Apakah Anda pernah mendengar istilah e-procurement dalam dunia bisnis? Secara prinsip e-procurement sama dengan procurement konvensional. Perbedaannya adalah jika procurement konvensional menggunakan kertas atau manual, sedangkan e-procurement menggunakan software yang terintegrasi.
Perkembangan teknologi seperti cloud computing serta semakin mudahnya akses jaringan internet membuat banyak perubahan dalam dunia usaha dan e-procurement adalah salah satunya. Perubahan-perubahan dalam dunia usaha karena kemajuan teknologi tidak hanya terjadi pada perusahaan produk atau jasa saja, tetapi juga masuk di bidang industri.
E-procurement merupakan salah satu produk dari kemajuan teknologi yang harus digunakan agar operasional perusahaan bisa berjalan efisien dan efektif.
Saat ini dunia industri sedang memasuk revolusi 4.0 dimana banyak pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh manusia, sekarang digantikan oleh mesin. E-procurement sendiri merupakan bagian dari industri 4.0 yang menitikberatkan pada automation dalam proses kerjanya.
Table of Contents
Procurement adalah suatu kegiatan pengadaan atau pemenuhan atas kebutuhan barang/jasa yang kuantitas, kualitas dan waktunya disepakati bersama antara pembeli dan penjual. Contoh procurement adalah pengadaan sparepart mesin untuk keperluan produksi atau mobil dinas untuk direksi perusahaan.
Sedangkan e-procurement berasal dari kata procurement yang ditambahkan huruf e (singkatan dari elektronik). Jadi e-procurement adalah pengadaan dengan menggunakan elektronik (software) atau proses digitalisasi. Software akan mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, dan kebijakan yang biasa digunakan perusahaan untuk mengatur proses procurement.
Karena menggunakan teknologi (termasuk internet) maka e-procurement lebih praktis dan menghemat anggaran dibandingkan dengan procurement konvensional. Dalam procurement sendiri terdapat 3 proses yaitu purchasing, expediting dan traffic. Ketiga proses itu terdiri dari penawaran (bidding), pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak kerja, pembayaran hingga pada penilaian.
Walaupun kata e-procurement terkadang sangat identik dengan proyek pemerintah tapi sistem ini juga diterapkan oleh perusahaan swasta, baik perusahaan besar maupun kecil. Terlebih ditengah pandemi Covid-19 saat ini dimana pemilik bisnis sangat mengandalkan teknologi dalam usahanya agar tetap eksis dan berkembang.
Baca juga : 8 Pertanyaan Penting Pemilik Bisnis di Tengah Wabah Covid-19
Pada masa pademi ini, para pemilik bisnis berusaha memanfaatkan teknologi agar perusahaan lebih efisien tetapi tetap efektif sehingga hasil yang diperoleh bisa maksimal. Contohnya adalah digitaliasi dalam menerima order dan pengiriman produk sampai dengan melakukan meeting online melalui aplikasi video conference dengan para stakeholder (pemasok, karyawan dan pelanggan). Penggunaan sistem e-procurement merupakan salah satu cara dalam melakukan efisiensi jangka panjang.
Pada proses procurement konvensional maupun e-procurement menganut prinsip-prinsip yang sama, yaitu :
Siapapun bisa mengikuti procurement atau e-procurement jika sudah memiliki legalitas dan kriteria atau standar yang ditetapkan.
Data dan rencana kerja harus disajikan secara transparan dan tidak boleh ada manipulasi.
Produk/jasa yang ditawarkan harus menggunakan konsep maksimal untuk perusahaan. Maksudnya produk/jasa tersebut harus ditawarkan dengan harga dan fungsi terbaik dari pilihan-pilihan yang ada serta sesuai untuk kebutuhan perusahaan.
Produk/jasa yang ditawarkan harus berguna atau berfungsi dengan baik. Dengan kata lain hasil yang didapat dari penggunaan produk/jasa tersebut bersifat maksimal untuk perusahaan.
Maksudnya adalah produk/jasa yang ditawarkan harus sesuai secara data dan manfaat. Pihak yang mengadakan juga merupakan vendor yang benar dan terbaik. Sehingga proses pengadaan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Persaingan dalam pengadaan produk/jasa harus berjalan sehat tanpa ada unsur kolusi, korupsi dan nepotisme sehingga tidak merugikan perusahaan.
