Apakah Anda masih bingung bagaimana cara membuat purchase order? Terlebih lagi ketika Anda memiliki bisnis yang besar, serta memiliki banyak jenis inventory.
Dengan Anda mengetahui bagaimana cara membuat purchase order yang cepat maka akan membantu Anda untuk mengirimkan dokumen tersebut tanpa membuang waktu dan biaya Anda.
Nah apa sih purchase order itu? Purchase order adalah suatu dokumen yang berisi informasi atas permintaan stok barang yang dikirim melalui pihak pembeli kepada pemasok.
Di sisi lain arti PO barang atau purchase order adalah sebuah pesanan dimana akan memberikan rincian kebutuhan stok barang yang dilakukan oleh pembeli.
Untuk itu melalui artikel ini akan membantu Anda bagaimana cara membuat purchase order, apa kegunaan dari cara membuat purchase order, hingga miliki cara buat PO yang simple dan tidak membuang waktu Anda.
Kenali Istilah Purchase Order
Apa itu PO barang atau purchase order? Purchase order adalah suatu informasi yang berbentuk dokumen resmi, di mana dokumen ini dibuat oleh penjual kepada vendor atau suppliernya.
Nah, biasanya di awal penjual memiliki metode persediaan untuk memeriksa ketersediaan inventory melalui laporan stok barang, jika barang tersebut berkurang maka penjual tersebut akan melakukan PO barang.
Selain itu dalam purchase order tersebut akan dijelaskan berbagai informasi produk yang diminta oleh pembeli yang akan menjadi bahan pertimbangan pelanggan untuk mendapatkan harga keinginannya.
Untuk di tahap ini transaksi PO barang akan dikirimkan setelah pihak penjual menerima surat penawaran (quotation). Dengan arti lain PO tersebut telah disepakati oleh kedua belah pihak, yang mana nantinya PO dilihat sebagai resmi produk yang akan dibeli.
Melalui dokumen ini merupakan kontrak awal perjanjian antara kedua pihak, karena apabila sudah sampai PO, maka transaksi tersebut tidak bisa lagi dibatalkan. Berikut kenali skema transaksi pembelian barang secara sederhana:
Surat Penawaran (Quotation) –> Purchase Order (PO) –> Invoice –> Kwitansi
Jika suatu saat terjadi pembatalan pembelian barang maka hanya bisa dilakukan saat berada di tahap pemberian quotation atau surat penawaran. Namun jika sudah di tahap PO maka pembeli dengan pelanggannya harus mendiskusikan terkait pembuatan invoice serta pengiriman.
Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar Dan Contoh Mudahnya
Apa Saja Kegunaan Dari Cara Membuat Purchase Order?
Adapun beberapa kegunaan dalam membuat purchase order bagi bisnis Anda yaitu:
-
Meminimalisir Resiko Pesanan Berganda
Kegunaan pertama dalam membuat purchase order adalah membantu Anda meminimalisir resiko pesanan berganda, apabila perusahaan sudah melakukan pembelian serta penjualan maka PO tersebut dapat membantu melacak pesanan tersebut beserta dengan vendornya.
Sementara itu apabila Anda memesan produk yang sama jenisnya, maka akan sulit mencocokan faktur tersebut bukan? sehingga PO berfungsi untuk dokumen yang dapat mengecek faktur yang harus dibayar.
-
Menelusuri Pesanan yang Masuk
Kegunaan lainnya dari PO yaitu membantu menelusuri pesanan yang sudah masuk, maka dari itu jika sistem pemesanan pembelian sudah terorganisir dengan baik akan membantu Anda mempercepat proses pengiriman dan laporan stok barang.
-
Menjadi Bukti Dokumen Hukum
Adanya kegunaan PO juga berfungsi sebagai bukti pendukung atas dokumen hukum serta membantu Anda menghindari perselisihan di masa mendatang mengenai transaksi pembelian.
Bagaimana Cara Membuat Purchase Order Pada Software Pembukuan?
Secara umum ada dua cara yang bisa Anda ketahui bagaimana cara membuat purchase order, yaitu yang pertama menggunakan kertas, atau kedua menggunakan software pembukuan (invoice).
Ketika Anda sudah memutuskan untuk menggunakan software pembukuan sebagai cara membuat purchase order yang simple, maka Anda tidak perlu lagi bingung membuat template atau rinciannya.
