Dalam menjalankan usahanya seorang pebisnis harus memiliki kreatifitas, terutama disaat situasi tidak biasa terjadi. Pandemi Covid-19 saat ini memaksa banyak perusahaan menerapkan sistem bekerja dari rumah (work from home) untuk para karyawannya dimana mereka harus bekerja secara online. Situasi ini membuat manajemen perusahaan harus belajar bagaimana untuk mengelola perusahaan jarak jauh agar hasil yang dicapai tetap maksimal.
Sebagai pebisnis dituntut untuk kreatif dan produktif dalam menjalankan bisnisnya termasuk jika harus mengelola perusahaan dari jarak jauh.
Sebenarnya mengelola perusahaan jarak jauh sudah mulai diterapkan sejak boomingnya era internet dan cloud computing. Tetapi memang Pandemi Covid-19 yang terjadi sekarang ini membuat metode ini semakin dikenal dan diterapkan oleh banyak perusahaan. Komunikasi dengan karyawan merupakan faktor yang paling membutuhkan perhatian dalam mengelola perusahaan jarak jauh. Manajemen harus memastikan tercipta komunikasi bisnis yang efektif walaupun tanpa harus bertemu secara fisik.
Baca juga : 8 Pertanyaan Penting Pemilik Bisnis di Tengah Wabah Covid-19
Dalam mengelola perusahaan jarak jauh dibutuhkan pengaturan yang komprehensif untuk setiap divisi yang ada. Pengaturan itu meliputi deskripsi pekerjaan, person in charge, lead time, sistem laporan dan lain sebagainya. Prinsipnya adalah manajemen perusahaan harus mengelola karyawan secara optimal lewat media komunikasi yang ada seperti video conference, aplikasi percakapan, email dan telepon.
Bekerja dari jarak jauh atau secara online juga mengubah beberapa model bisnis dalam dunia usaha. Dengan perubahan pola bisnis dan kemajuan teknologi tidak sedikit pebinis yang mengubah bisnisnya dari offline menjadi online. Perubahan tidak dilakukan oleh pelaku usaha kecil dan menengah saja tapi juga diterapkan oleh perusahaan besar yang menyadari bahwa bisnis online akan semakin berkembang pesat dimasa depan.
Lantas, apa yang harus dipersiapkan dan dilakukan oleh pemilik bisnis atau manajemen perusahaan agar bisa berhasil dalam mengelola usahanya dari jarak jauh? Berikut adalah langkah-langkah yang bisa diterapkan agar bisa efektif dalam mengelola perusahaan dari jarak jauh serta meminimalisir kinerja karyawan yang tidak produktif.
Table of Contents
Perusahaan harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas untuk memudahkan proses berkomunikasi dan bekerja dengan baik. Sumber daya manusia yang tidak berkualitas akan mengalami kesulitan dalam bekerja jarak jauh dan bisa menghambat tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Rekrutlah karyawan dengan keahlian yang sesuai dengan kebutuhan setiap divisi dalam perusahaan.
Buatlah job description (deskripsi kerja) secara detail untuk setiap karyawan disemua divisi yang ada. Dengan deskripsi kerja yang jelas akan mudah untuk memantau kinerja karyawan dari jarak jauh. Manajemen perusahaan hanya perlu memastikan apakah para karyawan melakukan pekerjaan yang tertera di deskripsi kerja dengan benar. Deskripsi kerja yang jelas juga bisa digunakan untuk mengukur Key Performance Indicator (KPI) karyawan yang bersangkutan.
Susunlah Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas untuk setiap pekerjaan agar dalam melakukan tugas karyawan berpatokan pada SOP tersebut. Jika karyawan melakukan SOP dengan benar, maka mengelola perusahaan jarak jauh menjadi lebih mudah karena semua bisa berjalan sesuai dengan yang ketentuan yang sudah dibuat.
SOP yang jelas dan mudah dipahami akan membantu karyawan menerapkan manajemen waktu yang baik dalam melakukan pekerjaan mereka . Hal ini akan menguntungkan perusahaan karena apabila karaywan memiliki manajemen waktu yang baik maka produktifitas mereka akan meningkat.
