Dalam proses penjualan produk, perusahaan akan menggunakan surat penawaran dalam setiap bisnisnya. Surat penawaran adalah sebuah surat yang ditawarkan, untuk meraih kesepakatan antara pihak penjual dengan pihak pembeli.
Secara umum pengusaha juga akan memiliki etika bisnis pada saat melakukan transaksi jual beli, sudah seharusnya pemilik bisnis memberikan surat penawaran kepada konsumennya.
Maka dari itu surat penawaran ini juga merupakan sebuah alasan yang menguntungkan bagi perusahaan. Selain memberikan informasi pembayaran, penting bagi Anda untuk memahami peran surat tersebut di dalam perusahaan.
Surat penawaran dibuat dalam bentuk surat formal. Informasinya ditulis secara jelas seperti jenis barang atau jasa yang ditawarkan, harga penawaran, serta identitas perusahaan.
Table of Contents
Seperti pembahasan di atas, surat penawaran adalah suatu dokumen yang secara tertulis dibuat oleh pemilik usaha dan diberikan kepada pihak pengusaha lainnya untuk bekerja sama.
Dengan demikian, kegunaan surat ini bertujuan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pengusaha lainnya untuk membeli produk Anda. Begitu juga manfaat lainnya atas surat ini akan membantu Anda untuk mendapatkan pelanggan yang tetap.
Seperti itulah fungsi surat penawaran harga (quotation) dikirimkan, dan bisa saja pemilik usaha lainnya juga dapat menawar harga yang Anda berikan. Dengan begitu kerjasama yang Anda lakukan bisa terjalin diantara kedua belah pihak.
Untuk sebuah surat penawaran (quotation), Anda sebagai pemasok juga harus memberikan informasi secara detail seperti harga produk secara satuan, lusinan, pemotongan pajak dan sebagainya.
Selain terjalin hubungan kerjasama yang baik, hal ini juga bertujuan agar pembeli dapat mempertimbangkan harga penawaran tersebut. Sehingga dengan begitu pembeli dapat mengetahui harga produknya, serta menambah kepercayaan terhadap produk Anda.
Pada dasarnya surat penawaran dikirim untuk mendapatkan kerjasama dari antara kedua belah pihak pemilik bisnis. Namun surat ini juga memiliki fungsi lainnya di dalam quotation ini yaitu :
1. Dapat meningkatkan kepercayaan dan pemasaran produk.
2. Produk yang ditawarkan dikenal oleh banyak pengusaha lainnya.
3. Menambah relasi baru terhadap pemilik bisnis yang berbeda.
Untuk mengetahui lebih dalam quotation merupakan surat yang bisa ditolak atau tidak disetujui oleh pemilik usaha lainnya. Oleh sebab itu, surat ini juga tidak termasuk ke dalam invoice, namun quotation dibuat sebelum diberikan invoice kepada pelanggan ketika penawaran yang diajukan telah disetujui.
Dari beberapa kasus, quotation berguna untuk menawarkan produk kepada pemilik usaha serta pelanggan. Sehingga surat ini bisa digunakan oleh pihak yang berbeda seperti supplier, pemilik usaha, serta pelanggan.
Namun bagi Anda yang sering memberikan surat penawaran seperti invoice dan quotation tentu akan memiliki banyak transaksi bukan? Maka dari itu Anda juga pastinya akan memerlukan pencatatan yang akurat serta detail.
Tetapi bagaimana jika Anda juga masih terkendala dengan kesibukan bisnis yang padat, serta fokus untuk meraih kerja sama dengan pengusaha lainnya?
Solusi bagi Anda, yaitu dengan mencoba layanan jasa pembukuan untuk bisnis Anda. Semua kegiatan pembukuan ditangani oleh profesional, tidak perlu khawatir tentang penggunaan metode persediaan, debit kredit transaksi, dan hal lainnya tentang akuntansi. Dengan jasa ini, Anda juga dapat memperoleh perhitungan dan pelaporan pajak dengan lebih mudah.
Surat penawaran seperti quotation akan memiliki fungsi yang berbeda dari setiap transaksinya. Maka dari itu quotation ini memiliki 2 jenis surat penawaran, meliputi :
Quotation vendor adalah jenis surat penawaran yang banyak dipakai oleh perusahaan manufaktur untuk menawarkan barang produksinya kepada vendor. Setelah itu perusahaan tersebut akan melakukan kesepakatan dengan menerbitkan surat quotation yang akan ditawarkan kepada vendor.
Quotation customer adalah surat penawaran yang sering dipakai oleh pebisnis lainnya untuk memberikan kesepakatan kepada pelanggan. Sehingga ketika perusahaan melakukan penawaran produk atau jasa kepada, maka langkah selanjutnya perusahaan akan membuat quotation customer.
