Sudah tahukah Anda pentingnya membuat business requirements document? Pada umumnya, business requirements document yang dirancang dan dibuat dengan rapi merupakan suatu fondasi penting dari sebuah kesuksesan project management.
Bila Anda dapat menerapkan business requirements document ini dengan baik, maka dokumen tersebut dapat menjadi sebuah pedoman bagi manajemen proyek Anda, yang mana dapat membuat semua karyawan memiliki pemahaman dan tujuan serupa dalam sebuah bisnis.
Lalu apa sebenarnya pengertian dari business requirements document? Dan apa saja manfaatnya untuk manajemen proyek bisnis? Bagi Anda yang belum memahaminya jangan khawatir.
Sebab kami akan membahas semuanya khusus untuk Anda. Maka dari itu, mari simak artikel berikut di bawah ini hingga selesai.
Table of Contents
Dikutip dari lama Lucidchart, menyatakan bahwa business requirements document (BRD) adalah suatu dokumen bisnis yang mana didalamnya menjelaskan mengenai solusi bisnis pada suatu proyek yang akan dikerjakan, seperti apa yang harus nantinya dilakukan oleh perusahaan pada produk baru atau pada produk yang akan diperbarui.
Dokumen dalam suatu organisasi ini berisi mengenai keperluan dan juga harapan pengguna, tujuan dibalik solusi yang diajukan, serta berisikan tentang kendala apapun yang dapat mempengaruhi penerapan dari solusi.
Umumnya BRD ini bertindak sebagai suatu pedoman bagi para stakeholder untuk membuat suatu kebijakan dan keputusan terkait prioritas, desain dan juga struktur kepemimpinan di dalamnya.
Dokumen bisnis ini sangat penting untuk dilakukan agar dapat memastikan proyek dapat tetap sejalan dengan tujuan bisnis secara menyeluruh.
Bukan hanya itu saja, dokumen tersebut juga bisa digunakan sebagai kontrak dasar antar vendor pihak pelanggan, di mana harapan dan target proyek tersebut akan diuraikan.
Yang mana rancangan tersebut akan dibuat oleh mereka yang menjabat sebagai business analyst atau manajer proyek yang sudah memiliki pemahaman yang mantap dan juga melakukan analisis SWOT terkait proses pembuatan draft dokumen persyaratan bisnis.
Terdapat dari sumber laman I Six Sigma, yang menyatakan bahwa setiap manajemen proyek sangat membutuhkan business requirements document.
Kenapa sangat dibutuhkan? Sebab dokumen bisnis tersebut mampu menjelaskan semua target proyek. Yang mana menjelaskan mengenai solusi apa yang paling efektif untuk setiap fungsi proses proyek tersebut.
Fungsi BRD ini adalah untuk memberikan critical to quality (CTQ). Kemudian, CTQ tersebut akan menghasilkan voice of customer (VOC), dan kemudian business requirements document akan menjelaskan apa saja manfaat yang didapat dari kedua hal ini melalui perspektif bisnis yang ada.
Untuk lebih jelasnya berikut adalah manfaat yang didapat oleh business requirements document yaitu:
Terdapat beberapa komponen dari konten business requirements document (BRD) yaitu:
Hal utama yang perlu dicantumkan dalam business requirements document adalah ulasan semua proyek. Bagi yang membuat dokumen ini harus meringkas garis besar persyaratan proyek tersebut.
Waktu yang tepat dalam merumuskan pernyataan ringkasan ini adalah setelah business requirements document sudah berhasil ditulis secara lengkap.
Perusahaan harus dapat mencantumkan laporan keuangannya. Sebab dengan begitu pihak pelaksana proyek bisa memperkirakan dampak proyek pada neraca dan juga pendapatan perusahaan dalam kurun waktu periode tertentu. Hal ini tentu sangat berguna sebagai pedoman agar bisa mencegah terjadinya kerugian.
