Pernahkah Anda melakukan pemesanan stok baju atau barang yang lainnya kepada sebuah distributor, namun barang tesebut sebelum tersedia dan dilakukan pengiriman, maka biasanya Anda akan mengirim secarik dokumen yang berisi rincian pemesanan suatu produk. Hal itu biasa disebut dengan Purchase order (PO). Namun perlu diketahui bahwa membuat invoice berbeda dengan membuat Purchase order.
Purchase Order adalah salah satu hal penting dalam kegiatan penjualan dan pembelian dalam bisnis Anda, kini tak serumit dulu jika menggunakan teknologi dalam membuatnya.
Perbedaan invoice dengan purchase order adalah invoice dibuat oleh pihak penjual lalu dikirim ke pihak pembeli , sedangkan purchase order (PO) berasal dari pihak pembeli dan dikirim ke pihak penjual. Lalu apa pengertian lengkap dan fungsinya dalam sebuah bisnis? Informasi detail tersebut akan dibahas pada artikel dibawah ini.
Pengertian Purchase Order
Yang dimaksud dengan Purchase Order adalah dokumen yang berisikan rincian dari sebuah barang atau jasa atas apa yang dibeli dari sebuah pemasok atau distributor. Bisa disebut juga bentuk kontrak yang mengikat kedua belah pihak dalam kesepakatan jual beli.
Rincian Penting Purchase Order
Sistem yang terdapat di dalam Purchase Order memiliki kemiripan dengan invoice. Berikut beberapa rincian data yang selalu ada di dalam dokumen PO, yaitu:
• Nama pemesan
• Nama perusahaan
• Alamat pengiriman
• Alamat penagihan
• Tanggal pengiriman
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama produk
• Jumlah barang
• Harga barang
• Metode pembayaran
• Cara pengiriman
• Nomor pesanan
Manfaat Purchase Order
Setiap dokumen atau formulir yang digunakan oleh perusahaan tentunya memiliki fungsi atau manfaat yang berbeda-beda. Sama halnya dengan purchase order yang mempunyai manfaat bagi pebisnis diperusahaannya, Ada beberapa manfaatnya bagi perusahaan seperti berikut :
1. Menghindari Tindak Penipuan
Jika Anda melakukan pemesanan barang dengan sistem Purchase Order yang di mana ini akan jauh lebih aman dari tindak penipuan, sehingga Anda bisa meminimalisir terjadinya kerugian yang bisa saja dialami oleh perusahaan.
2. Menentukan Harga Sendiri
Sebelum diajukan kepada pihak penjual, pihak pembeli (Anda) dapat menentukan harga yang Anda ingin tetapkan. Hal ini akan menguntungkan bagi perusahaan jika dapat persetujuan harga dan barang yang dinginkan dari pihak penjual.
Hal tersebut dapat bermanfaat dalam mengelola keuangan pada bisnis Anda agar lebih terkontrol.
3. Mengamankan Ketersediaan Barang
Manfaat lainnya adalah mendapatkan rasa aman atas ketersediaan barang yang Anda beli. Hal ini karena ketika Anda mengajukan Purchase Order tersebut, tentunya penjual akan dengan mudah mengontrol  stok barang yang Anda inginkan dan menyimpannya untuk dikirim pada waktu yang telah ditentukan. Mayoritas PO ini akan sangat membantu jika barang yang banyak diminati orang dipasar atau bisa dikatakan barang yang cepat laku.
4. Fungsi Purchase order
Tidak sedikit yang mengabaikan dalam pembuatan purchase order untuk pemesanan barang karena cukup dibilang tidak terlalu mudah , namun dengan membuatnya, Anda dapat mengurangi tindakan penipuan tambahan dalam ketersediaan barang dan harga yang diinginkan. Purchase Order juga bisa sebagai indikator untuk perbandingan harga & penyesuaian ketersediaan barang.
Jika melirik dari sisi penjual, PO diperuntukkan sebagai jaminan untuk proses pembayaran kepada pihak pembeli serta dapat menghindari terjadinya kegiatan penipuan.
Dalam pembuatan PO, Anda harus memperhatikan beberapa hal berikut :
a. Sebagai pihak pemesan, Anda wajib mencantumkan identitas perusahaan sejelas-jelasnya dalam PO
b. Anda dapat mencantumkan detail yang dipesan, bisa merk, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya
c. Cantumkan dengan jelas supplier yang Anda pilih
d. Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (jika diperlukan)
e. Menginformasikan bentuk dan jumlah pesanan secara lengkap, jika perluanda dapat membuat daftar pada tabel untuk memudahkan pencarian.
f. Sebutkan tata cara pengirimannya, mulai dari waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
g. Cantumkan nomor PO, karena nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan dalam pengiriman.
Pembuatan Purchase order ini akan sulit dan membutuhkan waktu yang lama jika Anda masih menggunakan sistem pembukuan yang dilakukan secara manual, karena Anda harus menyiapkan dokumen PO tersebut dan harus mengirimkan dokumen tersebut ke distributor atau penjual yang Anda tuju. Namun hal tersebut tidak menjadi penghalang bagi Anda jika Anda menggunakan sistem pembukuan dan laporan keuangan yang berbasis cloud technology. Karena Anda cukup memasukkan data-data yang dibutuhkan, secara otomatis sistem akan membuatkan dokumen tersebut dan mudahnya lagi, Anda bisa mengirimkan dokumen PO tersebut dengan melalui chat sosial media Anda.
Fitur dan layanan canggih tersebut kini terdapat dalam Harmony Smart Accounting Soluton. Dan masih banyak lagi benefit dan layanan yang diberikan oleh Harmony nantinya dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan Anda. Dan jadilah salah satu dari ribuan pebisnis yang telah sukses dalam bisnisnya seperti yang tergabung dalam rangkaian acara tahunan Harmony di Fintax Fair. Penasaran? Silakan registrasi data diri Anda disini, dan dapatkan Gratis selama 30 Hari untuk bisa menikmati segudang fitur, layanan dan manfaat yang diberikan pada bisnis Anda hanya di Harmony.
