Keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan usahanya tidak lepas dari adanya manajemen yang baik dalam menjalankan perusahaan. Salah satu manajemen itu adalah manajemen operasional yang mengatur bagaimana Standar Operasional Prosedur (SOP) disuatu perusahaan bisa dijalankan dengan baik.
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan prosedur atau tahapan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan di perusahaan itu atau.
Perusahaan yang memiliki SOP yang baik berpotensi lebih besar dalam mencapai target yang mereka buat daripada perusahaan yang tidak memiliki SOP.
Dengan bahasa lain Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan tersebut. SOP hadir dalam bentuk dokumen dan setiap perusahaan yang memiliki manajemen operasional yang baik pasti memilikinya.
Pengertian SOP adalah prosedur atau tahapan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan. SOP sangat penting dimiliki untuk memastikan bahwa suatu jenis pekerjaan dilakukan dengan benar agar target perusahaan bisa tercapai. Target yang dimaksud bisa saja berarti target waktu penyelesaian suatu pekerjaan, target kepuasan pelanggan, target penjualan, target kuantiti yang diproduksi dan lain sebagainya.
Jika suatu perusahaan tidak mempunyai SOP maka bisa dipastikan pekerjaan-pekerjaan dalam perusahaan itu tidak rapi dan tidak tertib sehingga hasilnya menjadi tidak maksimal. Jika dalam divisi keuangan jika tidak ada SOP atau SOP tidak dijalankan dengan baik bisa saja terjadi masalah yang serius misalnya kecurangan dalam laporan keuangan dan jika di bagian produksi maka bisa berakibat pada hasil produksi dan juga keselamatan kerja.
Lantas, jika SOP merupakan sesuatu yang sangat penting dalam pekerjaan disuatu perusahaan apa saja manfaat dan bagimana cara membuat SOP yang baik? Kali ini, artikel kami akan membahas mengenai hal tersebut. Yuk.. disimak.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008) manfaat SOP untuk organisasi dan juga perusahaan adalah sebagai berikut:
• Digunakan sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
• Membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen.
• Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
• Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru dalam melakukan tugas.
• Menciptakan ukuran standar kinerja bagi karyawan untuk memperbaiki dan membantu evaluasi usaha yang dilakukan.
• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
• Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan.
• Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
Jika dilihat dari penjabaran tentang manfaat SOP diatas bisa disimpulkan bahwa manfaat SOP sangat signifkan dan SOP yang sudah ada dalam suatu perusahaan wajib dijalankan oleh direksi dan juga karyawan perusahaan tersebut. Perusahaan yang mempunyai SOP tapi tidak menjalankan sesuai yang tertera di SOP ibarat kapal yang berjalan tanpa navigasi sehingga hasil atau tujuan yang tercapai bisa berbeda dengan tujuan yang ditetapkan diawal.
Apakah Anda mau menjalankan usaha yang hasilnya akan berbeda dengan hasil yang ditargetkan atau direncanakan diawal? Tentu tidak mau bukan. Manfaat SOP masuk dalam manajemen operasional yang merupakan bagian dari sistem informasi manajemen. SOP tidak kalah penting dengan fungsi manajemen lainnya seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, manajemen pemasaran dan manajemen produksi.
Baca juga : Pengertian Manajemen dan Fungsinya Yang Harus Anda Ketahui
Bagaimana Cara Membuat Standar Operasional Prosedur?
Sesuai dengan peraturan yang berlaku, pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip seperti kemudahan dan kejelasan, keselarasan, berorientasi pada pengguna, keterukuran, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, kepastian hukum, efisiensi dan efektivitas. Nah, berikut ini adalah cara membuat standar operasional prosedur:
1. Buat Susunan Kerja
Setiap manager atau kepala bagian dalam perusahaan harus berkumpul dan berdiskusi dengan bawahannya. Kedua pihak akan sama-sama menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.
2. Rencanakan Alur Proses
Selanjutnya, format SOP harus ditentukan dan disetujui oleh pihak yang berwenang. Jika persetujuan telah didapat, maka template perlu dibuat dan penetapan alur proses harus dilakukan. Penetapan ini penting dilakukan agar bisa diketahui bagaimana SOP bisa diakses.
