Fungsi Nota Debit Dalam Usaha, Contoh dan Cara Praktis Membuatnya

Nota debit atau nota debet adalah nama lain dari memo debit. Dibuat oleh pembeli kepada penjual ketika meminta pengembalian dana. Misalnya, karena barang yang salah, rusak, atau pembatalan pembelian, dan keadaan tertentu lainnya. Sesuai prinsip akuntabilitas, kekeliruan pembukuan bisnis seperti ini harus segera diperbaiki.

Sepintas, nota debit atau nota debet adalah mirip dengan nota kredit. Akan tetapi, nota debit diberikan dari pihak pembeli. Nota debit bertindak sebagai dokumen permintaan resmi dari pembeli kepada penjual untuk meminta dibuatkan nota kredit.

Dokumen nota debet berfungsi sebagai bukti kalau pembelian benar-benar terjadi dan sah, sehingga si pembeli bisa mengajukan pengembalian barang atau retur barang yang salah kirim.

Kapan Harus Membuat Nota Debit?

Sebagai pelanggan, jika Anda membeli barang dari penjual atau supplier dan ingin melakukan retur/ pengembalian barang karena alasan yang sah, Anda bisa mengeluarkan atau membuat nota debit.

Sebenarnya, ada beberapa alasan mengapa nota debit perlu dibuat atau diterbitkan. Beberapa di antaranya alasan mengeluarkan nota debet adalah berikut:

• Ada barang yang diterima rusak atau cacat.
• Pembeli telah ditagih dengan jumlah nominal yang salah, bisa lebih atau kurang.
• Nilai atau jumlah nominal dalam faktur tagihan terdapat kekeliruan yang perlu diperbaiki. Seperti alamat keliru, ada barang tambahan, dll.

Contoh Nota Debet

Proses nota debit dan kredit dalam akuntansi sangat mirip. Nota debit harus selalu disimpan untuk mencatat pengakuan pendapatan di pembukuan. Atau, bisa dijadikan arsip dokumen dan bukti yang sah.

Contoh nota debet untuk perusahaan:

• Perusahaan A membeli barang senilai Rp 2.000.000 dari Perusahaan B.
• Setibanya di Perusahaan A, barang rusak. Perusahaan A ingin mengembalikan barang tersebut ke Perusahaan B.
• Perusahaan A mengeluarkan nota debit - berisi semua informasi yang relevan termasuk jumlah pembelian asli dan PPN.
• Ketika Perusahaan B menerima nota debet, mereka dapat meninjau dan menyetujui permintaan tersebut, dan menerbitkan nota kredit sebagai bukti penggantian kepada Perusahaan A.

Dalam hal ini, pembelilah yang mengeluarkan nota debet kepada supplier sebagai permintaan nota kredit atau penggantian barang/ uang.

[elementor-template id="26379"]

Contoh Nota Debet Yang Diterbitkan Supplier

Namun, ada juga kasus ketika nota debet dikeluarkan dari pemasok ke pembeli. Berikut contoh nota debet dari supplier:

• Pemasok, Perusahaan Z, menjual dan mengirimkan barang senilai Rp 500.000 kepada pembeli, Perusahaan X.
• Perusahaan Z menagih Perusahaan X hanya dengan Rp 400.000 (karena kesalahan tulis/ typo.)
• Perusahaan Z menyadari kesalahan mereka dan mengeluarkan nota debet kepada Perusahaan X sebesar Rp 100.000 untuk menggenapi selisih kekurangannya dan membuat penyesuaian yang diperlukan dalam piutang mereka.

Fungsi Nota Debit

Sistem nota debet untuk pengembalian barang atau dana bagi perusahaan, memiliki sejumlah manfaat. Fungsi nota debit, antara lain:

• Sebagai bukti pengembalian barang.

  Rincian nota debet dimasukkan ke dalam buku nota debet. Salinan nota debet dikirimkan ke supplier dengan barang yang dikembalikan. Sedangkan, salinan lainnya disimpan ke dalam buku nota debit. Oleh karena itu, pedagang memiliki catatan tentang semua barang yang dikembalikan dan ke siapa saja barang tersebut dikirim.

• Syarat penerbitan nota kredit.

  Nota kredit, ketika diterima dari pemasok, ditandai dengan salinan nota debet yang disimpan dalam buku nota debit.

• Mempermudah audit dan inventaris.

  Buku nota debit harus diperiksa secara berkala untuk memastikan bahwa semua barang yang dikembalikan telah dipertanggungjawabkan dan nota kredit telah diterima.

• Membantu petugas/ kurir pengirim barang.

  Buku nota debet dapat dikirimkan melalui kurir jika barang dikembalikan ke pemasok lokal. Kurir dapat memperoleh tanda tangan dalam buku dari supplier kepada siapa barang dikembalikan.

  Dalam kasus lain, pedagang harus mendapatkan tanda tangan kurir pada catatan konsinyasi. Tanda tangan pada contoh nota debet tersebut merupakan bukti bahwa barang tersebut dikembalikan.

• Arsip supplier.

  Nota debet asli disimpan oleh supplier. Nota debet menjadi arsip supplier sendiri untuk mengeluarkan nota kredit. Perhatikan bahwa nota debit tidak boleh digunakan sebagai media posting. Ini hanyalah sebuah memo untuk memastikan penerimaan nota kredit. Nota kredit adalah media posting dan harus dimasukkan dalam buku retur pembelian.

Mau menjalankan bisnis tanpa repot mengurus tugas administrasi dan akuntansi seperti perpajakan atau membuat nota debet manual? Pakailah Software Akuntansi Online dari Harmony.

Harmony Accounting Software adalah solusi pembukuan bebas ribet. Anda bisa mengakses dimanapun dan kapanpun dibutuhkan lewat smartphone, tablet, atau laptop/ komputer. Termasuk membuat nota debit secara otomatis, rekonsiliasi bank otomatis, hingga pembuatan laporan keuangan otomatis dan instan. Fitur lengkapnya, bisa cek dan follow akun Instagram, LinkedIn, dan Facebook Harmony.

Yuk, selesaikan tugas pembukuan dan administratif secara rapi, sistematis, dan modern bersama Aplikasi Harmony sekarang juga! Klik di sini untuk daftar FREE Trial 30 hari.