Untuk memproses permintaan barang, akan dibutuhkan inquiry letter atau yang biasa disebut surat inquiry. Biasanya inquiry letter adalah surat yang berguna untuk mengirimkan suatu permintaan barang, untuk di masa teknologi yang disebut e-procurement kepada supplier.
Informasi yang terkandung di dalam inquiry letter harus berdasarkan berbagai sumber yang meliputi majalah, koran, relasi, serta sumber lainnya. Maka dari itu fungsi inquiry letter bertujuan untuk memberikan informasi pernyataan dalam membeli barang, serta permintaan jasa lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Sehingga dengan mengirimkan inquiry letter, Anda dapat mengetahui apa saja penawaran yang telah diberikan oleh supplier. Serta informasi berapa harga barang tersebut, ketika dirasa cocok maka pembeli produk akan meminta surat permintaan tersebut dibuat.
Memanfaatkan inquiry letter merupakan langkah awal membangun bisnis dan bekerjasama dengan pihak lain, seperti pihak penyedia produk.
Table of Contents
Sebuah dokumen seperti inquiry letter adalah hal yang berkaitan untuk membantu seseorang di dalam suatu permintaan barang dan harganya. Untuk itu isi surat tersebut dibuat dengan jelas, supaya dapat membantu supplier memahami isi surat permintaan tersebut bahkan sampai membalas permintaan pembeli.
Di dalam pengertian inquiry letter lainnya bisa Anda pahami bahwa surat ini digunakan atas permintaan dan permohonan suatu produk atau jasa dari pembeli. Bahkan kegunaan surat ini juga harus direspon melalui iklan, majalah atau elektronik lainnya yang membutuhkan produk atau jasa.
Ketika dalam divisi purchasing sudah mengirimkan surat kepada supplier untuk mengirimkan barang yang dibutuhkan. Maka dari itu supplier juga akan membalas permohonan atas informasi mengenai harga, spesifikasi produk dan sebagainya. Supaya cara ini dapat membantu kedua pihak serta bisa menentukan barang yang diminta.
Isi inquiry letter meliputi nama produk dan jenis, spesifikasi, tipe, ukuran, warna kualitas dan sebagainya serta hal yang penting seperti harga satuan produknya, potongan harga dan cara pembayarannya.
Baca Juga : Bisnis Model Cloud yang Memudahkan UKM Bertahan Ditengah Ekonomi Sulit
Dengan membuat inquiry letter, biasanya surat ini juga dibuat oleh pihak purchasing kepada supplier yang menjual barang yang Anda butuhkan. Dengan demikian yang harus Anda perhatikan di dalamnya yaitu :
1. Di tahap pertama, Anda membuat kalimat pembukaan serta menjelaskan profil perusahaan secara singkat. Setelah itu Anda ceritakan bidang perusahaan dan produk yang dijual.
2. Di tahap kedua, berikan informasi mengenai Anda menerima profil dan kontak supplier dari mana. Selanjutnya berikan informasi tujuan utama Anda mengenai daftar harga jual produk yang disediakan pihak supplier.
3. Tahap terakhir yaitu Anda memberikan ucapan terima kasih serta permintaan untuk membalas surat yang ada. Setelah itu Anda bisa berikan kontak Anda, dan meminta nomor yang dapat dihubungi kepada pihak pemasok.
Baca Juga : Pengertian Studi Kelayakan Usaha dan Tahapan Penerapannya
Berikut ini ada dua jenis yang termasuk ke dalam inquiry letter agar dapat diterapkan ke dalam bisnis Anda :
Jenis surat ini biasanya dipakai di dalam transaksi perdagangan serta merupakan sebuah surat yang pertama kali untuk dikirim kepada pembeli.
Pada jenis surat ini biasanya diberikan secara rutin, ketika ada permintaan sebuah barang dari pembeli dan juga sudah sering melakukan surat permintaan tersebut sebelumnya.
Setelah mengetahui tahapan untuk membuat inquiry letter, langkah selanjutnya yaitu bagaimana cara mengirimkan surat tersebut kepada pihak supplier dengan cara :
1. Sebagai pihak purchasing yang ingin mendapatkan informasi mengenai seputar supplier, bisa diambil dari sumber-sumber tertentu.
