Di bidang usaha retail dan manufaktur Anda pasti pernah mendengar istilah seperti Quotation, Invoice, Purchase Order (PO), Purchase Requisition (PR) dan beberapa istilah lainnya.
Dalam dunia usaha banyak digunakan istilah-istilah untuk suatu penyebutan suatu hal tertentu. Tujuannya adalah agar mempermudah serta membuat seragam penyebutan yang dimaksud agar lebih praktis dalam berkomunikasi saat membahas istilah tersebut.
Istilah seperti PO, PR, Invoice, Quotation dan lain sebagainya digunakan hampir tiap hari dalam pekerjaan sehari-hari untuk berkomunikasi tentang objek tertentu dari pekerjaan tersebut.
Jadi bukan hanya proses produksi yang harus Anda ketahui, namun penting juga bagi Anda untuk mengetahui lebih detail perbedaan PO atau PR dalam bisnis Anda. Tujuannya agar Anda memahami dengan baik operasional usaha Anda.
PO dan PR merupakan dua dokumen penting yang selalu ada saat proses pengadaan barang dilakukan. Kedua dokumen ini juga merupakan bagian dari dokumen yang termasuk dalam siklus akuntansi perusahaan dagang.
Perbedaan mendasar Purchase Order dan Purchase Requisition ada pada tujuan PO dan PR itu dibuat serta pada format penulisannya.
Meski sama-sama terkait dengan proses pembelian, namun kedua dokumen ini memiliki fungsi dan definisi yang berbeda lho. Simak dengan seksama penjelasannya berikut ini ya.
Table of Contents
Purchase adalah pembelian suatu produk sedangkan purchase orderadalah merupakan dokumen yang berisi permintaan pembelian produk tersebut. Di mana dokumen ini akan dikirim oleh pihak pembeli kepada vendor atau pemasok barang atau penjual. Sedangkan Purchase requisition adalah dokumen yang berisi permintaan pembelian yang diajukan oleh pihak tertentu untuk pengadaan barang.
Dokumen PR bisa dibuat oleh divisi manapun dalam internal perusahaan seperti divisi Sales dan Marketing, SDM, Riset dan Development, Operasional dan lain sebagainya. PR yang sudah dibuat akan diteruskan ke departemen keuangan untuk ditinjau kembali. Jika permintaan disetujui, maka PR akan diteruskan ke divisi pembelian agar bisa dibuatkan PO.
Secara praktisnya bisa kita sampaikan bahwa PR adalah PO yang belum disetujui dan masih bisa direvisi dan jika sudah disetujui maka akan dijadikan PO. Di era teknologi saat ini sudah tidak jamannya membuat PO atau PR secara manual atau dengan software akuntansi instalasi, Anda sebaiknya menggunakan software akuntansi terintegrasi online agar pembukuan usaha Anda bisa terpadu dalam laporannya dan bisa diakses dimanapun dan kapanpun. Hal ini tentu akan sangat memudahkan pemilik bisnis atau direksi perusahaan melihat laporan pembukuan perusahaan secara cepat.
Lantas, apa sih perbedaan PO dan PR?
Setiap istilah tentu saja ada perbedaan untuk menunjukkan istilah satu kepada istilah yang lain. PO dan PR memiliki perbedaan di tingkat persetujuan dan keterangan yang terdapat didalamnya. PR hanya akan mendokumentasikan daftar barang pesanan dari pembeli. Sebaliknya, PO hanya akan dibuat jika PR sudah disetujui oleh pihak-pihak terkait.
Saat PR diterima, maka divisi terkait dalam perusahaan akan menghubungi vendor untuk memastikan stok barang yang akan dipesan. Jika vendor sudah melakukan konfirmasi stok maka perusahaan baru membuat PO.
Jika PR masih bisa mengalami perubahan atau penolakan dari divisi keuangan atau pembelian, maka ini tidak berlaku untuk PO. P0 dibuat setelah perusahaan dan vendor melakukan konfirmasi kebutuhan dan stok barang. Jadi kemungkinannya sangat kecil untuk PO bisa mengalami perubahan.
Dengan bahasa yang lebih mudah dipahami adalah bahwa PR merupakan pendahuluan sebelum pembuatan PO, dimana PR semacam seperti suatu daftar permintaan terhadap barang-barang tertentu sedangkan PO adalah PR yang sudah yang sudah confirm atau disetujui.
