Masihkah Anda bingung melakukan analisis beban kerja? Lalu seberapa pentingnya? Tentunya bukan hanya mesin pabrik atau alat-alat berat saja yang harus dipikirkan tentang analisis beban kerja.
Sumber daya manusia dalam perusahaan perseorangan maupun perseroan, juga membutuhkan analisis beban kerja secara rinci. Pada dasarnya, analisis beban kerja adalah proses untuk mengetahui apakah beban kerja karyawan terlampau tinggi atau tidak.
Dari hasil analisis beban kerja, nantinya juga dapat diketahui berapa jumlah tenaga yang proporsional untuk menyelesaikan proyek atau pekerjaan tersebut. Sehingga, bisa dikatakan analisis beban kerja turut mendukung manajemen operasi dan manajemen proyek perusahaan.
Apa Itu Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)?
Dengan kata sederhana, analisis beban kerja atau workload analysis adalah berapa banyak pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Sedangkan, analisis tenaga kerja adalah berapa banyak pekerja yang sudah ada di dalam perusahaan. Sebelum merekrut karyawan, perusahaan sudah seharusnya melakukan analisis beban kerja.
Pasalnya, dari hasil analisis pada beban kerja bisa lebih mudah diketahui berapa kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan. Baru kemudian, perusahaan bisa melakukan seleksi dan analisis SWOT untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan setiap kandidat.
Untuk memahami pengertian dari analisis beban kerja, bisa digambarkan melalui contoh analisis dalam beban kerja. Misalnya, menelaah atau membuat perhitungan jam kerja karyawan, jumlah karyawan, serta hasil produksi.
Jika tidak mencapai target, bisa jadi hal itu karena beban kerja terlalu tinggi. Sehingga, melampaui batas kemampuan karyawan.
Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan Dan Contohnya
Cara Menghitung Beban Kerja
Dilihat dari contoh analisis beban kerja di atas, ada relevansi antara jumlah karyawan dan waktu kerja karyawan.
Sebab, dari kedua komponen tersebut bisa diketahui cara menghitung beban kerja sebagai berikut.
Rumus Menghitung Beban Kerja = Beban Kerja x Waktu           Â
Contoh beban kerja dan perhitungannya bisa diilustrasikan, misalnya perusahaan mengadopsi waktu kerja 5 jam per hari. Jam kerja ini sudah termasuk break makan siang atau jam istirahat karyawan.
Selanjutnya, perusahaan bisa menerapkan cara menghitung beban kerja untuk mengetahui volume kerja karyawan apakah terlalu membebani atau tidak. Standarnya, 5 jam kerja per hari, adalah volume kerja ideal yang tidak terlalu membebani.
Jika semua jenis hasil produksi telah melalui cara menghitung beban kerja di atas, maka perusahaan bisa lebih mudah menyesuaikan volume kerja yang nyaman bagi karyawan.
Selain itu, analisis dalam beban kerja tersebut juga dapat dijadikan acuan untuk memperoleh nilai volume jabatan serta volume kerja unit.
Membuat Analisis Beban Kerja Dari Satuan Waktu Kerja
Perlu dicatat, ada empat satuan waktu kerja yang umum digunakan. Antara lain harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
Contoh beban kerja dalam satuan waktu kerja
Harian= 5 jam per hari / 300 menit.
Mingguan = 5 jam per 5 hari / 25 jam / 1500 menit.
Bulanan = 5 jam per 20 hari / 100 jam / 6000 menit.
Tahunan = 5 jam per 240 hari / 1200 jam / 72000 menit.
Contoh Analisis Beban Kerja Dari Suatu Kasus
Seorang Kepala Sub Bidang Inventaris dan Pegawai di Desa Sukamaju memiliki beban kerja utama yang terbagi dalam beberapa kegiatan. Berikut tiga di antaranya:
- Pengolahan data aplikasi e-formasi (beban kerja: 135, waktu: 30 menit)
- Pengolahan data kebutuhan ASN (beban kerja: 135, waktu: 45 menit)
- Menganalisis data kebutuhan ASN (beban kerja: 270, waktu: 30 menit) dan seterusnya.
Dari contoh analisis beban kerja di atas, dapat dilakukan cara menghitung beban kerja, yaitu
- Waktu total beban kerja utama kegiatan #1 : 135 x 30 = 4050 menit
- Waktu total beban kerja utama kegiatan #1 : 135 x 45 = 6075 menit
- Waktu total beban kerja utama kegiatan #1 : 270 x 30 = 8100 menit
Ketika semua sudah didapatkan hasil, maka ditambahkan secara total yaitu 18.225 menit.
Dengan melihat contoh analisis beban kerja tersebut, maka bisa dilihat bahwa Kepala Sub Bidang Inventaris dan Pegawai di Desa Sukamaju memiliki sejumlah 3 kegiatan dengan waktu kerja total selama 18.225 menit.
Jadi, dengan memahami contoh beban kerja serta cara menghitung beban kerja, akan lebih mudah bagi perusahaan membuat analisis beban kerja yang sesuai dengan kapabilitas karyawan.
Tak terkecuali bagi staf administrasi dan keuangan perusahaan Anda. Jangan sampai tim finance merasa terbebani dengan tugas administratif yang masih dikerjakan secara manual.
Jadikan Software Akuntansi Harmony sebagai solusi pembukuan dan laporan keuangan instan yang meringankan beban kerja karyawan. Karyawan Anda akan bekerja lebih produktif, nyaman, dan cepat, karena tugas akunting bisa dikerjakan semudah hanya beberapa klik saja.
Langsung yuk, coba GRATIS 30 hari Software Akuntansi Harmony dengan klik tautan ini. Info lebih detail, follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony sekarang.
