran dengan metode yang llebih mudah dengan banyak cara pembayaran yang dilakukan.
Supaya lebih memudahkan lagi berikan aktivitas kegiatan tersebut kepada setiap kasir dan lakukan pencatatan melalu faktur penjualan agar memudahkan Anda dalam berbisnis sehingga tidak terjadi suatu masalah atau keluhan yang dihadapi penjual dengan pembeli.
Buatlah penyimpanan dokumentasi sebagai salah satu cara mengurangi resiko kerugian dan untuk mempermudahkan pembukuan dari suatu laporan keuangan.
Jika Anda sebagai pebisnis ataupun karyawan yang merasakan kesulitan dalam mengatur keuangan, dokumentasian faktur dan menghitung stok barang dengan adanya teknologi pada masa sekarang.
Harmony adalah solusi bagi Anda untuk memiliki Software Accounting yang membantu pembukuan Anda. kelebihan harmony juga dapat mempermudah Anda dalam membuat faktu atau invoice sesuai yang Anda inginkan bahkan Anda dapat memberikan pengingat kepada pembeli ketika pembayaran sudah jatuh tempo melalui whatsapp yang sudah terotomatis dengan harmony.
Mau tahu pemakaian teknologi keuangan yang mudah? Bukan hanya membantu pembukuan Anda saja, Harmony Accounting Software dapat menyusun laporan keuangan, membuat invoice secara otomatis dan mengontrol stok Anda.
Yuk miliki sekarang juga, dan saksikan juga bagaimana Harmony membantu ribuan pebisnis dalam rangka acara di Fintax Fair. Harmony akan membantu Anda walaupun tidak memiliki background akuntansi, konsultasikan dengan kami di live chat Harmony.
Tunggu apalagi? Segera daftarkan akun Anda dan dapatkan software Harmony GRATIS 30 Hari disini.
