Pernahkah Anda mengalami kesalahan fatal yang menimpa perusahaan setelah di audit oleh konsultan pajak atau konsultan keuangan? Mereka mengatakan bahwa opini audit dalam laporan keuangan Anda berisikan data transaksi yang palsu atau tidak valid, hal tersebut disebabkan karena proses mencatat transaksi keuangan pada perusahaan tidak rapih atau dapat dikatakan asal-asalan.
Untuk menanggulangi kasus seperti agar tidak terulang lagi, kali ini akan dibahas tentang mencatat transaksi keuangan yang mudah dan rapih. Maka dari itu telusuri terus artikel ini, sehingga apa yang harus dilakukan Anda untuk mencatat transaksi keuangan yang mudah dan rapih.
Laporan keuangan yang baik dan benar itu berawal dari proses pencatatan transaksi keuangan yang baik, mudah dilakukan dan rapih.
Berikut Langkah-Langkah Mencatat Transaksi Keuangan yang Mudah dan Rapih :
1. Mengumpulkan Seluruh Bukti Transaksi Keuangan
Langkah awal dalam mencatat transaksi adalah Anda harus mampu mengumpulkan seluruh bukti transaksi dalam satu periode, apabila ternyata periode waktu lebih dari satu Anda mulai pisahkan tiap-tiap periode jangan mencoba untuk mencampurkan satu periode dengan periode yang lain.
Dalam mengumpulkan bukti-bukti transaksi seperti bukti pembayaran, bukti penerimaan, faktur atau invoice, nota pembelian, kwitansi penjualan, surat perjanjian Kerjasama (bila ada), wesel, cek dan bukti-bukti transaksi lainnya yang menyangkut kegiatan perusahaan.
2. Identifikasi Keaslian Bukti Tersebut
Setelah Anda kumpulkan semua bukti transaksi, Anda harus identifikasi keaslian bukti tersebut dengan cara melihat tanda tangan apakah palsu? Melihat apakah ada cap perusahaan stempel asli? Mungkin Anda bisa melakukan cross check kepada buyer perihal transaksi yang sudah terjadi dan kepada supplier perihal nota pembelian yang sudah dibeli perusahaan apakah memang sudah terjadi pembelian? Tanda tangan dan stempel perusahaan merupakan bukti keaslian suatu dokumen, terlebih dengan adanya kecanggihan teknologi, membuat dan meniru bukti tersebut adalah hal yang mudah untuk dilakukan, sehingga Anda harus tetap waspada. Bilamana terjadi Anda harus laporan atasan dan menunggu intruksi selanjutnya.
3. Memastikan Bahwa Anda Sudah Sesuai Standart Pencatatan Transaksi Keuangan
Agar mendapatkan laporan keuangan yang lebih rapi, maka Anda harus mengikuti tahapan siklus akuntansi berurutan sesuai dengan panduan standar akuntansi keuangan (PSAK). Biasanya bukti-bukti transaksi harus dicetak dengan kerta menggunakan kop perusahan, logo, nama perusahaan serta informasi kontak. Selain itu dihalaman terakhir mesti disertakan tanda tangan dan stempel perusahaan sebagai bukti kuat dari dokumen tersebut.
4. Memasukan Transaksi ke Dalam Jurnal
Memasukan semua bukti transaksi direkap dimasukan debet-kredit ke dalam jurnal. Pembuatan jurnal umum ini dilakukan untuk mempermudah pencatatan transaksi ke buku besar. Dalam mencatat jurnal umum ini, debet dalam akuntansi adalah kolom kiri akun. Sebaliknya, kredit berarti kolom kanan akun.
Dalam jurnal transaksi Anda bisa mencantumkan nama, nomor bukti, akun transaksi, keterangan, debet, kredit dan juga saldonya. Usahakan Anda membuat jadwal setiap 3 hari sekali atau paling seminggu sekali pencatatan transaksi ke jurnal ini dilakukan. Hal ini juga di fungsikan agar Anda dipermudah dalam pencatatan dan menyalin dalam buku besar nanti.
5. Pemindahbukuan (Posting) Dari Jurnal ke Buku Besar
Mungkin Anda baru menjadi istilah dalam akuntansi “General Ledger” ini merupakan istilah penggelompokan akun-akun dalam buku besar, dimana transakdi yang sudah dimuat di jurnal nanti akan di pisahkan masing-masing setiap akun-nya, seperti contoh : adanya 5 invoice yang masuk, dan semua digabungkan satu buku akun piutang saja tidak dicampur dengan yang lainnya.
6. Menyusun Neraca
Ada hal yang mendasar dalam menyusun neraca adalah adanya keseimbangan antara 2 ruas sisi kiri dan kanan, ruas kiri biasanya untuk akun-akun aktiva bisa berupa aktiva lancar maupun aktiva tetap, sedangkan ruas sebelah kanan biasanya untuk akun-akun passiva bisa berupa hutang dagang, biaya atau beban dan modal usaha dll. Ketika kedua ruas tidak seimbang berarti Anda harus melakukan cross check ulang mungkin dari pencatatan buku besar yaa yang salah.
7. Menyusun Laporan Keuangan
Bila semua tahapan-tahapan diatas pencatatan keuangan sudah benar, maka laporan keuangan bisa tersusun dengan rapi dan siap untuk disajikan. Pada dasarnya pencatatan transaksi keuangan membutuhkan ketelitian, kesabaran waktu Anda dan mungkin Anda masih membayar lebih banyak uang untuk merekrut akuntan publik untuk merapikan pembukuan laporan keuangan bisnisnya.
Namun di era teknologi cloud saat ini, kini Anda sudah bisa menikmati satu sistem pembukuan keuangan bisnis bernama Harmony Smart Accounting Solution yang mana menyediakan 20 lebih jenis laporan keuangan secara real-time yang bisa membantu dalam menganalisa, memeriksa dan mengembangkan bisnis Anda. Harmony merupakan software akuntansi praktis dan mudah, yang merupakan pilihan utama bagi ribuan pemilik bisnis yang ingin memiliki laporan keuangan lengkap walau tanpa memiliki background sebagai keuangan atau akuntan. Coba GRATIS selama 30 hari Software Harmonydisini.