Bagi Anda yang menyusun business requirements document harus menyertakan terkait kebutuhan logistik serta sumber daya yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
Business requirements document harus dapat menjelaskan perkiraan biaya dan juga nilai keuntungan yang akan didapatkan oleh proyek.
Hal ini harus diisi dengan daftar rinci dari seluruh biaya yang terlibat di dalam proyek bersama dengan analisa biaya dan keuntungan.
Bukan hanya itu saja, perhitungan terkait penghematan biaya dari proyek juga harus dicantumkan pada bagian ini.
Dalam pengerjaan proyek tentu harus dibahas secara detail pada bagian ini. Tujuannya untuk membantu pihak perusahaan dalam menilai performa proyek sesuai dengan lini waktu yang ditetapkan.
Selain itu penjelasan terkait jadwal, timeline dan tenggat waktu juga membantu perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh pemilik kepentingan di dalamnya menyadari apa yang sedang dibutuhkan dalam fase proyek.
Baca Juga: Apa Saja Perkembangan Revolusi Industri Hingga Saat Ini?
Berikut beberapa elemen-elemen yang diperlukan dalam dokumen bisnis yaitu:
Dalam deskripsi pekerjaan ini terdapat penjelasan mengenai jenis pekerjaan seperti apa dan pekerjaan tersebut ditujukan untuk klien siapa.
Selain itu latar belakang dari pekerjaan ini juga ditentukan di mana dan atas dasar kebutuhan dari pihak klien.
Adanya tujuan di dalam dokumen bisnis adalah agar bisa memberikan kejelasan untuk sistem tersebut dibuat dan kerugian jika diterapkan sistem ini.
Dalam poin ini akan ditampilkan penjelasan mengenai spesifikasi pembuatan yang digunakan serta perekaman yang akan digunakan pada sistem tersebut.
[elementor-template id="26379"]
Yang terdapat dalam poin ini, pembuatan business requirements document harus bisa menggambarkan berbagai modul yang terdapat dalam sistem yang mana nantinya akan dibuat dalam bentuk mock up beserta penjelasan kegiatan pengguna dalam modul tersebut.
Artinya, penjelasan terkait dengan pembagian kewenangan akses yang terdapat di dalam sistem yang mana dalam melalui akses ini klien bisa dapat mengetahui siapa saja pengguna dari sistem tersebut dan berbagai akses apa saja yang diterima dari setiap pengguna.
Untuk lebih memahaminya dengan mudah, penggambaran pada hak akses pengguna dapat ditampilkan dalam bentuk tabel lengkap.
Untuk setiap pekerjaan yang dilakukan harus dapat diukur kapan waktu dimulainya dan kapan setiap poin dari pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Bahkan akan lebih baik jika ditambahkan dengan milestone dari timeline tersebut agar dapat mengetahui hasil dari setiap pekerjaan yang dilakukan.
Itulah penjelasan di atas mengenai business requirements document. Semoga Anda dapat memahami dengan baik agar nantinya bisa diimplementasikan dan menghasilkan keuntungan untuk manajemen perusahaan Anda.
Namun ada satu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam bisnis adalah mengelola keuangan perusahaan dengan baik agar baik agar kondisi keuangan bisa tetap terjaga walau dalam keadaan sulit sekalipun.
Caranya adalah dengan mencatat laporan keuangan secara rapi, tepat, dan akurat dengan menggunakan software akuntansi Harmony.
Software Harmony akan membantu Anda menerima laporan keuangan secara real time dengan mudah walau tidak memiliki latar belakang sebagai akuntan sekalipun.
Aplikasi Harmony adalah solusi bagi pembukuan bisnis atau pengelolaan keuangan berbasis Cloud. Anda bisa mengakses kapanpun dan dimanapun, dengan keamanan data yang terjamin.
Apabila Anda ingin membuktikan sendiri kemudahan fitur-fitur akunting Aplikasi Harmony, segera daftar melalui tautan ini. Info lebih lanjut mengenai Aplikasi Harmony silahkan follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
