Dalam bisnis jual beli barang, kegiatan pengiriman barang tentu sudah sering untuk dilakukan pada jenis perusahaan dagang. Namun dalam melakukan pengiriman barang tersebut, sebuah perusahaan harus memiliki contoh surat jalan barang.
Contoh surat jalan barang merupakan suatu dokumen wajib di mana surat ini disatukan bersamaan dengan suatu barang yang ingin dikirim dari suatu tempat ke tempat yang lain.
Umumnya, contoh surat jalan barang dikeluarkan atau diberikan oleh sebuah perusahaan jasa ekspedisi pengiriman barang yang diberikan kepada pihak pengirim dan penerima barang.
Tujuan dibuatnya contoh surat jalan barang ini untuk memastikan secara rinci mengenai barang yang dikirim dan memastikan jenis barang yang dikirim dan berapa banyak jumlah barang atau muatan dari sebuah truk yang disewa dalam mengirim barang tersebut.
Isi dari contoh surat jalan barang tersebut harus mencantumkan data barang yang dikirim serta mencantumkan kualitas dan kuantitas dari barang yang ingin dikirim. Untuk memahami lebih jelas apa itu contoh surat jalan barang dan apa saja fungsi yang terdapat dalam contoh surat jalan pengiriman barang, berikut dalam artikel ini akan dijelaskan.
Table of Contents
Contoh surat jalan barang merupakan contoh lampiran surat yang biasa dikirim oleh seorang pemilik produk kepada pembelinya, atau pengusaha tersebut juga memberikan surat jalan barang tersebut pihak ketiga (jasa ekspedisi) sebagai bagian dari kesepakatan dalam mengirim barang atau produk tersebut.
Keberadaan dari contoh surat jalan barang ini sangat penting dan harus dilakukan karena dokumen tersebut bisa dapat di jadikan sebagai bukti apabila barang telah terima dengan baik dan tidak ada kesalahan yang terjadi pada barang yang dikirim.
Selain itu, pada saat terjadinya pengecekkan suatu barang yang dilakukan oleh petugas lalu lintas, maka contoh surat jalan barang ini tentu akan diminta. Biasanya para petugas akan melakukan pengecekan atas kesesuaian informasi yang sudah tertera pada surat jalan dengan barang yang dibawa oleh kendaraan.
Baca Juga: Pengertian Purchase Order dan Fungsinya Dalam Bisnis
Namun apabila terdapat suatu kejanggalan ataupun tidak adanya kesesuaian dari contoh surat jalan barang dengan barang yang dibawa, maka petugas berhak untuk melakukan tindakan lebih lanjut yang sudah ditentukan. Selain dari contoh surat jalan barang, adapun yang dimaksud dengan delivery order. Banyak sebagian masyarakat menyamakan berkas surat jalan dengan delivery order.
Jika surat jalan adalah dokumen pengantar atas barang yang dikirim ke pembeli, delivery order adalah surat perintah mengenai pengiriman barang yang dipesan konsumen, dan delivery order adalah surat yang hanya berisikan tentang kesepakatan yang dibuat oleh pihak pembeli dan penjual.
Selain itu delivery order adalah surat yang tidak wajib dibawa oleh pengirim barang dan surat delivery order ini juga tidak akan diminta oleh petugas lalu lintas yang melakukan pemeriksaan.
Berikut dibawah ini contoh surat jalan barang
Adapun peran dan kegunaan dari contoh surat jalan barang, berikut penjelasannya di bawah ini:
Fungsi dan kegunaan dari contoh surat jalan barang adalah sebagai dokumen resmi yang diberikan dari sebuah perusahaan. Maka dengan adanya dokumen atau contoh lampiran surat resmi ini maka pihak penjual dengan penerima memiliki bukti bahwa mereka telah melakukan transaksi pengiriman barang yang benar.
Selain itu contoh surat lampiran surat barang ini juga dapat menjadi salah satu bagian birokrasi perusahaan dalam antar dan kirim barang.
Contoh surat jalan pengiriman barang ini juga dapat dijadikan sebagai dokumen yang memberikan suatu keterangan. Di mana dalam keterangan tersebut berupa poin-poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman.
Keterangan dalam contoh surat jalan barang juga dapat dijadikan sebagai acuan ketika terjadi pemeriksaan oleh petugas lalu lintas atau oleh pihak penerima.
Selain diberikan kepada pihak penerima, contoh surat jalan pengiriman barang ini juga harus ditunjukan kembali kepada pihak pengirim sebagai bukti transaksi telah selesai dilakukan.
Pada contoh surat jalan pengiriman barang ini juga akan menjadi bukti valid untuk dimasukkan dalam laporan keuangan ketika perusahaan ingin melakukan penghitungan HPP dagangnya.
Baca Juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)
[elementor-template id="26379"]
Dalam contoh surat jalan barang umumnya terdiri atas dua rangkap utama. Di mana dalam lembar pertama adalah lembar berwarna putih yang surat nya harus dikembalikan kepada pihak pengirim yang digunakan untuk dokumen penagihan.
Sementara pada rangkap dua yang memiliki lembaran warna merah harus dimiliki oleh pihak penerima. Karena rangkap tersebut nantikan akan dibutuhkan sebagai bukti bahwa barang sudah diantarkan dan diterima dalam kondisi baik.
Selain itu, pada contoh lampiran surat jalan juga harus berisikan tentang sejumlah informasi penting yang tentunya berkaitan dengan pengiriman barang perusahaan. Informasi tersebut meliputi:
• Nama beserta alamat lengkap perusahaan pengirim.
• Nomor surat.
• Tanggal dilakukannya pengiriman.
• Nama dan alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman barang.
• Rincian atau keterangan dari barang yang ingin dikirim, biasanya meliputi nama barang.
Dari poin yang sudah dijelaskan di atas, format yang terdapat dalam contoh surat jalan barang juga harus dapat dilengkapi dengan informasi mengenai nama sopir pengantar serta nomor polisi kendaraan yang dilakukan untuk mengirim barang. Lalu untuk penyempurnaan legalitas pada dokumen, maka surat jalan juga harus ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman dan penerimaaan barang tersebut.
Ketika melakukan kegiatan pengiriman barang, memiliki surat jalan yang resmi merupakan hal yang wajib untuk ditaati oleh sopir kendaraan. Sebab surat jalan ini merupakan salah satu dokumen yang nantinya akan menjadi bukti bahwa kegiatan pengiriman barang tersebut legal dan dapat dipertanggungjawabkan.
Bukan hanya itu, surat jalan juga dapat menjadi bukti transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan dijadikan sebagai berkas untuk menyusun laporan keuangan perusahaan Anda. Guna proses manajemen inventori yang lebih baik, Anda dapat menggunakan software akuntansi sebagai alat untuk membantu setiap laporan pembukuan Anda.
Untuk memberikan solusi kepada Anda, Software akuntansi Harmony hadir untuk memudahkan setiap rancangan buku besar, laporan keuangan, jurnal, dan perpajakan. Sekarang, daftar akun Anda melalui link di sini untuk mencoba semua fiturnya GRATIS dalam 30 Hari.
Atau Anda ingin mengenal kami lebih lanjut? Ikuti dan like akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony. Ingin terima beres laporan keuangan perusahaan Anda? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi.
