Seiring dengan berjalannya waktu, maka semakin berkembangnya kecanggihan dalam bidang teknologi. Khususnya pada pembukuan tradisional, dimana sekarang sudah ada aplikasi pembukuan yang lebih memudahkan lagi dalam pembuatan laporan keuangan dalam sebuah bisnis.
Perkembangan teknologi ini tidak hanya mempengaruhi dunia bisnis, tapi juga mempengaruhi bidang kesehatan, pemerintahan dan lainnya. Perkembangan teknologi informasi berdampak signifikan terhadap suatu perusahaan yang masih menggunakan sistem manual.
Dampak signifikan yang dimaksud adalah penggunaan teknologi informasi yang canggih akan memudahkan suatu pekerjaan. Seperti pemrosesan data yang membutuhkan aplikasi pembukuan sebagai pembantu pembuatan laporan keuangan.
Hal ini berarti bahwa perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat memberikan banyak kemudahan kepada para penggunanya, terutama pekerjaan yang termasuk dalam bidang bisnis. Karena pekerjaan di bidang bisnis umumnya menggunakan komputer sebagai pembantu pekerjaan.
Sebab dengan menggunakan komputer, Anda bisa bekerja secara cepat, tepat waktu, relevan dan akurat. Sehingga waktu tidak akan banyak terbuang, tenaga tidak banyak terpakai dan mengeluarkan banyak biaya.
Fungsi aplikasi pembukuan sebagai checker yang bisa memastikan apakah suatu transaksi benar terjadi. Hal ini tentu memudahkan seorang akuntan dalam bekerja dan masih banyak lagi manfaat menggunakan aplikasi pembukuan.
Contohnya adalah seorang akuntan yang bekerja di perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam pembuatan laporan dan menerima laporan akuntansi baik dari kasir, karyawan bagian penjualan, pembelian, persediaan dan juga produksi.
Maka ia harus menerima laporan tersebut secara manual dan meneruskannya secara manual juga. Namun, jika akuntan tersebut menggunakan software akuntansi, maka ia tidak perlu menerima laporan-laporan tersebut secara manual.
Ia hanya perlu menunggu kiriman laporan saja kemudian mengerjakan laporan tersebut dan meneruskannya ke atasan. Sehingga hasil yang didapat menjadi lebih baik, efisien, tidak membutuhkan waktu dan tenaga yang berlebihaan. Satu lagi yang penting adalah hasilnya lebih akurat.
Lantas, apa saja kelemahan dari kegiatan pembukuan tradisional?
Berdasarkan fakta yang ada saat ini, pembukuan tradisional sudah mulai diinggalkan. Hal ini dikarenakan pembukuan tradisional memiliki beberapa kelemahan yang berbahaya untuk keamanan data, diantaranya adalah:
1. Biaya Besar
Tidak bisa dipungkiri bahwa menggunakan pembukuan tradisional tentu akan membutuhkan biaya yang besar, karena Anda harus menggaji seorang in-house accountant agar bisa menyelesaikan membukuan Anda.
Selain itu, jika terdapat kesalahan yang terjadi akibat human error, maka proses pembukuan yang sedang dijalankan. Sehingga hal tersebut menjadikan pekerjaan Anda menjadi lebih lama dan membutuhkan seseorang dengan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Kesulitan Akses
Sebagai seorang pebisnis, Anda dituntut untuk bisa mengetahui serta mengupdate aktivitas finansial perusahaan. Selain itu, data finansial juga perlu dijaga kerahasiaannya.
3. Tingkat Pengawasan
Akibat paling fatal dari penggunaan pembukuan tradisional adalah sulit untuk mengawasi keuangan perusahaan sehingga kemungkinan besar akan muncul pelaku kecurangan atau fraud dalam perusahaan tanpa disadari.
Kecurangan ini bisa saja berupa penyalahgunaan aset, korupsi dan sebagainya.
4. Resiko Kehilangan Data
Salah satu resiko besar yang bisa terjadi saat menggunakan pembukuan kehilangan data perusahaan akibat dari kecelakaan kecil yang bisa muncul dari kegiatan sehari-hari.Sehingga resiko lain yang bisa muncul adalah kehilangan investor akibat kecelakaan kecil tersebut.
Berdasarkan kelemahan dari kegiatan pembukuan tradisional dan kelebihan penggunaan software akuntansi, maka bisa disimpulkan bahwa penggunaan software akuntansi adalah solusi terbaik yang patut Anda coba untuk meminimalisirkan resiko-resiko tersebut.
Salah satu aplikasi pembukuan terbaik dan terpercaya di Indonesia adalah Harmony yang dirancang khusus secara cloud sehingga dapat di akses secara realtime, dimanapun dan kapanpun. Selain itu, aplikasi pembukuan Harmony juga menyediakan fitur pembuatan laporan keuangan yang terintegrasi secara sistem dan Anda dengan mudah mendapatkan Gratis 30 Hari disini.
