Sebagai pebisnis tentunya tidak asing lagi istilah reimbursement, yang biasanya digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan baik itu diluar atau di dalam usaha. Dalam akuntansi arti kata reimburse adalah klaim atau biaya penggantian perusahaan kepada karyawan atas sejumlah dana yang diajukan dalam berbagai keperluan serta pengeluaran perusahaan.
Secara umum setiap perusahaan tentu memiliki standar proses reimbursement yang diajukan, sehingga pada pelunasannya dapat bervariasi hal ini bergantung pada kategori reimbursement masing-masing perusahaan.
Lampiran bukti bayar reimbursement adalah bukti kwitansi atau invoice dalam bentuk asli maupun fotokopi tergantung prosedur perusahaan.
Maka dari itu tujuan reimbursement atau klaim ini berguna untuk mengatur skala prioritas dalam pengelolaan keuangan perusahaan, sehingga setiap karyawan masing-masing harus memiliki budget reimbursement yang berbeda tergantung kebutuhan.
Contoh reimbursement adalah biaya transportasi, penginapan, pembelian peralatan, perlengkapan dan lain sebagainya.
Table of Contents
Pengertian reimbursement dalam akuntansi adalah penggantian biaya yang jumlah dananya diakui oleh kedua pihak sebagai pengeluaran perusahaan. Pengeluaran ini diberikan kepada pihak ketiga atas jasa atau barang yang telah dibeli perusahaan sebelumnya.
Namun secara umum diketahui bahwa arti kata reimburse adalah suatu kompensasi dana yang biasanya dilakukan oleh pihak-pihak perusahaan sebagai pengeluaran, sehingga dana ini didahulukan dari dana pribadi karyawan.
Sehingga secara tidak langsung perusahaan memiliki hutang terhadap karyawan dan akan mengganti biaya pengeluaran karyawan dengan syarat jika karyawan harus memiliki bukti pembayaran, invoice, dan sebagainya.
Setelah mengetahui pengertian reimbursement dalam akuntansi, sebaiknya Anda juga harus mengetahui apa saja jenis pengeluaran pada reimbursement, yaitu :
Dalam jenis biaya pengganti operasional bisnis ini biasanya sering dilakukan oleh setiap karyawan dan diajukan kepada perusahaan. Seperti contoh reimbursement yaitu pulsa untuk call klien, pelatihan karyawan, perlengkapan, peralatan, sewa tempat dan lainya.
Selain itu bukti yang diajukan juga harus lengkap seperti total biaya, tanggal pengeluaran, alasan pada pengeluaran yang digunakan untuk hal apa saja.
Pada dasarnya biaya pengganti ini juga didapat ketika ada perusahaan meminta karyawannya untuk melakukan perjalanan bisnis, sehingga biaya ini dapat diklaim. Contoh reimbursement yaitu tiket pesawat, kendaraan, serta transport lainnya selama masih dalam pekerjaan.
Arti kata reimburse adalah tambahan fasilitas seperti biaya pengganti kesehatan selain biaya asuransi atau BPJS. Sehingga biaya ini dapat di klaim oleh karyawan seperti contoh reimbursement untuk obat-obatan, biaya berobat, atau perawatan.
Untuk mengetahui bagaimana proses pengajuan klaim sebaiknya perusahaan juga harus mengelola keuangan bisnis, agar dapat mengontrol pengeluaran atau reimbursement yang tidak terkendali dengan beberapa tips yaitu meliputi:
Untuk mengajukan reimbursement sebaiknya mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan, dalam bentuk bukti invoice, kwitansi dan bukti pembayaran lainnya. Setelah itu pastikan bukti atau dokumen tersebut disimpan secara rapi dan bukti tersebut asli.
Jika pengajuan klaim kepada perusahaan, sebaiknya berikan bukti reimbursement secepat mungkin. Hal ini berguna karena proses pengembalian dana dalam perusahaan memerlukan waktu yang lama, maka dari itu hindari dalam menunda pengajuan bahkan meminimalisir hilangnya bukti pembayaran.
Dalam pembahasan sebelumnya bahwa perusahaan memiliki syarat dan prosedur untuk mengajukan klaim. Maka dari itu sebaiknya Anda memahami apa saja ketentuan dari perusahaan tersebut, agar penggantian biaya tersebut dapat langsung diproses lebih lanjut.
Setelah memahami syarat dan ketentuan klaim tersebut, langkah selanjutnya yaitu meninjau kembali bukti reimbursement apakah bukti tersebut ada yang terlewat atau tidak. Sebaiknya juga hindari double bukti pengajuan klaim ataupun yang sifatnya tidak berkaitan dengan operasional perusahaan.
Jika semua proses sudah dilakukan, maka selanjutnya bukti reimbursement harus sudah disetujui perusahaan. Cobalah untuk menghitung pengembalian dana tersebut apakah sudah sesuai atau kurang, supaya nantinya Anda bisa mengajukan kembali kekurangan bukti bayar tersebut.
Tentu ada kemungkinan sebagai pebisnis ada kesalahan perhitungan pada biaya klaim ataupun pengembalian dana yang lebih atau kurang. Terlebih lagi Jika Anda Sebagai pebisnis yang sibuk juga membutuhkan pembuatan laporan keuangan, yang menghitung biaya klaim dengan pengeluaran lainnya tanpa perlu pusing mengerjakannya sendiri bukan?
