Jika ingin memahami contoh purchase order, maka Anda perlu melihat ke contoh-contoh po barang yang lumrah ditemui di beberapa perusahaan. Sebagai contoh purchase order, misalnya bisa digambarkan pada eksistensi rumah makan cepat saji, Ayam Geprek yang menjamur di seluruh pelosok Nusantara.
Restoran Ayam Geprek biasanya menawarkan berbagai menu tambahan yang bisa dipilih pelanggan. Jadi, sebagai pemilik usaha Ayam Geprek, Anda perlu mendapatkan supplier bahan baku masakan yang bisa diandalkan. Akan tetapi, dari sekian banyak supplier, manakah yang harus Anda pilih?
Terlebih lagi, antara satu supplier dan yang lain, memiliki harga berbeda-beda dan terkadang sulit menghitung HPP perusahaan ketika biaya produksi semakin tak menentu. Di sinilah, peran penting purchase order. Selain memengaruhi HPP, harga tak menentu juga membingungkan pelanggan dan berdampak pada laporan laba-rugi.
Table of Contents
Berbeda dengan invoice, purchase order adalah bukti penawaran yang diberikan penjual kepada supplier. Seperti contoh purchase order di atas, Anda sebagai pemilik Restoran Ayam Geprek, akan memberikan purchase order kepada supplier. Sementara itu, invoice adalah bukti rincian transaksi pengiriman barang yang diberikan penjual kepada pembeli.
Purchase order berisi nama barang, harga barang, jumlah barang, serta total harga yang ditawarkan. Semakin jelas dan detail barang yang dicantumkan dalam contoh purchase order, maka akan semakin mudah bagi pihak supplier mengirimkan barang yang diinginkan.
Dengan kata lain, purchase order adalah dokumen yang bisa dijadikan sebagai “bukti” adanya ikatan kontrak antara supplier dan penjual. Sebagai salah satu strategi distribusi dan marketing, nantinya pemasok bisa menawarkan harga yang menguntungkan. Penawaran yang disetujui kedua pihak (penjual dan supplier), akan segera ditindaklanjuti dengan mengirimkan tagihan. Jadi, invoice adalah tahapan selanjutnya setelah pengiriman purchase order.
Di masa lalu, kebanyakan contoh po barang berupa lembaran kertas yang dicetak setelah dibuat dengan software seperti excel. Setelah dicetak, purchase order dikirim melalui pos atau jasa kurir.
Akan tetapi, seiring perkembangan teknologi, sama seperti invoice, purchase order bisa dibuat dengan aplikasi digital. Setelah selesai dibuat, purchase order bisa langsung dikirim lewat email atau link.
Dari berbagai contoh purchase order yang umum dijumpai, bisa dilihat bahwa purchase order mencantumkan identitas kedua pihak yang saling “terikat kontrak” transaksi. Di antaranya terdiri dari nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan lainnya agar mempermudah komunikasi.
Kemudian, dalam contoh purchase order juga mencantumkan rincian produk secara spesifik. Termasuk nama barang, jumlah barang, perhitungan pajak, dan harga total. Tidak lupa, mencantumkan tanggal jatuh tempo agar perusahaan bisa mengirimkan barang tepat waktu.
Berikut adalah contoh purchase order yang ada di aplikasi Harmony:
Melihat dari contoh po barang di atas bahwa antara purchase order dan invoice adalah suatu hal yang memiliki relevansi. Setelah penjual mengirimkan purchase order ke supplier dan bersepakat, maka supplier bisa segera mengirimkan invoice atau tagihan.
Dengan adanya purchase order, penjual tidak perlu cemas harga berubah untuk jenis barang yang sama. Mengapa begitu? Sebab, Anda sudah mengantongi rincian lengkap dan spesifikasi barang dari penawaran order sebelum-sebelumnya. Maka itu, sebagai penjual juga bisa lebih tenang dan lebih mudah menentukan harga pokok penjualan.
[elementor-template id="26379"]
Tak cuma itu, purchase order atau po barang juga memudahkan tim keuangan untuk memeriksa transaksi belanja produksi. Tim keuangan bisa membandingkan harga yang tercantum di invoice dan purchase order karena keduanya seharusnya mempunyai total harga yang sama. Jika tidak sama, berarti terdapat kekeliruan dan bisa dilakukan komplain ke pihak supplier.
Perusahaan Anda masih membuat purchase order secara manual? Biasanya, hal ini akan sangat menyita waktu dan tenaga tim keuangan. Maka itu, segera tinggalkan cara lama, dan beralih menggunakan Software Akuntansi Harmony.
Membuat purchase order dengan aplikasi Harmony hanya semudah menggerakkan jari. Anda bisa menyelesaikan purchase order, invoice, hingga pembukuan keuangan secara otomatis, kapan saja dan di mana saja berbasis teknologi Cloud.
Software Akuntansi Harmony adalah aplikasi akunting berpengalaman dan bisa diandalkan untuk mengirimkan purchase order tepat waktu melalui email, tanpa perlu jasa kurir. Bahkan, saat po barang ini disetujui, purchase order secara otomatis menjadi invoice sebagai tagihan tanpa perlu diketik ulang. Benar-benar hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Yuk, tingkatkan sistem pembukuan dan akuntansi perusahaan Anda bersama aplikasi Harmony yang terpercaya. Anda bisa memakai aplikasi Harmony secara GRATIS dalam 30 hari. Caranya? Klik tautan ini atau follow akun media sosial Harmony, melalui Facebook, Instagram dan LinkedIn.
