Dalam dunia bisnis segala sesuatu tidak bisa diprediksi dengan sempurna. Walau kita sudah menyusun anggaran dan membuat strategi pemasaran yang efektif tetapi adakalanya bisnis harus menghadapi situasi krisis. Berbagai krisis bisa terjadi dalam dunia bisnis seperti krisis global, krisis moneter, bencana alam atau krisis kesehatan seperti pandemi Covid-19 yang terjadi saat ini. Agar bisnis dapat bertahan dalam krisis, Anda perlu membuat Business Continuity Plan.
Dengan melakukan Business Continuity Plan bisa membantu perusahaan bertahan bahkan menang dalam menghadapi situasi krisis.
Dengan adanya Business Continuity Plan maka akan memperkecil resiko kerugian serta mengurangi hambatan pada operasional perusahaan saat terjadinya krisis. Business Continuity Plan juga akan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam proses pemulihan akibat krisis tersebut. Apa itu Business Continuity Plan dan bagaimana melakukannya untuk menghadapi krisis? Simak penjelasannya ya.
Table of Contents
Business Continuity Plan adalah suatu strategi yang dibuat untuk mengurangi atau mencegah dampak dari krisis terhadap aktivitas bisnis yang normal. Strategi Business Continuity Plan menekanan pada pemaksimalan fungsi sumber daya manusia dan aset agar bisnis tetap berjalan ditengah krisis. Ditengah situasi ekonomi yang tidak menentu akibat pandemi Covid-19 sekarang ini, sudah saatnya perusahaan besar maupun UMKM mempertimbangkan penerapan Business Continuity Plan dalam usaha mereka.
Baca juga : Strategi UKM Dalam Menghadapi Era New Normal
Dalam penerapan strategi Business Continuity Plan ada beberapa tools umum yang sering digunakan, yaitu :
Ishikawa’s fishbone adalah diagram yang menunjukkan penyebab-penyebab dari sebuah even yang spesifik. Diagram ini muncul pertama kali diperkenalkan oleh Kaoru Ishikawa pada tahun 1968. Pemakaian diagram Ishikawa yang paling umum adalah untuk mencegah kerusakan serta mengembangkan kualitas produk. Diagram Ishikawa dapat membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang signifikan memberi efek terhadap sebuah kejadian.
VUCA (Volatility, Uncertainty, CompleBusiness Continuity Planity, and Ambiguity) atau bisa diartikan sebagai anomali, ketidakpastian, kerumitan, dan juga ketidakjelasan. VUCA pertama kali diperkenalkan oleh US Army War College untuk menggambarkan situasi geopolitik di Afghanistan dan Irak setelah perang dingin. Namun secara perlahan istilah VUCA digunakan dalam berbagai bidang salah satunya adalah bisnis.
OODA Loop (Observe, Orient, Decide, dan Act) adalah konsep analisis berulang untuk menentukan keputusan suatu masalah. Istilah loop(lingkar) digunakandalam konsep ini karena semua proses dilakukan berulang hingga keputusan yang diambil bisa efektif dan mampu memberi dampak signifikan dalam menghadapi suatu masalah.
Ruang lingkup bertujuan agar manajemen perusahaan mengetahui bagian apa yang harus dikendalikan, dianalisis, dan juga dipulihkan dengan cepat supaya bisnis dapat terus dijalankan. Berikut ruang lingkup yang harus diperhatikan oleh perusahaan.
Sumber daya manusia atau karyawan merupakan aset yang harus dijaga perusahaan saat terjadi krisis. Jadi perusahaan harus memikirkan cara untuk membuat karyawan-karyawan terbaik bertahan dan tetap memperhatikan kesejahteraan mereka.
Proses bisnis seperti operasional, produksi dan pemasaran harus tetap berjalan dengan efisien tetapi efektif . Contoh proses bisnis yang tetap berjalan dalam strategi pemasaran adalah rumah makan yang mengubah cara penjualannya dari konvensional menjadi online lewat Facebook, Instagram, GoFood atau GrabFood akibat dari pandemi Covid-19.
Lokasi meliputi tempat penyimpanan produk, lokasi kantor atau apakah karyawan harus work from home atau tidak. Lokasi berhubungan dengan kinerja karyawan agar optimal dan hasilnya tetap maksimal untuk perusahaan walau disaat situasi krisis.
Perusahaan harus menggunakan teknologi yang tepat dalam menghadapi krisis agar pemulihannya cepat berlangsung. Teknologi yang bisa digunakan untuk membantu perusahaan antara lain aplikasi video conference, aplikasi penjualan, aplikasi akuntansi online dan lain sebagainya.
[elementor-template id="26379"]
Dalam tahap risk assessment perusahaan harus menganalisis risiko terhadap ruang lingkup yang disebutkan diatas. Selain pada tubuh organisasi perusahaan, risk assessement juga dilakukan di lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.
Business Impact Analysis merupakan proses menentukan dampak bisnis dari gangguan terhadap kegiatan yang mendukung produk dan layanan utama. Dalam Business Impact Analysis, metode yang digunakan adalah membuat daftar seluruh sistem, fasilitas dan aktivitas. Setelah itu menentukan tingkat dampak (tinggi, sedang, rendah) dan jangka dampak (panjang dan pendek) dan terakhir menentukan sistem aplikasi atau aktivitas kritis.
Perencanaan dalam langkah Business Continuity Plan ini meliputi proses kebijakan yang dibuat oleh perusahaan dan pemerintah. Perencanaan harus dilakukan secara komprehensif dari menentukan segmen pada pemasaran, pemilihan bahan baku untuk produksi, jalur distribusi sampai proses keuangan.
Dalam tahap pengembangan rencana terdapat juga hal-hal yang harus dilakukan setelah krisis berakhir. Dalam tahap ini seluruh elemen perusahaan harus dilibatkan mulai dari manajemen tingkat atas hingga karyawan pada tingkat bawah.
Setelah penyusunan Business Continuity Plan selesai maka harus diuji coba dengan menerapkannya dalam situasi krisis. Setelah percobaan dilakukan maka hasilnya harus diaudit agar tau efekifitas pada strategi tersebut.
Demikian penjelasan tentang Business Continuity Plan semoga membantu Anda yang sedang mencari cara bagaimana bisnisnya bisa bertahan ditengah krisis. Salah satu strategi bertahan dalam krisis adalah Anda harus mengontrol keuangan usaha dengan baik. Untuk bisa mengontrol keuangan usaha gunakan software akuntansi agar lebih mudah dan praktis dalam membuat laporan keuangan.
Harmony adalah salah satu software akuntansi online terbaik di Indonesia. Dengan menggunakan Harmony, Anda bisa membuat laporan keuangan dimanapun dan kapanpun tanpa perlu takut kehilangan data. Harmony sudah membantu ribuan pemilik bisnis dalam merapikan pembukuan mereka. Coba pakai Harmony GRATIS 30 Hari dengan mendaftar disini.
Jika Anda adalah pebisnis yang sibuk maka bisa menggunakan Harmony Accounting Service untuk pembuatan laporan keuangan dan analisanya. Ikuti update informasi dari Harmony dengan mengikuti media sosialnya di Facebook, Instagram dan LinkedIn
