Setiap harinya, pasti ada saja dokumen yang harus dibuat oleh perusahaan. Entah itu faktur penjualan, faktur tagihan, invoice pembelian dan lain sebagainya. Nah, dalam ulasan kali ini kita akan fokus pada pembahasan faktur tagihan.
Faktur tagihan adalah dokumen yang dibuat perusahaan untuk tujuan penagihan pembayaran atas penjualan kredit kepada pelanggan.
Lembar dokumen ini menjadi bukti penjualan kredit yang dilakukan perusahaan. Sebenarnya, faktur tagihan ini lebih dikenal dengan nama invoice dalam kegiatan operasional perusahaan.
Biasanya, faktur tagihan akan dibuat dalam rangkap 3 di mana lembar pertama ditujukan kepada pelanggan (pembeli) jika tagihan sudah dilunasi. Kemudian lembar kedua digunakan untuk salinan arsip bagian penjualan dan lembar ketiga digunakan untuk laporan di bagian keuangan.
Apa Saja Fungsi Faktur Tagihan?
Invoice atau faktur tagihan adalah dokumen penagihan resmi untuk pelanggan. Tentunya, dokumen ini memiliki fungsi utama untuk menagih bukan? Tapi Anda harus tahu, nyatanya faktur tagihan juga punya fungsi lain lho. Apa saja?
1. Menjadi dokumen yang menyediakan informasi tentang produk yang dibeli pelanggan.
2. Menyediakan info tentang tagihan yang harus dibayar dan jatuh tempo pembayaran.
3. Bisa jadi rujukan yang valid apabila produk akan dijual lagi ke pihak lain.
4. Sebagai bukti valid untuk pencatatan transaksi ke pembukuan.
5. Untuk beberapa kasus, faktur tagihan juga bisa difungsikan sebagai bukti faktur pajak.
6. Bisa jadi bukti saat terjadi kesalahan dalam perhitungan tagihan atau pengiriman produk.
Dalam perusahaan kita mengenal ada beberapa jenis dan contoh faktur tagihan seperti faktur tagihan biasa, faktur tagihan proforma (bersifat sementara), dan faktur tagihan konsuler (khusus untuk ekspor-impor).
Baca juga: 5 Perbedaan SPT Bulanan dan SPT Tahunan
Komponen Penting dalam Faktur Tagihan
Pada dasarnya, setiap perusahaan memiliki perbedaan dalam menyusun atau membuat faktur tagihan. Tapi, ada beberapa komponen penting yang harus tetap ada dan tidak boleh dihilangkan. Apa saja komponennya?
• Kop Faktur
Komponen ini wajib ada dan biasanya diletakkan di bagian atas faktur tagihan. Fungsinya sebagai judul dokumen agar orang yang menerima paham dokumen apa yang diterima.
• Identitas Perusahaan Pengirim Faktur
Tanpa identitas perusahaan berarti faktur tagihan Anda bodong dan tidak valid. Adanya identitas akan membuat pelanggan tahu siapa yang mengirimkan faktur. Mereka juga bisa menghubungi perusahaan melalui identitas yang tertera jika memang ada pertanyaan terkait tagihan tadi.
• Nomor Urut Faktur
Komponen penting pertama adalah nomor urut. Keberadaan komponen ini akan sangat membantu perusahaan dalam mengindex faktur-faktur yang keluar masuk dengan lebih cepat dan akurat. Jadi, jika sewaktu-waktu dibutuhkan, data dalam cloud bisa dengan mudah ditemukan.
• Purchase Order
Selaras dengan nomor urut, purchase order atau nomor pembelian juga harus tetap ada. Nomor pembelian ini akan memudahkan pengecekan kesesuaian barang yang dikirim dan ditulis di faktur penjualan.
• Tanggal Faktur dan Tanggal Jatuh Tempo
Komponen ini ada harus ada agar pelanggan tahu kapan batas waktu pembayaran. Dengan adanya kedua tanggal ini juga bisa menjadi bukti saat terjadi selisih pendapat mengenai tanggal pembayaran.
• Detail Barang
Anda wajib memasukkan detail barang agar pelanggan bisa mengecek apakah barang yang ditulis sesuai dengan yang dikirimkan dan dimasukkan dalam faktur penjualan.
• Ketentuan Pembayaran
Komponen ini bisa merujuk pada jenis pembayaran yang tersedia, diskon pembelian ataupun denda yang bisa muncul karena pembayaran lebih cepat atau jatuh tempo.
• Biaya-Biaya
Dalam komponen ini akan disebutkan biaya per unit, sub total, biaya pengiriman, biaya pajak dan total biaya yang harus dibayarkan.
Nah, Anda bisa membuat faktur tagihan dan faktur lainnya dengan lebih mudah menggunakan software akuntansi. Tak hanya faktur saja, ada banyak laporan keuangan dan dokumen pendukung lain yang bisa dibuat dengan mudah dan akurat. Perhitungan pajak juga bisa dilakukan dengan lebih efektif saat menggunakan software akuntansi.
Sebagai pertimbangan Anda bisa memilih Harmony Accounting Software. Software akuntansi yang satu ini memiliki sistem cloud yang terintegrasi dan canggih. Jadi, Anda bisa mengelola kegiatan operasional dan keuangan perusahaan dengan lebih mudah. Sistem cloud pada software juga membuat Anda lebih mudah mengontrol dan memantau pekerjaan meski tidak berada di kantor.
Ayo konsultasikan kebutuhan keuangan untuk bisnis Anda melalui live chat Harmony. Segera daftarkan akun Anda dan DapatkanSoftware Harmony GRATIS 30 Hari disini.
Kami juga memiliki layanan untuk Anda yang tidak ingin repot mengurus pembukuan laporan keuangan sendiri. Gunakan Harmony Accounting Service, yaitu merupakan jasa pembukuan, akuntansi online, perhitungan rasio keuangan, sampai kepada perhitungan dan pelaporan pajak untuk membantu Anda yang sibuk setiap harinya.
Untuk mengetahui Harmony lebih lanjut dan mengetahui update mengenai seputaran keuangan, bisnis, dan lainnya. Anda dapat mengunjugi sosial media kami seperti Facebook, Instagram, dan LinkedIn Harmony.
