Dalam sebuah aktivitas perusahaan yang sering melakukan pengiriman dokumen-dokumen penting, barang dan uang tentunya selalu membutuhkan surat tanda terima atau yang disebut sebagai contoh surat tanda terima barang.
Surat tanda terima barang merupakan dokumen yang sangat penting yang harus diserahkan ketika terjadinya proses penyerahan barang.
Selain itu contoh surat tanda terima barang ini juga merupakan bukti penting dari suatu terjadinya proses jual beli perusahaan dagang antara beberapa pihak yang terlibat.
Maka dari itu sangat penting bagi Anda yang memiliki bisnis dalam bidang penjualan, distribusi dan sebagainya untuk mengetahui contoh surat tanda terima barang.
Adapun manfaat yang diberikan dari contoh tanda terima surat barang bagi pihak yang terlibat. Contoh tanda terima surat barang ini bisa menjadi alat bukti penting apabila di kemudian hari terjadi perselisihan antara pihak yang terlibat.
Table of Contents
Surat tanda terima barang adalah sebuah tanda atau bukti yang dikirim oleh suatu perusahaan terkait dengan penerimaan barang atau jasa yang diberikan. Biasanya contoh tanda terima surat barang ini akan diberikan bersamaan dengan produk dalam suatu jasa ekspedisi.
Namun secara umum, dokumen ini sangat berbeda dengan kwitansi. Apa itu perbedaan dari keduanya? Kwitansi merupakan bukti surat sah pembayaran pada suatu produk.
Sedangkan pada surat tanda terima akan diterima oleh pihak pembeli terlebih dahulu dibandingkan kwitansi (sebab menunggu pelunasan tagihan).
Alasan diberikannya jenis surat ini untuk memastikan jika produk atau barang telah diterima secara utuh oleh pihak penerima dan tidak adanya kesalahan dalam barang yang di kirim.
Maka dengan begitu, pihak penjual sudah tidak perlu lagi untuk memeriksa ulang kepada pihak jasa ekspedisi perihal keberaaan produk milik konsumennya tersebut.
Dalam melakukan pemesanan produk, konsumen juga dapat melakuakan PO (Purchase order). Purchase order (PO) bisa diartikan sebagai dokumen pembelian barang dari supplier. Dokumen ini biasanya diajukan oleh pembeli untuk disetujui oleh supplier atau pemasok.
Ketika barang yang sudah di pesan tersedia, maka barang tersebut akan segera dikirim kepada konsumen, dan setelah itu konsumen juga akan diberikan surat tanda terima barang yang menyatakan bahwa barang tersebut sudah sampai sesuai dengan tujuan.
Baca Juga: 3 Tahap Menghitung HPP Perusahaan Dagang Dengan Mudah
Lalu apa yang membedakan surat tanda terima dengan invoice? Perbedaan keduanya dapat dilihat dari kegunaannya dan perannya di dalam sebuah aktivitas transaksi.
Invoice merupakan suatu dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pengusaha (penjual) yang mana dalam dokumen tersebut berisikan tentang tagihan yang harus dibayar oleh konsumen.
Selain itu invoice juga berisikan mengenai kuantitas, harga, diskon, nomor invoice, jumlah untuk total pembayaran, tanggal penerbitan faktur, serta tanda tangan penjual.
Invoice juga dikirim sebelum dilakukannya pembayaran pada barang untuk menunjukan berapa seluruh jumlah yang harus dibayar oleh pembeli. Invoice juga sangat dibutuhkan dalam menyusun laporan laba rugi sebuah perusahaan dagang.
Adapun skema alur mengenai aktivitas transaksi:
Surat Penawaran (Quotation) – Order Penjualan (Sales Order)– Invoice – Surat Tanda Terima – Kwitansi
Sedangkan tanda terima tentu sangat berbeda dengan invoice. Sebab, pada dokumen tersebut diberikan setelah invoice diterima dan produk di kirimkan kepada konsumen.
Tujuan dari keduanya juga sangat berbeda, sebab invoice lebih mengarah kepada informasi penagihan pembayaran. Namun sedangkan pada tanda terima hanya berkaitan dengan penerimaan barang.
