Perusahaan umumnya melakukan tindakan purchasing untuk memesan produk ke supplier barang/ jasa. Namun tentunya, agar tindakan pembelian bisa terlaksana dengan baik, dibutuhkan komitmen agar sesuai prinsip akuntabilitas, transparan, dan kontrak perjanjian yang jelas.
Di era teknologi, pembelian bisa dilakukan secara online atau yang dikenal dengan istilah e-purchasing. Secara singkat, pembelian artinya pemesanan atas barang atau jasa dari perusahaan maupun individu ke supplier/ pemasok. Dalam hal ini, purchasing artinya mengalami digitalisasi seiring kemajuan zaman dan menjadi e-purchasing.
Bahkan, di dunia akuntansi retail, e-purchasing dan purchasing sudah menjadi istilah yang lumrah. Nantinya, dokumen pembelian dipakai untuk melengkapi laporan keuangan. Termasuk membuat pencatatan debit dan kredit, serta lebih mudah mengidentifikasi biaya produksi lainnya berdasarkan perilaku biaya, seperti biaya tetap dan biaya variabel produk yang dijual.
Baca juga: Perbedaan PO dan PR
Table of Contents
Bedanya purchasing dengan e-purchasing ada dalam mekanisme atau tata cara pemesanan barang/ jasa. Hal ini diatur dalam Peraturan Presiden No. 54/ 2010 mengenai pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Disebutkan bahwa e-purchasing adalah metode atau cara membeli produk berupa barang atau jasa dengan sistem elektronik. Misalnya, memakai platform aplikasi atau website, sehingga e-purchasing lebih mengandalkan sebuah sistem elektronik otomatis, ketimbang cara-cara pemesanan manual.
Agar proses produksi berjalan lancar dan memenuhi kebutuhan perusahaan, tugas pembelian harus dilaksanakan dengan baik. Berikut di antara tugas pembelian:
Tugas pembelian yang pertama adalah membuat analisis apa saja kebutuhan perusahaan. Hal ini penting agar bisa meningkatkan efisiensi biaya perusahaan dan memesan barang/ jasa yang benar-benar penting bagi usaha.
Baca Juga: Mengenali Perilaku Biaya (Cost Behavior), Sifat Dan Cara Menghitungnya
Tak hanya menganalisis kebutuhan produksi, tugas pembelian juga memilih vendor atau supplier yang mendukung kinerja operasional. Dari sekian banyak supplier, tugas pembelian menentukan manakah yang terbaik dari segi harga, layanan, dan kualitas barang/ jasa dari pihak supplier/ vendor.
Selanjutnya, tugas pembelian juga membuat pesanan dan mengisi faktur atau formulir pembelian dengan spesifik. Faktur ini bisa dijadikan arsip dan bukti pembelian.
Setelah produk barang atau jasa yang dipesan dari supplier/ vendor datang, maka faktur harus dibayar oleh tim pembelian sesuai kesepakatan. Ada yang dilakukan dengan cara mengangsur atau sesuai perjanjian. Dalam hal ini, pembelian artinya aktivitas pembayaran masih dibuat secara manual. Misalnya melalui email, telepon, Whatsapp, dan sebagainya.
[elementor-template id="26379"]
Secara sederhana, proses pembelian sama seperti pemesanan barang atau jasa pada umumnya. Setelah memilih supplier atau vendor, kemudian dibuat faktur pembelian atau surat pemesanan barang/ jasa. Faktur ini dikirim ke supplier oleh tim pembelian untuk segera ditindaklanjuti.
Jika barang atau jasa tersedia, tim pembelian kemudian akan menerima barang yang dipesan dan selanjutnya melakukan pembayaran faktur tagihan.
Tidak terbayangkan betapa rumit dan ribetnya jika perusahaan masih mengandalkan pemesanan secara manual. Tim pembelian membutuhkan banyak waktu dan tenaga untuk mengetik dan mencetak faktur tagihan, mengirimkan satu persatu, ditambah lagi harus membuat laporan pembukuan.
Maka itu, pakai Software Akuntansi Harmony untuk mendukung kinerja tim pembelian dan keuangan perusahaan Anda. Software Akuntansi Harmony adalah solusi bisnis untuk menjalankan tugas akuntansi secara lebih cepat, modern, dan real-time. Anda bisa membuat faktur tagihan secara instan, smart invoicing, hingga penagihan otomatis. Semuanya hanya membutuhkan beberapa kali klik.
Faktur pemesanan juga lebih mudah diintegrasikan dengan anggaran perusahaan, sehingga mengelola keuangan bisnis jadi lebih gampang, deh. Tertarik meningkatkan sistem pemesanan dan pembukuan Anda dengan Software Akuntansi Harmony? Silakan daftarkan diri Anda sekarang melalui tautan ini. GRATIS pemakaian selama 30 hari, tanpa biaya tambahan apapun.
Lengkapi juga wawasan Anda dengan info-info finansial dan bisnis terupdate lainnya, dengan follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony hari ini.
