Stock Opname merupakan salah satu tahapan yang harus terjadi dalam sebuah bisnis, khususnya untuk bisnis retail dengan banyak jenis barang. Tahapan ini sangat penting untuk memastikan barang yang dijual selalu terdata, layak dikonsumsi, dan tersusun dengan baik.
Stock opname menjadi salah satu tahap yang penting sekaligus paling menyita waktu, karena ketersediaan barang produksi yang ada di gudang akan dihitung secara langsung. Tidak peduli berapa jumlahnya, semua stok barang harus didata dengan lengkap sesuai standar operasional prosedur setiap perusahaan.
Tahapan stock opname sangat penting dilakukan untuk mengetahui kondisi sebenarnya barang yang ada di gudang atau toko.
Table of Contents
Umumnya toko retail besar, menggunakan teknologi yang lebih mudah seperti menggunakan alat scan barcode dan integrasi software akuntansi sehingga semua barang dapat terdata secara digital dan otomatis mengetahui berapa jumlah masing-masing stok. Namun, untuk toko kelontong perhitungan stok akan dilakukan secara manual, bahkan masih menggunakan pena dan kertas. Tentunya cara manual tidak luput dari human error atau kesalahan yang dilakukan oleh manusia. Seperti contoh, apabila barang di gudang lebih banyak atau lebih sedikit dibandingkan data yang tercatat dalam pembukuan, mungkin terjadi kesalahan pada pencatatan sebelumnya.
Maka dari itu, petugas akan melakukan penyesuaian sesuai dengan kondisi yang terjadi seperti mengganti barang yang kurang atau memeriksa faktor yang menyebabkan terjadi selisih pencatatan antara barang di gudang dan barang dengan data pada pencatatan. Anda juga dapat menggunakan Software Akuntansi Harmony untuk lebih mudah dalam melakukan dan memonitoring stock opname. Dengan sistem ini Anda dapat mencatat penyesuaian nilai atau jumlah atas barang Persediaan atau ingin mengubahnya, maka Anda dapat menggunakan fitur yang ada dalam software Harmony yaitu "Penyesuaian Stok". Untuk lebih lengkapnya Anda dapat mengunjungi panduan Penyesuaian Stok berikut ini.
Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh sebuah perusahaan dengan melakukan stock opname. Bahkan, beberapa perusahaan harus menutup operasionalnya selama sehari atau lebih demi menuntaskan kegiatan ini. Meskipun berisiko terhadap berkurangnya pemasukan, namun kegiatan ini tetap penting dilakukan. Berikut ini, beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan melakukan stock opname, yaitu:
1. Mengetahui adanya kekurangan barang sehingga dapat segera menambahkannya
2. Menghindari perbedaan antara barang yang disimpan dan keberadaan data
3. Menjadi bahan pengambilan keputusan untuk perkembangan penjualan pada sebuah perusahaan
4. Kondisi barang di gudang bisa diperiksa secara seksama dan lebih detail
5. Arus keluar masuk barang terdata dengan baik dan benar
6. Sebagai prosedur sistem pengendalian internal perusahaan
7. Menghitung kas, aktiva, hutang, dan piutang perusahaan.
8. Merencanakan strategi stock adjustment bagi perusahaan
Waktu untuk melakukannya sangat bergantung pada kebijakan setiap perusahaan. Idealnya, dilakukan dalam periode tahunan, kuartal, atau triwulan dan jarang dilakukan setiap bulan karena akan sangat menyita waktu. Umumnya, hanya perusahaan retail dan grosir besar yang melakukannya dalam periode bulanan.
Stock opname bukan hanya urusan untuk perusahaan besar saja, melainkan untuk usaha menengah atau UKM juga. Beberapa bidang usaha yang perlu melakukan ini secara berkala antara lain perusahaan manufaktur, Bisnis kuliner (F&B), bisnis grosir, bisnis retail, dan lain sebagainya.
Hampir semua bidang bisnis memerlukannya untuk memantau persediaan stok barang dan menjaga cashflow dengan metode yang tepat karena persediaan barang selalu update dan akan mempengaruhi arus kas dalam perusahaan tersebut. Semakin detail yang dilakukan, maka akan terdeteksi pula perbedaan pencatatan stok dengan ketersedian stok barang.
Bagi bisnis kuliner, ini berguna untuk memeriksa ketersediaan bahan baku di gudang dan untuk mengetahui kelayakan konsumsinya. Artinya, kualitas bahan baku tidak boleh main-main, karena berorientasi secara langsung terhadap produk pangan untuk konsumen.
Anda harus memperhatikan langkah-langkah berikut jika Anda masih menggunakan cara manual dalam melakukan Stock Opname. Langkah-langkah tersebut antara lain :
1. Hentikan pergerakan barang keluar dan barang masuk secara total.
2. Mempersiapkan SDM untuk melaksanakan tugasnya.
3. Melengkapi seluruh dokumen dan data.
4. Melakukan perhitungan dengan teliti.
5. Bandingkan hasil penghitungan dengan data yang ada.
6. Buat laporan kegiatan stock opname
Untuk menyiasati proses kegiatan stock opname untuk saat ini bisa dilakukan dengan lebih mudah jika Anda menggunakan software akuntansi yang terintegrasi seperti Harmony. Semua data tersimpan dalam database, sehingga terjamin akurasi dan keamanannya. Untuk stok akan secara realtime terupdate ketika ada penambahan barang maupun pengurangan barang, tidak perlu repot menghitung lagi satu-satu jumlah barang yang tersedia, Anda dapat memantau stok dimana saja dan kapan saja. Ingin Menggunakan Harmony? Anda dapat klik banner dibawah ini untuk Coba GRATIS 30 Hari atau mendaftar dengan klik disini.