Satu-satunya hal yang harus Anda lakukan yaitu mengisi seluruh detail rincian yang tertera dalam aplikasi tersebut, di mana rinciannya dimulai dari tanggal pembuatan PO hingga tanda tangan.
Adapun beberapa poin sebagai cara membuat purchase order adalah:
- Nama barang atau produk yang akan dipesan
- Buat kuantitas setiap barang yang dipesan
- Cantumkan harga setiap unit barang yang akan dipesan
- Cantumkan total harga yang sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
- Tambahkan nominal pajak (PPN) jika berlaku.
- Masukan nomor PO
- Cantumkan tanggal transaksi hingga tanggal jatuh tempo pembayaran
- Berilah kolom otorisasi atau tanda tangan.
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Keuangan Dengan Mudah Beserta Contohnya
Apabila Anda berminat menggunakan software pembukuan, maka skema transaksi tersebut bisa Anda selesaikan dengan cepat terutama kebutuhan untuk cara membuat purchase order. Software akuntansi bisa menjadi pilihan Anda dalam membantu cara buat PO secara otomatis tanpa perlu membuat Anda repot lagi yang biasanya mengirimkan ke kurir.
Pengiriman PO ini juga bisa Anda lakukan kapanpun dan dimanapun bisa Anda kirimkan melalui pesan singkat atau dengan email secara langsung dalam aplikasi. Lalu, bagaimana cara buat PO di software pembukuan seperti Harmony? Harmony merupakan salah satu aplikasi pembukuan yang akan membantu Anda salah satunya mengirimkan pesanan PO melalui share link. Berikut langkah-langkahnya yaitu:
- Masuk ke aplikasi Harmony.co.id, Apabila Anda belum punya? Miliki akun Gratis 30 Hari klik di sini.
- Ketika Anda sudah “Login Harmony.” maka Anda akan masuk ke dalam menu dashboard Anda, klik menu purchase. Setelah itu pilih purchase order.
- Setelah itu pilih purchase order, dan kemudian klik “new purchase order” jika ingin membuat baru.
- Selanjutnya isi semua kolom yang tertera, mulai dari nama vendor, tanggal, nomor PO, item produk, kuantitas dll. Jika sudah kemudian klik buat “Create”.
- Apabila sudah selesai cara buat PO, lalu pilih “Share Now” dan akan muncul tampilan share. Kemudian klik “Copy Link” untuk mengirim lewat aplikasi pesan seperti whatsapp, line, dan sebagainya.
- Jika Anda menginginkan pengiriman PO melalui email maka bisa dilakukan, yaitu pilih “Send Email” input email yang Anda tujukan. Kemudian klik “Send” untuk mengirim lewat emai atau gmail Anda.
- Jika semuanya sudah siap dan Anda masih memiliki waktu, maka Anda bisa sembari menyiapkan invoice untuk langkah selanjutnya.
Dengan berbagai cara membuat purchase order, melalui software Harmony tentunya akan sangat mudah bukan? Jika dibandingkan dengan pembuatan purchase order manual akan membutuhkan waktu yang lama dan Anda harus mengirimkan dokumen PO tersebut ke distributor atau penjual yang Anda tuju.
Namun hal tersebut tidak menjadi penghalang bagi Anda jika Anda menggunakan sistem pembukuan dan laporan keuangan yang berbasis cloud technology.
Karena Anda cukup memasukkan data-data yang dibutuhkan, secara otomatis sistem akan membuatkan dokumen tersebut dan mudahnya lagi, Anda bisa mengirimkan dokumen PO tersebut dengan melalui chat sosial media Anda.
Harmony yang dapat dengan mudah melakukan pemantauan stok, pembuatan invoice otomatis, rekonsiliasi bank transaksi secara otomatis, penghitungan aset, dan keuangan usaha yang mudah dikelola karena terdapat 20 lebih laporan keuangan secara real time.
Fitur dan layanan canggih tersebut kini terdapat dalam Harmony Smart Accounting Solution. Di mana Harmony nantinya dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan yang Anda inginkan dimana saja dan kapan saja.
Penasaran? Silakan registrasi data diri Anda di sini, dan dapatkan Gratis selama 30 Hari untuk bisa menikmati segudang fitur, layanan dan manfaat yang diberikan pada bisnis Anda hanya di Harmony.
Mau update info menarik dan penawaran terbaik kami selanjutnya? Ayo, follow dan like akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
