Secara umum biaya administrasi dikenal sebagai biaya admin bank atau biaya yang dibebankan kepada pemegang rekening bank. Biasanya biaya administrasi ini sering dipakai oleh industri bank, namun istilah biaya administrasi ini juga sebetulnya sering dipakai oleh seluruh perusahaan dalam membuat laporan keuangan.
Istilah biaya administrasi bank dalam akuntansi juga disebut sebagai administrative expense atas biaya yang dikeluarkan dalam aktivitas perusahaan seperti proses produksi atau pemasaran barang dan jasa.
Biaya administrasi adalah biaya yang timbul secara keseluruhan dalam perusahaan pada bagian administrasi, staff, dan pembukuan.
Selain itu beban administrasi ini merupakan pengorbanan biaya dengan tujuan mendapatkan laba di masa mendatang, sehingga nantinya kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dapat memberikan suatu manfaat bagi konsumen dan perusahaan.
Maka dari itu biaya administrasi ini juga sangat berkaitan dengan kegiatan operasional yaitu seperti biaya persediaan kantor, gaji karyawan, perawatan kantor, sewa, hingga biaya pajak.
Table of Contents
Biasanya biaya administrasi bank dalam akuntansi sering digunakan oleh bank sebagai biaya admin bank atas tabungan ataupun saldo yang disimpan dan biaya tersebut akan dibebankan kepada pemilik rekening.
Namun istilah ini berbeda pada biaya administrasi bank yang dipakai oleh seluruh kegiatan pebisnis ataupun perusahaan. Di mana beban administrasi adalah administrative expense yang digunakan untuk kegiatan produksi, penjualan produk, ataupun berkaitan dengan piutang wesel.
Dengan harapan biaya administrasi yang dikeluarkan oleh pemilik usaha dapat mendapatkan keuntungan di masa yang akan datang, dan bisa memberikan maanfaat kepada konsumennya.
Dalam upah maupun tunjangan bagi karyawan, misalnya seperti karyawan IT dan staff akuntansi tentu akan dimasukkan ke dalam biaya administrasi. Selain itu pada kompensasi atau tunjangan eksekutif juga akan dimasukkan ke dalam beban administrasi.
Di sisi lain contoh biaya administrasi juga berlaku ketika sewa gedung, asuransi, telepon, utilitas, dan perlengkapan kantor. Selain itu, hal ini juga berkaitan dengan penyusutan aset, di mana beban penyusutan juga dapat dikategorikan sebagai biaya administrasi. Namun seperti biaya pengembangan atau biaya penelitian tidak akan masuk ke dalam beban tersebut.
Dengan mengetahui jenis biaya administrasi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Pastinya Anda akan merasa sulit atau bingung dalam mencatat jenis biaya administrasi ke laporan keuangan yang berkaitan dengan seluruh kegiatan operasional perusahaan.
Namun sekarang dengan bantuan akuntan serta teknologi yang telah berkembang pesat, Anda dapat melakukan pembukuan yang rapi dengan layanan profesional seperti jasa pembukuan. Melalui jasa tersebut juga dapat membantu Anda dalam mendapatkan laporan keuangan secara realtime, buat invoice, mengurus unsur-unsur perhitungan pajak, serta payroll.
Pada dasarnya fungsi biaya administrasi juga memiliki suatu hubungan perencanaan dan kebijakan yang berlaku pada perusahaan, di mana hal ini berguna bagi sebuah perusahaan untuk dapat mengontrol sebuah pengeluaran.
Jika fungsi pencatatan biaya ini dapat diterapkan maka perusahaan perlu mengawasi dua hal yaitu pengawasan efektif dan pengawasan efisien. Pengawasan ini berfungsi juga untuk memantau pengeluaran produksi maupun pemasaran.
Selain itu adanya pengawasan di dalam produksi berguna untuk menghasilkan sebuah produk secara maksimal. Sehingga jika biaya admin dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan dapat menghasilkan produk yang banyak dari kemampuan para karyawannya.
Sedangkan bagian pemasaran, biasanya beban administrasi juga berkaitan dengan uang. Hal ini tentu saja perusahaan akan melakukan pemasaran dengan dana yang besar.
Maka dari itu bagian marketing juga berusaha untuk memasarkan produk sebanyak mungkin kepada pelanggan, apalagi ketika melakukan pemasaran face to face kepada pelanggan bahwa biaya admin ini memang tetap dibutuhkan.
