Saat ini, lingkungan kerja global sangat memungkinkan untuk diwujudkan. Anda bisa saja bekerja dengan seseorang dari berbagai dunia lain dengan mudah, sama seperti saat Anda bekerja dengan karyawan di departemen lain. Dengan jarak yang jauh, berpartisipasi dalam meeting secara online (virtual) menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari dan digunakan dalam bekerja seperti Work From Home (WFH) dalam situasi Virus Covid-19 pada saat ini.
Salah satu kunci utama dalam mengatur online (virtual) meeting adalah mengetahui dan memahami karakteristik semua tim dari setiap pendapat atau saran yang diberikan anggota tim pada saat meetiing berlangsung
Namun bagaimana cara agar setiap anggota meeting mau berpartisipasi dalam meeting online (virtual), dan menciptakan peluang bagi setiap para anggota meeting dalam memberikan saran atau tanggapan mengenai topik dalam meeting tersebut.
Dikutip dari Justin dan Joseph Grenny tentang bagimana cara yang tepat agar tim mau berpartisipasi dalam meeting secara online (virtual) dan melihat bagaimana pendapat dan tanggung jawab tim dalam melakukan meeting online tersebut.
Table of Contents
Pada saat melakukan meeting online, lakukan sesuatu di waktu 60 detik pertama untuk membantu mereka mengalami berbagi statistik yang mengejutkan atau provokatif, anekdot, atau analogi yang mendramatisir masalah, dan sebisa mungkin Anda untuk tidak memberikan solusi atau terlibat dalam memecahkan masalah tersebut sebelum mereka dapat menyelesaikannya. Apa pun taktik yang Anda gunakan, tujuan Anda adalah memastikan apakah kelompok secara empatik memahami masalah tersebut, dan fokus akan inti permasalahan yang dibahas, dan berusaha untuk menyelesaikan masalah yang Anda berikan.
Baca juga : 5 Cara Komunikasi Efektif Perusahaan Ditengah Krisis Wabah Corona
Ketika orang memasuki lingkungan sosial, mereka pasti menentukan peran mereka dalam lingkungan tersebut. Sebagai contoh Misalnya,ketika sedang memasuki bioskop, secara tidak sadar anda mendefinisikan peran sebagai pengamat akan filim yang anda tonton, apakah anda terhibur atau tidak akan filim tersebut. Dari contoh tersebut bisa di simpulkan bahwa ancaman keterlibatan terbesar dalam pertemuan virtual adalah memungkinkan anggota tim untuk secara tidak sadar mengambil peran pengamat saja, Banyak yang dengan senang hati mendefinisikan peran mereka dengan cara ini ketika mereka menerima undangan rapat.
Sebisa mungkin buat pengalaman tanggung jawab bersama sejak dini, agar setiap apa yang dilihat dan di dengar bukan saja hanya sekedar mengamati, melainkan harus ikut serta dalam situasi yang dibicarakan dan direncanakan. Baik itu saat Anda presentasi dalam sebuah rapat, dan Jangan lakukan presentasi dalam rapat hanya menjadi sebuah percakapan, melainkan harus menunjukan setiap apa yang sedang Anda presentasikan dan setiap anggota rapat harus ikut terlibat untuk mengambil tanggung jawab akan setiap presentasi yang sudah disampaikan, agar setiap anggota memiliki tanggung jawabnya dan ikut berpartisipasi.
Penelitian menunjukkan bahwa seseorang yang tampaknya mengalami serangan jantung di sebuah kereta bawah tanah lebih kecil kemungkinan bantuan dari banyaknya orang di kereta tersebut. Psikolog sosial menyebut fenomena ini sebagai difusi tanggung jawab. Jika semakin banyak orang bertanggung jawab, maka tidak ada yang merasa bertanggung jawab. Hindari ini dalam rapat Anda dengan cara memberikan mereka tugas yang dapat mereka lakukan secara aktif sehingga mereka mempunyai tanggung jawab,dan tidak bersembunyi dari tanggung jawab yang diberikan. Dari ilustari tersebut, Definisikan masalah yang dapat diselesaikan dengan cepat, contohnya dalam situasi meeting, berikan mereka tugas dan buat mereka dalam satu kelompok yang didalamnya terdiri dari 2-3 orang, dan biarkan mereka menggunakan berbagai aplikasi media sebagai alat komunikasi, seperti video call, whatsapp dan lainnya.