2. Ketika pihak purchasing merasa sudah pas pada produknya, maka pihak tersebut membuat surat permintaan daftar harga barang kepada pemasok serta informasi lainnya mengenai barang.
3. Selanjutnya, surat yang telah dikirim dari pihak purchasing akan dilakukan follow up mengenai barang tersebut.
Proses pengiriman surat dari pihak purchasing tidak sembarangan dikirim saja. Namun perusahaan juga perlu melakukan pengecekan biaya pengeluaran atas penambahan produk, yaitu dengan cara menghitung kerugian atau keuntungan melalui titik impas atau yang disebut menghitung BEP.
Dengan seiring perkembangan teknologi ini pihak purchasing dan supplier dapat mengirim surat melalui via email secara langsung yang bersifat formal. Sehingga pengiriman surat ini dapat dilakukan secara praktis dan efisien.
[elementor-template id="26379"]
Mekanisme yang terkandung dalam surat tersebut, akan berkaitan dengan informasi barang supplier kepada pembeli yang meliputi :
• Sample produk atau pattern of product (misalnya contoh barang dalam mengetahui kualitas dan mutu barang).
• Price product (harga jual produk)
• Catalogue product (majalah produk dari nama barang, dan gambar)
• Pricelist product (daftar harga barang)
• Quotation (surat penawaran harga barang)
• Terms of payment (persyaratan pembayaran)
• Terms of delivery (persyaratan dalam pengiriman barang)
• Delivery time (waktu penyerahan barang)
• Deadline (batas waktu pengiriman barang)
• Method of dispatch, transport, delivery (cara pengiriman atau penyerahan barang).
Untuk sistem pengiriman barang ini bisa melalui tiga cara, misalnya seperti mobil, truk, kereta api, melalui pesawat serta melalui kapal laut. Setelah itu seorang pembeli juga akan meminta beberapa informasi mengenai barang yang mereka beli.
Tujuan dalam membuat surat inquiry juga sebagai sarana pihak purchasing dalam meminta catalog dan informasi penting lainnya serta menanggapi surat iklan meskipun melalui majalah produk, daftar harga barang serta contoh barang.
Gunanya catalogue seperti penjelasan diatas, sudah dijelaskan bahwa supplier harus berikan informasi mengenai barang. Misalnya spesifikasi barang, kegunaan barang, nama barang, harga barang serta keterangan lainnya.
Untuk Anda yang masih merasa bingung bagaimana cara membuat surat tersebut, maka berikut ini diberikan contoh inquiry letter dalam memudakan Anda mendapatkan barang dari supplier.
Setelah Anda mengetahui fungsi inquiry letter dan menerapkan sistem pembuatan surat tersebut. Tentunya akan memudahkan Anda dalam mencari barang dan penambahan stok barang. Selanjutnya, Anda perlu melakukan pencatatan transaksi atas barang masuk dan keluar.
Ketika perusahaan dapat memutuskan barang jenis apa yang akan dipakai, maka pencatatan persediaan sudah bisa dilakukan secara rapi. Namun hal ini tentu menjadi kendala, jika Anda melakukan pencatatan laporan stok barang secara manual serta barang stok masuk banyak. Sehingga akan merepotkan kondisi jumlah barang Anda yang beragam.
Sebaiknya gunakanlah Harmony software sebagai bantuan Anda yaitu software pembukuan akuntansi dimana Anda hanya perlu memilih metode persediaan yang cocok lalu segala perhitungannya akan otomatis dilakukan oleh sistem.
Software Akuntansi Harmony juga memiliki fitur pengelolaan stok yang lengkap seperti pencatatan bahan baku, fitur simple manufacturing, bantuan untuk stock opname dan fitur lainnya. Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari disini.
Bagi Anda yang sibuk dan membutuhkan jasa pembuatan laporan keuangan beserta analisanya bisa menggunakan Harmony Accounting Service.
Dalam mengenal Harmony lebih lanjut, kunjungi halaman sosial media harmony agar Anda tidak ketinggalan berita terbaru seputar keuangan, bisnis dan lainnya dengan mengikuti media sosialnya di Facebook, Instagram, dan LinkedIn.