Melalui berbagai jenis sosial media yang bisa dimanfaatkan, juga membuat perusahaan tetap membutuhkan beban administrasi. Maka dari itu adanya fungsi efektif dan efisien diterapkan supaya biaya yang dikeluarkan secara tepat pada bagian marketing perusahaan.
Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar dan Contoh Mudahnya
Sesudah mengetahui apa itu biaya administrasi, kini saatnya mengetahui berbagai tahap hal yang dilakukan dalam mencegah pengeluaran biaya administrasi yang berlebihan yaitu:
Dalam mengalokasikan dana yang sesuai kebutuhan supaya tujuannya dapat memberikan tanggung jawab beban administrasi, kepada divisi tertentu di perusahaan. Dengan cara alokasi dana yang dipakai dapat memiliki acuan atau dasar.
Dasar acuan yang dipakai ini juga merupakan tingkat perubahan pencatatan administrasi dalam aktivitas tertentu. Sehingga dalam hubungan beban umum dan beban administrasi, diharapkan agar dapat mengendalikan berbagai pengeluaran berdasarkan kondisi keuangan perusahaan.
Adapun dua manfaat dalam membagi jenis biaya administrasi umum yaitu pertama perusahaan memiliki dasar untuk membandingkan biaya umum dengan biaya administrasi. Kedua perusahaan menjadi lebih mudah dalam membagi dana sesuai divisi.
Setelah itu dalam membagi jenis biaya administrasi dapat digolongkan seperti gaji dan upah, dan pada biaya umum seperti biaya perawatan, asuransi dan lainnya.
Adapun dua cara terbaik dalam mengontrol pengeluaran biaya admin adalah:
a. Menggunakan Anggaran
Dengan menggunakan anggaran maka setiap divisi perusahaan dapat menyiapkan laporan neraca, laporan ini dapat dipertanggungjawabkan dalam akhir periode.
Baca juga : Neraca Saldo : Pengertian Lengkap, Jenis Dan Contoh Praktisnya
b. Teknik Standar Pengawasan
Dalam menggunakan teknik pengawasan pada perusahaan akan meningkatkan efisiensi serta fungsi dari beban administrasi. Sehingga teknik ini dapat berkaitan dengan biaya yang dibutuhkan maupun biaya yang diprediksi.
[elementor-template id="26379"]
Seperti pembahasan di atas bahwa beban administrasi juga berkaitan dengan biaya admin bank yang dapat dibuat akun sendiri, atau jika ingin lebih sederhana dapat di masukan ke dalam beban operasional.
Untuk beban operasional itu sendiri adalah seluruh beban yang timbul atas akibat dari kegiatan operasional perusahaan. Sehingga pencatatan tersebut tergantung keputusan akuntan perusahaan, apakah biaya administrasi ingin dipisahkan atau di jadikan satu dengan beban lainnya.
Ketika Anda melakukan pembayaran dengan giro atau transfer dengan nilai yang besar maka biaya administrasi juga dikenakan dengan nominal yang besar juga. Melalui fitur Kas dan Bank dalam Harmony, jurnal transaksi akan keluar secara otomatis yaitu :
Adanya peran beban administrasi dalam keuangan juga sangat penting bagi perusahaan, selain memudahkan pencatatan keuangan di perusahaan juga dapat mengatur transaksi atas kegiatan operasional usaha sehingga pembukuan bisnis Anda rapi dan akurat secara real time.
Sehingga cara agar perusahaan lebih mudah melakukan tugas biaya administrasi keuangan serta tugas akuntan, yaitu Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi dari Harmony.
Apa sih itu? Harmony merupakan sistem atau software akuntansi berbasis online yang bisa membantu Anda membereskan pembukuan lebih cepat dan rapi. Harmony juga mudah melakukan pemantauan stok, pembuatan invoice otomatis, rekonsiliasi bank transaksi secara otomatis, penghitungan aset, dan keuangan usaha yang mudah dikelola karena terdapat 20 lebih laporan keuangan secara real time. Agar lebih optimal cobalah gunakan Harmony software secara gratis selama 30 hari di sini.
Kunjungi halaman sosial media Harmony agar Anda tidak ketinggalan berita terbaru seputar keuangan, bisnis dan lainnya melalui Facebook, Instagram, dan Linked In Harmony.