Baca Juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)
Mungkin bagi Anda yang belum terlalu memahami apa saja yang terdapat dalam contoh tanda terima, berikut akan dijelaskan di bawah ini:
Dalam kegiatan bisnis penjualan, surat tanda terima merupakan hal biasa yang sering dilakukan oleh pemilik toko yang ingin menyerahkan dan menerima barang pada pihak lain atau pihak kedua.
Seperti contoh, sebuah toko ingin menyerahkan beberapa barang belanjaan yang berisikan makanan ringan yang ingin dikirim kepada pihak kedua.
Lalu surat tanda terima ini akan diberikan kepada pihak kedua sebagai bukti bahwa barang yang sudah dikirim dan diterima dengan keadaan baik sampai ke tangan pihak penerima.
Dengan adanya surat tanda terima ini, maka kedua belah pihak baik si penerima dan si penjual tidak akan ada rasa khawatir lagi, terutama bagi pihak penerima yang pastinya menginginkan barang tersebut sampai dengan keadaan aman dan tidak mengalami rusak ataupun lecet pada barang tersebut.
Kegiatan dalam sebuah PT tentu tidak jauh dari kegiatan perpindahan barang sehingga dalam melakukan kegiaitan tersebut juga dibutuhkan suatu surat tanda terima barang.
Dalam menyerahkan surat ini juga harus jelas dan benar agar pihak kedua dapat memahami maknanya serta tidak terjadinya suatu kesalahpahaman pada barang yang ingin dilakukan perpindahan.
Seperti contoh, sebuah PT yang ingin melakukan penyerahan sebuah mobil kepada pihak kedua. Mobil yang ingin diserahkan tentu harus melewati beberapa tes dan juga uji coba apakah mobil tersebut masih berfungsi dengan baik atau tidak.
Setelah dilakukannya pengecekan tersebut dilakukan, maka baru pihak PT melakukan penyerahan terhadap barang tersebut. Selalin itu pihak PT juga akan menerima janji dari pihak kedua.
Yang mana berisikan tentang bahwa pihak kedua bersedia untuk merawat barang tersebut dan bersedia untuk mengeluarkan dana apabila terjadi kendala terhadap kendaraan tersebut.
Dalam kegiatan penyerahan barang untuk kantor juga tidak ada bendanya degan yang lain. Tidak lali penyerahan barang tersebut berisikan peralatan alat tulis kantor yang telah habis stok atau alat penunjang lainnya yang mana barang tersebut digunakan dalam sebuah kantor.
[elementor-template id="26379"]
Dalam melakukan serah terima untuk kegiatan sekolah biasanya terjadi antara pihak toko dengan sekolah. Untuk barang yang ingin dikirim biasanya berupa peralatan yang dapat menunjang kegiatan belajar mengajar.
Seperti halnya pengiriman barang tersebut dapat berupa pengiriman bangku, meja, papan tulis, dan lain sebagainnya.
Jika Anda membeli sebuah mobil ataupun sepeda motor dari pihak individual lain, tentu Anda akan menuliskan surat tanda terima atas kendaraan tersebut. Selanjutnya Anda sebagai pembeli kemudian bisa memberikan kuitansi pembayaran kepada orang yang menjual kendaraan tersebut.
Ketika melakukan kegiatan pengiriman barang, memberikan form tanda terima barang yang resmi merupakan hal yang wajib untuk ditaati oleh pengirim dan penerima barang. Form tanda terima barang ini juga merupakan salah satu dokumen yang nantinya akan menjadi bukti bahwa barang sudah diterima oleh pihak kedua.
Bukan hanya itu, form tanda terima barang juga dapat menjadi bukti transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan dijadikan sebagai berkas untuk menyusun laporan keuangan perusahaan Anda.
Guna proses manajemen bisnis Anda menjadi lebih baik, Anda dapat menggunakan software akuntansi sebagai alat untuk membantu setiap laporan pembukuan Anda. Untuk memberikan solusi kepada Anda, Software akuntansi Harmony hadir untuk memudahkan setiap rancangan buku besar, laporan keuangan, dan perpajakan. Sekarang, daftar akun Anda melalui link di sini untuk mencoba semua fiturnya GRATIS dalam 30 Hari.
Atau Anda ingin mengenal kami lebih lanjut? Ikuti dan like akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
Ingin terima beres laporan keuangan perusahaan Anda? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi.