Tujuan e-procurement adalah agar suatu proses pengadaan produk/jasa menjadi mudah tetapi tetapi memiliki akuntabilitas sehingga bisa terhindar dari kecurangan atau fraud. Oleh karena itu e-procurement memiliki cara kerja yang terstruktur untuk menghindari kecurangan sekaligus meminimalisir human error. Secara umum cara kerja itu meliputi :
Tahap pertama adalah mengidentifkasi kebutuhan barang apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini terpusat dalam satu database yang berhubungan dengan inventaris yang ada, apa yang harus dibeli dan budget yang disediakan. Software e-procurement akan menyediakan data yang berhubungan dengan hal-hal itu.
Setelah kebutuhan selesai diidentifikasi maka selanjutnya sistem akan meneruskan kepada orang yang berwenang dalam memberikan approval atau persetujuan. Pada tahap ini akan ditampilkan data supplier atau vendor yang bisa menyediakan barang-barang tersebut. Karena bisa diapproved secara online maka proses ini bisa dilakukan dengan cepat. Hal ini sangat berbeda jika menggunakan procurement konvensional yang membutuhkan waktu lebih lama karena masih menggunakan approval diatas kertas.
Proses ketiga dalam e-procurement adalah pemesanan. Daftar barang-barang yang sudah disetujui untuk dibeli kemudian dipesan ke supplier atau vendor terkait. Software juga memproses pemesanaan ini secara otomatis sehingga sangat memudahkan supplier atau vendor dalam menerima daftar pesanan.
Setelah proses pemesanan selesai dilakukan maka sistem e-procurement memungkinkan agar barang yang dipesan dapat dilacak tahapan proses atau keberadaannya. Sistem ini biasanya menggunakan data real time dari supplier atau vendor penerima pesanan.
Pembayaran terhadap produk/jasa yang dipesan merupakan proses terakhir di sistem e-procurement. Proses ini sudah terhubung dengan sistem akuntansi perusahaan, dimana biasanya supplier atau vendor penerima pesanaan harus memvalidasi bahwa pesanan tersebut telah selesai dan menerbitkan invoice.
Karena semua proses e-procurement dari identifikasi kebutuhan, penyetujuan, pemesanan, penelusuran dan pembayaran sudah selesai maka secara otomatis sistem akan menyediakan laporan untuk semua proses tersebut. Laporan itu digunakan dalam pencatatan akuntansi dan terintegrasi dengan laporan keuangan perusahaan.
[elementor-template id="26379"]
Dari penjelasan diatas bisa disimpulkan bahwa manfaat e-procurement untuk perusahaan yang mengunakanannya sangat banyak, antara lain :
• Melakukan efisiensi pada proses pengadaan barang
• Menyajikan laporan real time
• Meminimalisir kecurangan atau fraud oleh karyawan
• Data yang disediakan akurat
• Menghemat biaya sumber daya manusia
• Mengurangi penggunaan kertas (paperless)
• Bisa mengorganisir supplier atau vendor
Demikianlah penjelasan tentang e-procurement yang merupakan cara praktis dalam pengadaan barang untuk bisnis Anda, semoga bermanfaat. Tetapi jika Anda menginginkan usaha yang semakin berkembang maka sistem e-procurement saja tidak cukup, Anda harus bisa mengelola keuangan usaha dengan baik. Untuk melakukan pencatatan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan usaha, Anda bisa menggunakan software akuntansi Harmony.
Harmony merupakan software akuntansi online yang praktis dan mudah digunakan, walaupun untuk orang yang tidak memiliki background akuntansi. Harmony sudah membantu ribuan pemilik bisnis dalam merapikan pembukuan usaha mereka. Harmony memiliki 20 lebih laporan keuangan real time yang bisa mempermudah pemilik bisnis mengelola keuangan usaha mereka.
Coba gunakan GRATIS Harmony 30 hari dengan mendaftar disini. Jika Anda adalah pebisnis yang sibuk, maka Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan menggunakan aplikasi Harmony dengan harga terjangkau. Dapatkan update informasi dari Harmony dengan mengikuti media sosialnya di Facebook, Instagram dan LinkedIn