Membuat deskripsi kerja dan mempunyai SOP yang jelas tentu saja tidak cukup, pemilik bisnis atau direksi perusahaan harus mengontrol pekerjaan setiap karyawan. Oleh karena itu perusahaan harus membuat sistem untuk mengontrol pekerjaan yang telah dilakukan. Fungsi controlling ini bisa dilakukan dengan menggunakan laporan dari setiap pemimpin di masing-masing divisi atau bisa juga menggunakan aplikasi yang menyediakan sistem controlling untuk pekerjaan karyawan.
Lakukan juga evaluasi secara berkala untuk setiap hasil pekerjaan yang dilakukan. Evaluasi secara berkala akan membuat pemilik bisnis atau manajemen menjadi tahu jenis pekerjaan, karyawan atau divisi apa yang harus diperbaiki, dikurangi dan ditingkatkan. Evaluasi yang dilakukan secara rutin bisa membantu mengelola perusahaan jarak jauh menjadi lebih efektif dan efisien.
Melakukan evaluasi juga bisa membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis agar perusahaan bisa semakin berkembang. Evaluasi bisa dilakukan dengan meeting online melalui aplikasi video conference misalnya setiap minggu atau setiap sebulan sekali.
Agar karyawan merasa dihargai dan memiliki sense of belonging terhadap perusahaan maka sebaiknya manajemen memberikan reward untuk karyawan yang berprestasi. Selain itu buat juga kegiatan bersama agar rasa kekeluargaan menjadi kuat antara karyawan dengan karyawan dan karyawan dengan perusahaan. Memberi reward dan melakukan kegiatan bersama juga bisa menimbulkan rasa empati karyawan terhadap perusahaan. Hal ini bisa membantu pemilik bisnis dalam mengelola perusahaan jarak jauh agar terus eksis dan berkembang.
[elementor-template id="26379"]
Untuk mengembangkan sikap yang jujur dan bertanggung jawab maka perusahaan disarankan untuk memberikan pelatihan tentang etika dan moral dalam bekerja. Pelatihan ini diharapkan bisa membuat setiap karyawan memiliki mindset yang benar dalam melakukan pekerjaan mereka di perusahaan. Karakter yang bertanggung jawab dan jujur tentu saja akan membuat pemilik bisnis atau manajemen perusahaan menjadi lebih mudah mengontrol karyawannya walaupun dari jarak jauh.
Hal terakhir tapi tidak kalah penting adalah pemilik bisnis atau manajemen suatu perusahaan sebaiknya menggunakan teknologi dalam mengelola perusahaan jarak jauh. Pengunaan teknologi ini untuk memudahkan dan membuat praktis dalam melakukan pekerjaan atau mengontrol pekerjaan karyawan. Teknologi yang sering digunakan dalam membantu pekerjaan dari jarak jauh pada umumnya menggunakan aplikasi yang berbasis cloud karena bisa diakses hanya dengan menggunakan jaringan internet.
Aplikasi tersebut antara lain aplikasi video conference, sales activity monitoring, human resource dan software akuntansi. Pada masa pandemi Covid-19, pemanfaatan teknologi dalam mengelola perusahaan jarak jauh sudah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Google, Facebook, Twitter dan Amazon. Sehingga beberapa perusahaan besar tersebut membuat kebijakan work from home selamanya untuk sebagian karyawan mereka.
Demikianlah penjelasan bagaimana mengelola dan memantau perusahaan dalam kondisi jarak jauh, semoga bermanfaat. Apabila Anda memerlukan software akuntansi untuk membantu mengontrol keuangan perusahaan dari jarak jauh maka Harmony adalah pilihan yang tepat. Harmony adalah software akuntansi online yang sudah digunakan ribuan pemilik bisnis dalam membantu usaha mereka. Harmony memiliki 20 lebih laporan keuangan real time yang bisa mempermudah mengelola keuangan usaha Anda.
Coba gunakan GRATIS Harmony 30 hari dengan mendaftar disini. Jika Anda adalah pebisnis yang sibuk, maka Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan menggunakan aplikasi Harmony dengan harga terjangkau. Dapatkan update informasi dari Harmony dengan mengikuti media sosialnya di Facebook, Instagram dan LinkedIn
