Dalam keseharian pebisnis mungkin sering membuat invoice untuk transaksi jual belinya. Invoice ini merupakan komponen yang penting untuk mendukung pengumpulan pendapatan dalam setiap transaksi jual beli. Namun Anda juga perlu mengetahui apa saja jenis invoice serta fungsinya.
Pada umumnya jenis invoice dibuat secara tiga lembar rangkap yaitu satu lembar pertama untuk bagian arsip, dan lembar kedua untuk bagian penjualan serta lembar ketiga untuk bagian akuntan yang menyajikan laporan keuangan.
Detail transaksi baik penjualan secara tunai ataupun kredit, semua dituangkan dalam invoice. Penting bagi Anda mengetahui pemilihan jenis invoice yang sesuai dengan bisnis Anda. Untuk lebih jelasnya artikel di bawah ini akan membahas detailnya untuk Anda.
Pemilihan jenis invoice tergantung pada jenis transaksi dan bisnis yang Anda jalankan, sehingga invoice tersebut akan mempermudah pengumpulan pendapatan yang Anda peroleh.
Table of Contents
Invoice adalah dokumen yang dipergunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya dari transaksi penjualan kredit. Invoice akan dilampiri dengan surat muat dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan.
Invoice adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagikan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (jika pembeli memiliki open account dengan pemasok barang).
Secara kesimpulan umumnya invoice adalah suatu dokumen yang tertulis dan berisi surat tentang catatan transaksi jual beli atau biasanya disebut tagihan. Invoice ini diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai pihak yang terutang, selain itu invoice ini digunakan sebagai bukti transaksi yang dapat berbentuk angsuran atau kredit.
Dengan demikian invoice juga harus disediakan oleh perusahaan untuk pelanggan atau konsumen, karena hal ini Anda berguna untuk melacak omzet Anda.
Baca Juga : 5 Tips Pengelolaan Invoice Dengan Mudah dan Praktis
Biasanya faktur adalah dokumen perusahaan yang berisikan informasi transaksi secara kredit atau tunai. Hampir sama dengan invoice, faktur juga mencantumkan detail dari transaksi tersebut seperti nomor, detail barang atau jasa, nominal pembayaran dan lain sebagainya.
Salah satu yang menjadi keunikannya, faktur dapat dijadikan sebagai bukti pemungutan pajak, serta bukti pengkreditan pajak. Sehingga banyak pebisnis yang lebih mengenal faktur karena fungsinya hampir sama dengan faktur pajak. Saat ini pun untuk perpajakan sendiri sudah ada e-faktur yang dapat membantu Anda dalam membuat faktur pajak secara otomatis.
Secara umum faktur dan invoice memiliki kesamaan, namun invoice dapat dikatakan sebagai dokumen atau surat tagihan yang harus dan bersifat wajib untuk dibayar oleh pembeli atau konsumen.
Komponen yang tercantum dalam invoice pun sama dengan faktur. Invoice juga merupakan bukti yang sah untuk transaksi jual beli dan juga dapat dijadikan pendamping alat bukti perpajakan dikarenakan adanya unsur pajak dalam invoice.
Dalam menyediakan invoice setelah menjual produk merupakan kegiatan setiap hari dan menjadi fokus utama disetiap perusahaan. Ketika kegiatan bisnis jual-beli Anda sudah berjalan sangat diperlukan penyediaan invoice sebagai bukti atas tagihan pembayaran barang, karena jika Anda tidak menyediakan invoice Anda bisa mengalami kerugian yang besar.
Oleh sebabnya, Anda membutuhkan sebuah jasa dalam mengontrol dan memantau pencatatan bukti transaksi jual-beli terutama invoice secara otomatis hingga perhitungan laba perusahaan yang bisa memudahkan seluruh kegiatan bisnis usaha Anda.
Untuk itu, cobalah untuk memanfaatkan layanan profesional kami dengan memakai jasa sewa ahli pembukuan untuk Anda. Walaupun tidak memiliki akuntan sekalipun, dengan menggunakan jasa pembukuan, juga dapat membantu perhitungan dan pelaporan pajak untuk membantu para pengusaha yang sibuk setiap harinya.
