Banyak invoice dibatalkan bisa dalam puluhan bahkan ratusan dalam setahunnya. Jumlah invoice dibatalkan ini tentu akan mengganggu siklus akuntansi Anda khususnya yang dikerjakan secara manual. Invoice yang dibatalkan juga berpengaruh pada faktur pajak yang terkait dengan invoice.
Tanpa Anda sadari Banyak Invoice yang dibatalkan juga mempengaruhi faktur pajak Anda.
Table of Contents
Invoice adalah dokumen pembelian item yang berisi nama barang, kuantitas dan total pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli. Jumlah invoice dibatalkan bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya adalah sebagai berikut :
Jumlah invoice yang dibatalkan tinggi bisa dikarenakan kesalahan penginputan invoice oleh bagian penjualan atau pembelian. Bisa saja adanya double entry invoice yang sama untuk satu transaksi
Invoice yang dibatalkan tinggi disebabkan kesalahan ejaan dalam invoice tersebut. Misalnya saja kesalahan penulisan nama pembeli dan NPWP yang tidak sesuai ejaan akan mengakibatkan kesalahan faktur pajak.
Pemesanan yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pembeli juga bisa menyebabkan invoice dibatalkan. Hal ini bisa terjadi bila penamaan barang memiliki kemiripan sehingga Anda salah memasukan barang.
Pembatalan pembelian juga mempengaruhi jumlah invoice yang dibatalkan. Pembatalan pembelian bisa dipengaruhi keputusan pembeli maupun penjual atau keduanya. Bisa saja karena produk yang tersedia tidak mencukupi permintaan pembeli.
Jumlah invoice yang dibatalkan mempengaruhi analisis laporan keuangan perusahaan. Data yang tersaji bisa saja kurang akurat karena perhitungan pada pos tertentu belum dikurangi akibat pembatalan invoice seperti pos piutang maupun penjualan.
Untuk mengurangi jumlah invoice yang dibatalkan ada baiknya bila Anda mengikuti beberapa tips membuat invoice di bawah ini :
Penting untuk mengetahui detail informasi pembeli Anda meliputi nama lengkap, nomor pokok wajib pajak, alamat dan nomor kontak yang bisa dihubungi. Pastikan semua informasi pembeli sesuai khususnya bagian nama pembeli dan NPWP. kesalahan ejaan bisa mengakibatkan kekeliruan dalam faktur pajak.
Sementara pembatalan faktur pajak yang keliru wajib mengirimkan pemberitahuan ke kantor pelayanan pajak. Bila terlanjur dilaporkan maka perlu dilakukan pembetulan faktur.
Bila data pembeli sudah benar lanjutkan dengan mengkonfirmasi permintaan pembelian. Pastikan barang yang dipesan sesuai dengan permintaan. Bila pembeli memilih membeli secara kredit pastikan termin dan tanggal jatuh tempo disematkan pada invoice. Pembeli juga telah diinfokan terkait termin, denda keterlambatan pembayaran dan tanggal jatuh temponya
Periksa kembali invoice apakah kode barang yang dimasukan telah tepat sehingga nama barang sesuai permintaan. Kode barang yang disematkan pada invoice mempengaruhi persediaan dari barang yang tercatat dalam kartu stok barang dagangan.
Untuk mempermudah pembuatan invoice percayakan pada software akuntansi. Pembuatan invoice terintegrasi secara otomatis dengan akun yang terkait seperti akun penjualan dan piutang usaha. Anda bisa membuat draft invoice bila belum yakin.
Invoice tercetak dalam bentuk digital serta lebih cepat pembuatannya ketimbang dilakukan secara manual. Desain elegan dan rapi serta memuat informasi yang jelas untuk pelanggan
Manfaatkan Harmony Smart Software untuk kebutuhan pembuatan dan pengiriman invoice Anda. selain handal dalam membuat invoice software ini juga mampu mencetak berbagai format laporan keuangan.
[elementor-template id="26379"]
Harmony Smart Software dirancang user friendly sehingga mudah untuk digunakan. Jumlah invoice yang dibatalkan akan berkurang asal penginputan dilakukan secara benar. Untuk ubah maupun batalkan invoice melalui software ini bisa dengan langkah dibawah ini :
Untuk mengubah invoice masuklah dalam daftar invoice terlebih dahulu. Pilih invoice yang ingin diubah. Setelah itu pada menu yang berada di bagian pojok kanan atas di klik kemudian pilih ubah invoice. Lakukan perubahan data yang diinginkan bila sudah selesai tekan tombol perbaharui untuk menyimpan perubahan invoice
Jika ingin membatalkan invoice bila statusnya masih draft atau telah disetujui namun pembeli belum melakukan pembayaran. Masuk daftar invoice pilih invoice yang ingin dihapus kemudian pilih menu dipojok atas. Pilih batalkan lalu akan muncul pertanyaan apakah Anda yakin membatalkan invoice tersebut. Pilih ya jika sudah yakin untuk membatalkan invoice.
Bila pembayaran sudah dilakukan maka untuk membatalkan invoice perlu menghapus dahulu pembayaran. Setelah itu lakukan langkah diatas. Software Harmony ini juga bisa Anda nikmati secara Gratis 30 Hari dengan mendaftar akun disini.