Dilihat dari jenis quotation di atas sangat mudah mengetahui sisi perbedaannya, hanya saja yang perlu Anda ketahui yaitu kepada siapa surat itu akan diterbitkan. Untuk siapapun yang menerbitkan surat penawaran bukan hal masalah, karena surat tersebut akan kembali lagi kepada perusahaan.
Baca Juga : Positioning Dalam Bisnis : Pengertian, Tujuan, dan Manfaatnya
[elementor-template id="26379"]
Surat ini ditujukan sebagai surat penawaran harga kepada pelanggan, oleh sebabnya quotation ini akan dikirimkan oleh supplier yang memberikan informasi detail mengenai produk serta harganya.
Namun jika supplier akan memberikan potongan harga sebaiknya juga harus disertakan di dalam surat tersebut agar dapat menarik para pemilik usaha serta konsumen. Berikut ini beberapa poin penting di dalam surat quotation adalah :
1. Diberikan nama produk yang jelas, serta detail jenis produk dan deskripsi lengkapnya.
2. Sertakan harga penjualan produk dengan harga potongannya.
3. Berikan benefit tambahan (gratis biaya servis, pelatihan, atau potongan ongkos kirim dan sebagainya).
4. Sertakan pilihan cara pembayaran yang bisa dikirimkan.
Melalui cara ini dapat mengutamakan pelanggan serta kualitas dengan harga terjangkau. Sehingga informasi dari surat tersebut mendapatkan perhatian khusus, baik itu dari pemilik usaha lainnya atau konsumen yang menerima surat penawaran tersebut.
Seperti pembahasan sebelumnya bahwa kegunaan dari quotation dan invoice juga merupakan dokumen berbeda, namun masih dapat dikatakan sebagai surat penawaran.
Pada surat quotation bisa diklasifikasikan sebagai dokumen secara tertulis, sebelum produk atau jasa tersebut resmi digunakan oleh pelanggan. Selain itu, quotation juga merupakan penawaran tanpa pelanggan harus membeli atau tidak.
Dibandingkan dengan quotation, surat invoice adalah dokumen penjualan secara tertulis yang dikirimkan kepada pelanggan karena pembeli memutuskan untuk berlangganan. Namun invoice ini juga dapat dibatalkan oleh konsumen, di dalam informasi invoice ini diberitahukan mengenai total harga yang harus dibayar ketika produk tersebut juga dikirimkan.
Setelah pengiriman contoh surat penawaran, PT Sukses membeli jenis Denim blue 12 meter dari Cv. Kemilau. Selanjutnya jika keduanya bisnis tersebut setuju dan produk diterima, maka Cv. Kemilau akan mengirimkan invoice penjualan kepada PT Sukses.
Dengan tujuan invoice tersebut dikatakan sebagai informasi atas jumlah yang dibayarkan, dan PT Sukses harus membayarkan seluruh tagihannya kepada Cv. Kemilau. Setelah itu PT. Sukses juga akan mendapatkan kwitansi sebagai tanda pelunasan pembayaran.
Tentu pembuatan surat penawaran (quotation) sangat penting untuk melihat kelangsungan usaha Anda melalui transaksi kepada vendor atau kepada pelanggan.
Ada 3 cara dalam melakukan pembukuan yaitu secara manual, memakai jasa akuntan atau dengan software akuntansi. Nah, kini ada solusi untuk Anda dengan membuat contoh surat penawaran yaitu dengan software akuntansi Harmony berbasis cloud.
1. Cara pertama Anda bisa login dan masuk ke menu sales setelah itu klik Quote, jika sudah tampilan di bawah seperti ini Anda bisa langsung buat New Quote untuk pelanggan Anda.
2. Setelah masuk seperti tampilan di bawah ini Anda dapat langsung isi informasi tersebut seperti contoh pembuatan surat penawaran dari Cv. Kemilau kepada PT. Sukses.
3. Tahap terakhir seperti tampilan di bawah ini, Anda dapat langsung mengirim quotation tersebut kepada pelanggan Anda dengan melalui email, print PDF dan melalui whatsapp.
Setelah mencoba tips membuat surat penawaran, seperti quotation atau invoice dengan Harmony. Dalam berbagai fitur lainnya Anda juga bisa melakukan pembukuan dengan mencatat transaksi pengeluaran dan pemasukan, serta fitur laporan keuangan Harmony yang bisa Anda gunakan secara real-time kapan saja dan di mana saja.
Masih kesulitan dalam menggunakan pembukuan manual? Anda bisa mencoba untuk menggunakan Harmony software yang mudah digunakan dan memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Agar lebih optimal cobalah Harmony gratis selama 30 hari.
Kunjungi halaman sosial media Harmony agar Anda tidak ketinggalan berita terbaru seputar keuangan, bisnis dan lainnya melalui Facebook, Instagram, dan Linked In Harmony.