Solusinya untuk Anda yaitu menggunakan jasa pembukuan Harmony. Dapat membantu Anda mendapatkan laporan keuangan secara realtime, buat invoice, mengurus unsur-unsur perhitungan pajak, serta payroll.
Adapun beberapa karyawan tidak jujur dalam mengajukan reimbursement, untuk itu sebaiknya perusahaan harus dapat aktif memahami pengeluaran yang diajukan seperti beberapa kecurangan dalam reimbursement yaitu :
1. Pengeluaran karyawan satu dengan lainnya lebih besar dari karyawan lainnya dengan jabatan yang sama.
2. Memberikan bukti klaim pada berbagai barang atau pengeluaran yang tidak ada kaitannya dengan operasional perusahaan.
3. Melakukan perubahan dana dengan meninggikan biaya pada pengeluaran yang harga sebelumnya murah.
4. Memakai kartu kredit sampai batasan limit budget perusahaan.
5. Memberikan double bukti pembayaran.
Baca Juga : Anggaran Keuangan : Pengertian dan Jenis-Jenisnya
Pengertian reimbursement dalam akuntansi adalah suatu kebijakan dalam mencatat dan memastikan pencatatan bukti tersebut dilakukan secara akuntanbilitas, efisien dan akurat. Oleh sebab itu adapun cara mudah mencatat dan mengelola reimbursement yaitu :
Dengan menjalankan kebijakan penggantian biaya ini supaya dapat di ikuti dengan mudah oleh karyawan, termasuk pada syarat, jangka waktu, pedoman dan tanggal transaksi pengajuan.
Sehingga menjalankan kebijakan ini sebaiknya dibuat secara terperinci agar karyawan bisa memastikan apa saja yang bisa direimburse oleh perusahaan.
Selanjutnya buatlah kebijakan bahwa jenis biaya apa saja yang dapat diklaim dengan sah. Seperti biaya transport, akomodasi, keperluan kantor, biaya telepon, dan biaya tunjangan lainnya yang sudah disebutkan.
Adanya sistem reimburse ini sebaiknya juga dapat diajukan kepada HR. Supaya penggantian dana ini dapat disetujui, berikanlah bentuk klaim tersebut sesuai dengan syarat seperti tanggal pembelian, total pembelian, nama penjual, serta informasi lengkap terkait barang yang dibeli.
Selain itu karyawan juga dapat memberikan catatan pendukung seperti tanda tangan terima atasan, laporan kartu kredit, faktur atau lainnya supaya sistem lebih teratur dan terpusat. Bahkan proses pengajuan tersebut dapat berupa hardcopy ataupun softcopy.
[elementor-template id="26379"]
Dengan adanya kebijakan tanggal pengajuan klaim dari setiap pengeluaran karyawan, sebaiknya tentukan tanggal pengajuan paling lambat atau ajukan klaim seminggu sebelum penggantian dana.
Sehingga cara ini memberikan perusahaan untuk mengecek bukti klaim agar memastikan karyawan sudah mematuhi kebijakan tersebut. Dengan demikian perusahaan bisa menginformasikan jika bukti klaim tersebut tidak lengkap supaya dana tersebut bisa diproses.
Setelah mengecek semua bukti, selanjutnya proses biaya pengganti dengan membayar dalam waktu tertentu sehingga pembayaran tersebut secara jelas dan transparan.
Sertakan juga bukti penggantian biaya dengan tunai, cek, ataupun transfer bank. Agar proses yang dilakukan oleh bagian akuntan juga berjalan dengan lancar.
Berikut ini cara mudah mencatat reimburse atau klaim, sebagai contoh seorang karyawan kantor diminta untuk pergi tugas keluar kota. Dengan biaya perjalanan uang pribadi sebesar Rp2.000.000 dan simpan buktinya. Sehingga sampai dikantor dapat mengklaim biaya tersebut dengan sistem klaim biaya Harmony Software sebagai berikut :
Seperti itulah pembahasan lengkap mengenai pencatatan reimbursement, kesimpulannya bisa didapat bahwa reimbursement adalah pemberian kompensasi yang diperoleh dari pihak perusahaan atas pengeluaran operasional dengan memakai dana pribadi dari pihak karyawan.
Antara karyawan dengan perusahaan sebaiknya melalukan bukti pencatatan reimbursement secara transparan dan lengkap. Supaya nantinya pencatatan keuangan perusahaan bisa dilakukan secara rapi dan tidak ada selisih nominal sedikitpun.
Untuk membantu Anda dalam melakukan pencatatan reimbursement perusahaan serta laporan keuangan, Anda bisa menggunakan software akuntansi Harmony. Melalui software, proses klaim biaya serta pembukuan dapat lebih mudah serta berbagai proses penyajian akuntansi, mulai dari laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.
Harmony juga mudah melakukan pemantauan stok, pembuatan invoice otomatis, rekonsiliasi bank transaksi secara otomatis, penghitungan aset, dan keuangan usaha yang mudah dikelola karena terdapat 20 lebih laporan keuangan secara real time. Gunakan Harmony sekarang juga GRATIS 30 hari di sini.
Dapatkan update informasi dari Harmony dengan mengikuti media sosialnya di Facebook, Instagram dan LinkedIn.