Pengertian dan perbedaan PO dan PR ada kemiripan dengan pengertian Quotation atau Surat Penawaran dan Invoice dari penjual. Kemiripannya yaitu Invoice adalah Quotation yang sudah disetujui atau dikonfirmasi yang harus dikasih ke pembeli. Sebelum membuat sebuah invoice pada umumnya dibuat dulu quotation ke pelanggan, dari data-data di quotation itulah nantinya invoice akan dibuat.
Akan tetapi di dalam dunia pekerjaan ada orang yang menyamakan PO dengan Sales Order bahkan dengan Delivery Order. Tentu saja ini salah karena Sales Order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual barang saat menerima PO dari pihak pembeli barang. Sedangkan Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang.
Walau memiliki perbedaan, tujuan utama PO dan PR saling berhubungan yaitu untuk melaksanakan standar operasional prosedur yang berhubungan dengan pencatatan dan keuangannya khususnya pencatatan mengenai persediaan barang. Persediaan barang sendiri merupakan sesuatu yang penting yang harus diperhatikan oleh suatu usaha karena barang juga merupakan aset. Jika mau tau tentang contoh bagaimana input saldo awal barang dalam dan penyesuaian stok barang penjualan dalam suatu aplikasi, maka Anda bisa mencoba aplikasi Harmony karena didalamnya terdapat fitur-fitur tersebut.
Setiap perusahaan tentunya memiliki template yang berbeda untuk membuat dokumen purchase order. Namun, pada umumnya ada beberapa detail yang harus tercantum dalam PO yaitu sebagai berikut:
• Nomor PO
• Tanggal transaksi dan jatuh tempo
• Detail perusahaan (nama, alamat, kontak)
• Nama produk yang dipesan
• Jumlah atau kuantitas produk yang dipesan
• Harga setiap unit produk yang dipesan
• Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas produk
• PPN
• Kolom otorisasi
Beberapa perusahaan ada juga yang menambahkan cara pengiriman, waktu pengiriman, hingga metode pembayaran. Biasanya PO dibuat dengan menggunakan kop surat perusahaan agar dinyatakan resmi dari perusahaan tersebut yang mengeluarkan PO itu.
Berikut ini adalah contoh tampilan PO di aplikasi akuntansi Harmony.
Walaupun secara tidak langsung tapi nilai purchase order bisa mempengaruhi laporan keuangan perusahaan termasuk laporan perubahan modal khususnya untuk perusahaan dagang.
Karena harga bahan baku ataupun produk jadi dalam purchase order bisa mempengaruhi dalam menghitung HPP suatu produk. Oleh karena itu purchase order yang dibuat sebaiknya selalu update secara realtime dengan laporan keuangan dan stok perusahaan tersebut.
PR merupakan dokumen internal yang dibuat oleh divisi manapun untuk diajukan ke divisi keuangan dan pembelian. Untuk itu, ada beberapa detail yang harus ada dalam dokumen PR seperti:
• Divisi yang membutuhkan barang
• Daftar barang yang dibutuhkan
• Jumlah atau kuantitas barang yang dibutuhkan
• Estimasi harga barang
• Nama vendor yang menyediakan barang tersebut
Berikut ini adalah contoh tampilan PR secara umum :
Demikianlah penjelasan tentang perbedaan PO dan PR, semoga bermanfaat untuk Anda. Perlu diketahui bahwa PO digunakan di hampir semua perusahaan perdagangan internasional di banyak negara.
Jika perusahaan atau bisnis Anda ingin membuat PO dengan cara yang cepat dan praktis maka harus menggunakan aplikasi akuntansi dan pilihlah aplikasi akuntansi yang berbasis cloud agar bisa dikerjakan dimanapun dan kapanpun tanpa perlu dibatasi tempat dan waktu.
Harmony adalah aplikasi akuntansi berbasis cloud yang sangat mudah dan praktis digunakan yang bisa membantu Anda membuat PO secara instant tanpa perlu repot.
Dengan begitu maka proses pengadaan barang akan lebih mudah dan singkat.
Tak hanya itu saja, Harmony juga hadir dengan fitur akuntansi yang lengkap sehingga laporan keuangan dan perhitungan pajak bukanlah hal yang berat sehingga Anda bisa lebih fokus dalam pengembangan usaha Anda.
Harmony sudah membantu ribuan pemilik bisnis dalam merapikan pembukuannya sehingga usaha mereka berjalan lebih optimal. Jadi tunggu apalagi, silahkan coba menggunakan Harmony secara GRATIS Selama 30 Hari dengan membuat akunnya di sini.