3. Lakukan Wawancara
Langkah ketiga adalah wawancara terhadap karyawan agar perusahaan tahu aktivitas harian mereka dalam bekerja seperti apa yang mereka kerjakan, berapa lama waktu pengerjaanya, laporan apa yang dihasilkan dari pekerjaan itu dan sebagainya.
4. Buat, Bahas dan Sosialisasikan SOP
Jika wawancara sudah dilakukan maka dokumen terkait harus diperiksa. Setelahnya, perusahaan bisa mulai menulis atau membuat SOP. Dilanjutkan dengan pembahasan kembali dengan pihak terkait dan baru disosialisasikan jika memang tidak ada perubahan yang perlu dilakukan.
5. Pengadaan Pelatihan
Setelah tahap sosialisasi selesai, maka perusahaan disarankan untuk mengadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik. Adakan pelatihan secara berkala untuk memastikan karyawan memahami dengan baik SOP pekerjaan mereka dan juga agar nantinya mereka bisa mengajari atau melatih karyawan baru yang bekerja pada divisi yang sama dengan mereka.
6. Evaluasi
Evaluasi menjadi tahap akhir dalam proses pembuatan SOP. Melalui evaluasi diharapkan perusahaan bisa mendapatkan SOP dengan kualitas terbaik dan berimbang bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri. Biasanya proses evaluasi SOP ini minimal dilakukan dalam jangka waktu tertentu seperti enam bulan atau setahun.
Selain membantu dalam merapikan atau membuat jelas tentang cara kerja suatu pekerjaan, SOP juga bisa dijadikan sebagai salah satu poin dalam penilaian Key Performance Indikator atau yang biasa disingkat KPI. Hal ini akan berdampak pada lebih serius dan maksimalnya semua karyawan perusahaan dalam menjalankan SOP yang ada.
Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berikut contoh SOP dari usaha usaha yang bergerak dibidang penyediaan jasa tekhnologi :
Demikian penjelasan tentang cara membuat, manfaat dan contoh dari Standar Operasional Prosedur (SOP) yang bisa Anda terapkan di usaha Anda. Tetapi Anda harus ingat bahwa penerapan SOP yang sukses membutuhkan waktu dan konsistensi.
Dengan konsistensi maka secara perlahan SOP yang baru dibuat akan menjadi kebiasaan atau rutinitas yang akan dilakukan oleh karyawan. Hal itu akan membentuk kepatuhan mereka dalam menjalankan SOP tersebut dalam jenis pekerjaan yang mereka kerjakan. SOP yang dibuat akan menjadi percuma apabila tidak dilakukan secara konsisten oleh orang-orang yang bersangkutan dalam pekerjaan tersebut.
Membuat dan menjalankan Standar Operasional Prosedur dengan benar memang penting tetapi hal penting lainnya yang harus dilakukan oleh pebisnis agar usahanya berjalan dengan baik bahkan terus berkembang adalah harus mengelolah keuangan usahanya dengan baik. Untuk mengelolah keuangan dengan baik gunakanlah software akuntansi agar lebih cepat dan tepat dalam pencatatan dan laporannya.
Salah satu software akuntansi berbasis cloud terbaik di Indonesia adalah Harmony. Harmony adalah software akuntansi online yang praktis dan mudah digunakan serta harganya sangat terjangkau.
Dengan Harmony, Anda dapat membuat laporan keuangan dengan mudah walau tidak memiliki latar belakang akuntansi sekalipun. Harmony sudah membantu ribuan pemilik bisnis di Indonesia dalam merapikan pembukuan mereka.
Harmony memiliki 20 lebih laporan keuangan real time yang akan mempermudah para pemilik bisnis dalam mengelolah keuangan serta mengembangkan usaha Anda. Jadi tunggu apalagi, yuk..coba GRATIS 30 hari Harmony sekarang juga dengan mendaftar disini.
