Masalah yang Sering Terjadi Dalam Pelaksanaan SOP
Harmony Blog
Business
Masalah yang Sering Terjadi Dalam Pelaksanaan SOP
May 14, 2020
Berlangganan newsletter kami
Dapatkan Tips Bisnis dengan Berlangganan Newsletter Harmony dengan isi data berikut ini :

Penerapan SOP adalah bertujuan Untuk memastikan Anda dan tim Anda beroperasi dari proses formal dan terkoordinasi tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi mengurangi risiko kesalahan. Sementara setiap orang mungkin ingin melakukan hal yang benar, sering kali versi semua orang tentang hal yang benar itu mungkin berbeda. Ini berarti bahwa bagaimana suatu tugas diselesaikan cenderung bervariasi sesuai dengan siapa yang melakukan tugas itu.

Penerapan SOP akan mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh para karyawana dalam melaksanakan tugasnya.

Jika harapan di organisasi Anda adalah bahwa setiap orang harus mengikuti aturan yang sama, maka Anda harus menjelaskan apa aturan itu. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah mendokumentasikannya

Apa itu SOP?

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah proses terdokumentasi yang dimiliki perusahaan untuk memastikan bahwa layanan dan produk disampaikan secara konsisten setiap waktu . SOP sering digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan atau praktik operasional dan untuk mendokumentasikan bagaimana tugas harus diselesaikan di organisasi Anda.

Seringkali ketika sebuah perusahaan berkembang dan baru mulai, CEO atau tim manajemen cenderung membuat semua keputusan internal. Ketika perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih lanjut karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua keputusan dalam kerangka waktu yang tepat atau terlibat dalam setiap aspek bisnis. Dalam hal ini, SOP Anda biasanya akan mengambil alih dan bertindak sebagai kata yang mengatur Anda. SOP juga bisa menjadi cara yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara bisnis Anda beroperasi kepada karyawan Anda.

custom-form-newsletter

Persyaratan untuk SOP dan formatnya akan berkisar dari satu industri ke industri lainnya. Persyaratan SOP juga dapat bergantung pada jenis kegiatan yang dilakukan organisasi Anda, atau peraturan apa yang diatur oleh bisnis Anda. 

Masalah Yang Sering Terjadi Dalam Pelaksanaan SOP

1. Menambahkan Detail SOP Terlalu Banyak

Kesalahan yang sangat umum dilakukan perusahaan ketika menulis standar operasi prosedur (SOP) adalah menambah lebih banyak detail daripada yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Tidak hanya menambahkan terlalu banyak detail dan menambah pekerjaan pada proses dokumentasi, tetapi juga memperlambat para pekerja ketika mereka menentukan bagaimana melakukan tugas mereka. Butuh waktu lebih lama untuk membaca semua detail itu, dan itu bisa membuat tugas menjadi tertunda. Beberapa prosedur perlu didokumentasikan dengan cara yang rinci, sementara yang lain dapat didokumentasikan secara ringkas. Cobalah untuk sesingkat mungkin ketika menulis prosedur untuk hasil terbaik. Agar setiap pekerja/karyawan yang membaca tidak terlalu membutuhkan waktu yang lama dalam memahami dan membacanya.

2. Tidak Mengujinya Secara Lengkap

Standar Operasi Prosedur hanya bekerja dengan baik ketika sepenuhnya diuji dan direvisi untuk bekerja seefisien mungkin. Perusahaan yang tidak menguji prosedur mereka atau melakukan perbaikan tidak akan mendapat manfaat dari SOP tersebut.  Pastikan Anda mempelajari dan meningkatkan prosedur tersebut. Jika Anda tidak melakukan penyempurnaan rutin pada prosedur Anda, kemungkinan setiap bisnis yang Anda jalankan tidak berjalan dengan baik karena tidak adanya penerapan yang baik terhadap perusahaan Anda.

Baca Juga : Langkah Tepat Menerapkan Manajemen Resiko Dalam Bisnis Anda

3. Menulis Prosedur Terlalu Panjang/Bertele-tele

Salah satu masalah yang sering terjadi dalam menerapkan SOP adalah dengan menuliskan prosedur dengan cara yang panjang. Dengan menyatakan sesuatu dengan cara bertele-tele, Anda memastikan bahwa sebagian besar orang tidak akan benar-benar memahami gagasan lengkap prosedur yang telah Anda terapkan. Buat kalimat tetap singkat, dan buat ide sederhana. Ini adalah cara terbaik untuk menyampaikan ide sehingga mereka dengan lebih mudah mengingat SOP tersebut.

4. Tidak Memberikan Penjelasan yang Efektif

Satu kesalahan besar yang dilakukan pemilik bisnis dalam melakukan SOP adalah bahwa mereka mendokumentasikan bagaimana prosedur harus dilakukan, tetapi mereka tidak menjelaskan secara mendalam mengapa hal-hal harus dilakukan dengan cara yang telah diterapkan dalam SOP tersebut. Saat melatih karyawan baru, akan jauh lebih efektif untuk menjelaskan cara melakukan SOP tersebut, dan menjelaskan mengapa karyawan tersebut harus melakukannya. Ini memperkuat ide dan memastikan pelatihan terbaik dan itu adalah sesuatu yang dapat dilakukan oleh perusahaan Anda ketika melakukan SOP dengan benar.

Dalam perusahaan, Anda juga memerlukan SOP dalam mengelola keuangan perusahaan Anda. Namun bagaimana cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan Anda ? apakah masih melakukannya dengan cara manual atau menggunakan Software Akuntansi ?

Jika Anda masih mengelola keuangan perusahaan Anda secara manual, Anda tidak perlu repot lagi dalam mengelola keuangan tersebut. Anda bisa menggunakan Software Akuntansi Harmony. Anda bisa memaksimalkan pengelolaan keuangan bisnis dengan Software Harmony. Software ini hadir dengan segala fitur terbaik untuk bisa menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Yuk gunakan sekarang juga Anda dapat mencoba Gratis 30 Hari Software Harmony disini.

Pembukuan Lebih Mudah!
Mengatur keuangan bukan lagi mimpi buruk
Subscribe Harmony Blog
Dapatkan laporan penuh ini dengan mencantumkan nama.
Pembukuan Lebih Mudah!
Mengatur keuangan bukan lagi mimpi buruk
Apa tanggapan Anda mengenai artikel ini?
Email Anda tidak akan terpublikasikan
Terima kasih telah berlangganan.
Anda akan menerima informasi terbaru dan artikel menarik di email Anda.
https://www.harmony.co.id/wp-content/themes/harmonytheme/images/arrow-up.png
https://www.harmony.co.id/wp-content/themes/harmonytheme/images/arrow-down.png
https://www.harmony.co.id/wp-content/themes/harmonytheme/images/main-features/