Laporan klaim biaya merupakan kompensasi yang dibayarkan sebuah perusahaan untuk karyawan, pelanggan, atau pihak lain sebagai pembayaran pengeluaran bisnis. Jenis pengeluaran yang dapat diklaim biasanya transportasi, makanan, asuransi, pajak, logistik, atau biaya-biaya lainnya.
Dengan demikian, manajemen keuangan setiap perusahaan harus menyusun laporan klaim biaya untuk untuk membuat jenis laporan keuangan lainnya. Contoh laporan reimbursement atau contoh laporan klaim biaya sangat beragam, biasanya setiap perusahaan memiliki format tersendiri.
Namun, terlepas dari perbedaan format laporan klaim biaya tersebut, terdapat unsur-unsur yang selalu ada. Misalnya, tanggal transaksi, jumlah transaksi, kode transaksi, dan tanggal pencairan klaim biaya.
Laporan klaim biaya berisi informasi mengenai kompensasi moneter yang diterima untuk menutupi transaksi yang telah dilakukan sebelumnya. Laporan klaim biaya selalu dikaitkan dengan laporan pengeluaran bisnis.
Setiap perusahaan menerapkan kebijakan dan prosedur klaim yang berbeda. Tujuan dari penggantian biaya tersebut adalah untuk memastikan transaksi dapat diselesaikan dengan efisien dan efektif demi kepuasan perusahaan dan karyawan. Dalam keadaan tertentu, laporan klaim biaya bisa juga dicantumkan dalam pembukuan sederhana perusahaan. Berikut ini, panduan praktik terbaik atau cara membuat laporan klaim biaya terkait bisnis.
Membuat Kebijakan dalam Proses Klaim Biaya
Dalam membuat kebijakan, perusahaan harus menyampaikan informasi dengan jelas kepada karyawan mengenai syarat, pedoman, dan jangka waktu dari tanggal transaksi hingga pengajuan. Untuk kepentingan kedua belah pihak, maka sebaiknya kebijakan dibuat sedetail mungkin agar karyawan dapat selalu memutuskan segala hal yang diperbolehkan maupun yang tidak diperbolehkan.
Menentukan Objek Yang Dapat Diklaim
Perusahaan harus membuat aturan yang jelas tentang pembelian yang memenuhi syarat sebagai klaim pengeluaran yang valid. klaim yang memenuhi syarat biasanya mencakup transportasi dan akomodasi, perlengkapan kantor, biaya telepon seluler, dan biaya untuk bertemu klien. Selanjutnya, sampaikan informasi mengenai banyaknya biaya yang ditanggung oleh perusahaan, dari subsidi parsial hingga penggantian penuh.
Membuat Sistem Klaim Biaya
Laporan klaim biaya penggantian harus diajukan dan diselesaikan oleh karyawan dan diajukan ke departemen HR untuk disetujui. Sesuai dengan kebijakan sebelumnya, maka komunikasikan segala informasi yang dibutuhkan saat mengirim klaim. Termasuk jumlah total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual/pemasok, dan deskripsi barang atau jasa yang dibeli.
Selain itu, karyawan juga harus menyediakan catatan yang mendukung klaim untuk ditinjau atau disetujui. Catatan tersebut meliputi tanda terima, faktur, tiket, dan hal-hal terkait kendaraan. Agar semuanya teratur, maka buat sistem terpusat termasuk proses mengunggah dan mengirimkan bukti pembayaran. Cara melakukannya bisa dalam bentuk hardcopy atau softcopy. Sebaiknya, jadikan proses klaim secara sederhana dengan proses digitalisasi agar cepat terlaksana dan cepat selesai.
Baca Juga : Pembahasan Lengkap Mengenai Laporan Keuangan Segmen
Menetapkan Legitimasi Pengeluaran
Sudah umum bagi setiap perusahaan untuk menentukan batas waktu klaim biaya masuk. Tentunya, batas waktu tersebut akan mempermudah dalam membuat laporan klaim biaya. Biaya klaim merupakan salah biaya yang harus segera dikeluarkan, sehingga pencatatannya terpengaruh oleh periode laporan.
Jangka Waktu Klaim Biaya
Pastikan perusahaan memberikan informasi yang jelas kepada karyawannya mengenai lamanya waktu menerima pembayaran dari perusahaan. Dalam hal membayar karyawan, sikap transparansi sangat penting agar dapat menjaga semuanya berjalan dengan lancar. Laporan reimbursement dapat disusun sebagai laporan pengeluaran perusahaan.
Sekarang, segala hal berkaitan dengan laporan keuangan dan karakteristiknya menjadi sangat mudah dan cepat dengan menggunakan aplikasi.
Software akuntansi Harmony merupakan rekomendasi terbaik untuk laporan keuangan perusahaan Anda. Buruan daftarkan akun Anda dan nikmati gratis uji coba 30 hari dengan cara klik link ini.