Berikan mereka batas waktu yang sangat terbatas untuk melakukan tugas yang sangat terstruktur dan singkat untuk setiap tim menyelesaikan. Dan dari media komunikasi yang mereka gunakan, mereka dapat memberikan setiap pendapat dan jawaban yang masing masing mereka miliki. Dengan adanya kerja sama, semua dapat terselesaikan. Bukan melihat seberapa banyak anggota yang berada di tim tersebut dan keberadaan tim tersebut baik jauh maupun dekat, Namun seberapa simpati nya mereka untuk bekerja sama dalam menyelesaikannya.
Sebagian besar kelompok tidak selalu baik dalam membuat satu slide dengan lainya, dan menyusun point point dalam slide. Seberapa pintar atau canggihnya teknologi dalam suatu grup tidak berpengaruh dari setiap hasil yang dilakukan, jika tujuan dari suatu meeting adalah keterlibatan suatu grup dalam menjelaskan slide dengan suatu cerita dan fakta. Aturan MVP atau Minimum Viable Power Point, sangat dibutuhkan untuk mengurangi resiko slide yang berlebihan dan kompleks. Dengan hal ini, dalam membuat slide pilih jumlah data yang sangat dibutuhkan untuk melibatkan suatu grup dalam memberikan informasi.
Jangan biarkan waktu berjalan lebih dari 5 menit tanpa memberi kelompok tugas atau masalah lain untuk diselesaikan. Didalam melaksanakan meeting online sudah pasti setiap anggota berbeda beda tempat akan setiap posisi pada saat melakukan meeting online. Jika Anda tidak mengarahkan mereka untuk fokus dalam melakukan meeting, kemungkinan setiap anggota akan terpengaruh akan suasana yang lain dan mereka tidak berpartisipasi akan meeting yang dilaksanakan. Dan jika itu terjadi, Anda harus bisa mengalihkan setiap pemikiran mereka dan bisa memberikan pertanyaan atau meminta saran agar anggota kembali fokus dan ikut berpartisipasi kembali dan melakukan meeting secara online dengan baik.
Bukan hal yang mudah bagi setiap pemimpin melakukan meeting secara online, untuk membuat meeting online sukses dan setiap anggota ikut berpartisipasi dalam meeting tersebut, Anda perlu menyesuaikan bagaimana tim dapat diarahkan dengan jelas dan baik. Butuh skala prioritas dalam melakukanya, misalnya dalam melakukan meeting online, Anda harus membuat struktur komunikasi yang baru sampai bagian yang paling penting ialah mengawasi ketersediaan dana dalam perusahaan Anda. Di area teknologi sekarang, Anda tidak perlu takut dan ragu untuk mengontrol pembukuan keuangan Anda kapan dan dimana saja. Melalui software akuntansi seperti Harmony, anda bisa mendapatkan laporan keuangan anda secara cepat dan tepat .
Harmony merupakan software akuntansi berbasis cloud dengan teknologi terkini, dimana Anda dapat dengan mudah melakukan laporan pembukuan Anda secara praktis. Tidak perlu ragu lagi, Harmony telah membantu para pebisnis untuk memiliki pembukuan yang rapih dan teratur setiap bulannya melalui konferensi tahunan kami yaitu FinTax Fair. Tunggu apalagi? Gunakan Harmony untuk membantu Anda dalam membereskan pembukuan bisnis Anda. Daftarkan diri Anda disini dan dapatkan Gratis 30 Hari.