Bukti invoice akan sering digunakan oleh pengusaha ataupun pebisnis dari berbagai kalangan kecil, menengah atau atas. Untuk itu bukti invoice dapat dibagi menjadi 3 jenis invoice yaitu :
Seperti yang Anda ketahui, invoice biasa merupakan dokumen bukti penagihan yang sering digunakan dan paling umum. Bukti pencatatan ini juga dibuat secara sederhana, sehingga format invoice ini juga dibuat sesimpel mungkin yang hanya berisi nama barang serta harga jual barang.
Untuk jenis invoice ini biasanya digunakan sebagai invoice pengganti atau sementara, yang biasanya disebut proforma invoice. Kegunaan invoice ini dibuat ketika barang pesanan konsumen dikirim secara bertahap, dan belum dikirim barang seluruhnya.
Untuk tahap selanjutnya jika seluruh barang sudah ditangan pembeli secara lengkap, maka penjual akan mengirim dan mengganti invoice tersebut menjadi invoice biasa.
Pada jenis invoice terakhir ini, merupakan invoice khusus yang sangat eksklusif atau dapat disebut invoice konsuler. Penggunaan invoice ini dapat dipakai sebagai bukti perdagangan internasional atau ekspor impor atau transaksi yang besar pada antar negara.
Bukti invoice ini akan sah jika sudah disetujui oleh perwakilan negara impor yang disebut atase perdagangan dan kedutaan besar negara pengimpor.
Sangat perlu Anda ketahui bahwa invoice dengan faktur tidaklah jauh berbeda. Dari berbagai jenis invoice tentunya akan memiliki fungsi saling menguntungkan, dari segi penjual maupun dengan pembeli. Salah satunya sebagai alat bukti pembelian yang nantinya akan dilakukan analisis bukti transaksi. Berikut ini beberapa fungsi lainnya dari invoice:
1. Dapat memperoleh informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli konsumen.
2. Dapat memperoleh informasi atas besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen.
3. Bisa dijadikan suatu rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain.
4. Bisa dijadikan suatu rujukan yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
5. Untuk kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang sah sebagai faktur pajak.
6. Bisa dijadikan bukti ketika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan.
[elementor-template id="26379"]
Seperti yang dijelaskan perbedaan sebelumnya dengan faktur, pemilihan jenis dan format invoice tersebut harus disesuaikan dengan transaksi atau jenis bisnis yang Anda jalani. Berikut ini beberapa komponen invoice secara umum sebagai bukti informasi yang lengkap dan sesuai untuk kebutuhan transaksi Anda, yaitu :
• Berisi nomor urut invoice
• Berisi informasi detail barang
• Memiliki nominal sub total
• Penambahan informasi diskon (apabila ada)
• Penambahan informasi biaya pengiriman (apabila ada)
• Penambahan biaya PPN
• Memiliki jumlah total biaya
• Memiliki informasi pembayaran
• Memiliki catatan pendukung
Seperti penjelasan di atas dari pengertian, jenis, serta fungsi yang harus Anda ketahui supaya Anda dapat menerima pembayaran dan dapat menghitung pendapatan perusahaan. Akan sangat mudah ketika Anda memiliki invoice secara otomatis, dan dapat memberikan pengingat suatu tagihan kepada pelanggan atau konsumen Anda.
Jika Anda masih membuat invoice secara manual, maka akan membuang waktu Anda dan pekerjaan menjadi tidak efisien lagi. Dengan menggunakan invoice secara otomatis dapat menyimpan bukti transaksi secara sistem, mengurangi risiko kerugian dan dapat mempermudah pembukuan dari suatu laporan keuangan.
Pada era digital ini sudah banyak teknologi yang membantu dan sudah saatnya Anda beralih dari penggunaan invoice yang manual menjadi otomatis, sehingga Anda dapat fokus pada bisnis Anda. Cobalah gunakan software Harmony dengan memiliki fitur yang lengkap. Mulai dari pembuatan invoice, pengiriman tagihan invoice kepada pelanggan, perhitungan laba rugi dan penyajian laporan keuangan bisa Anda lakukan melalui Harmony. Tertarik menggunakan Harmony software? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari.
Untuk mengenal Harmony lebih lanjut, kunjungi halaman sosial media Harmony agar Anda tidak ketinggalan berita terbaru seputar keuangan, bisnis dan lainnya. Jangan lupa untuk sukai dan ikuti updatenya melalui Facebook, Instagram, dan Linked In Harmony.
