Sebuah kegiatan usaha tidak bisa terlepas dari cost atau biaya. Untuk mengendalikan biaya-biaya tersebut, dibutuhkan suatu cara yang disebut cost control. Sebagai seorang pemilik bisnis, Anda harus memahami apa yang dimaksud cost control agar usaha Anda bisa terhindar dari resiko keuangan yang mungkin timbul di kemudian hari. Simak penjelasan tentang cost control, elemen, tugas dan penerapannya dalam bisnis berikut ini.
Cost control sangat berguna untuk menghindari kebocoran keuangan sehingga berdampak pada peningkatan profit perusahaan.
Table of Contents
Cost control adalah upaya pengontrolan atau pengendalian biaya. Adapun biaya-biaya tersebut meliputi biaya perencanaan, operasional, pemasaran dan lain sebagainya. Dengan kata lain, cost control adalah usaha yang dilakukan manajemen untuk mengendalikan biaya-biaya yang muncul dalam kegiatan operasi perusahaan mereka. Fungsi pengendalian biaya tersebut juga dalam rangka penerapan budget management yang efektif.
Berdasarkan pendapat ahli, Bambang Hartadi, pengertian cost control adalah upaya pengendalian struktur organisasi, cara, dan juga ketentuan yang saling terhubung pada suatu perusahaan. Tujuannya adalah agar bisa melindungi aset perusahaan, memeriksa secara teliti, mengevaluasi kinerja akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kebijakan perusahaan yang sebelumnya apakah sudah dilakukan dengan baik.
Fungsi pengendalian biaya adalah agar pengeluaran perusahaan tetap pada budget atau ketentuan yang berlaku dan perusahaan tetap mendapatkan keuntungan yang diinginkan.Cost control juga dilakukan untuk menekan biaya-biaya yang bisa menyebabkan pengeluaran berlebihan yang akan mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan tersebut.
Ada 5 elemen yang harus diperhatikan dalam penerapan cost control, yaitu:
Elemen pertama adalah memahami apa yang harus dikerjakan. Dalam melakukannya bisa menggunakan taksiran anggaran terperinci dan profil pelacakan, yang menyediakan basis pengendalian dan penjadwalan biaya. Patokan dasarnya adalah informasi dari langkah manajemen biaya sebelumnya. Tujuan melakukan ini yaitu untuk memastikan anggaran dan kegiatan yang dikelola bisa lebih akurat dan detail agar performanya bisa diukur.
Elemen berikutnya adalah harus mengetahui apa saja yang telah dikerjakan. Cara yang bisa dilakukan yaitu dengan menyiapkan laporan data kinerja aktual yang konsisten dengan anggaran, terperinci dan tepat waktu. Dalam tahap ini Anda bisa melakukan audit laporan keuangan termasuk pemeriksaan terhadap pengeluaran biaya, jika merasa diperlukan.
Dalam elemen ini, harus dilakukan analisa performa keuangan perusahaan hingga saat ini. Hasil dari perbandingan kinerja aktual dengan norma kerja bisa menjadi acuan manajemen untuk memperbaiki hal-hal yang dianggap buruk atau merugikan perusahaan.
Buatlah perkiraan untuk hasil potensial dari situasi saat ini, jika seandainya tidak ada tindakan yang dilakukan terhadap kinerja saat ini. Sebagai seorang pebisnis, Anda harus mempunyai wawasan serta analisa mendalam terhadap situasi keuangan perusahaan dan dampaknya yang mungkin muncul dari tindakan saat ini.
Baca juga : 10 Ilmu Ekonomi Yang Wajib Anda Tahu Jika Anda Sebagai Pengusaha
Setelah melakukan empat elemen di atas maka selanjutnya cobalah untuk melakukan pengendalian biaya yang baik. Caranya adalah dengan melakukan identifikasi dan menerapkan tindakan korektif yang dibutuhkan. Karena pada prinsipnya fungsi pengendalian biaya juga untuk mengkoreksi atau merevisi biaya yang dianggap tidak relevan terhadap pembelian barang, jasa atau proyek yang dikerjakan.
Secara umum, tugas cost control adalah untuk :
1. Merencanakan
Semua kegiatan yang mempunyai rencana yang matang pasti hasilnya akan lebih maksimal dibandingkan tanpa rencana. Oleh karena itu salah satu tugas dari cost control adalah agar manajemen perusahaan bisa membuat perencanaan yang baik dalam keuangan mereka termasuk pengeluaran biaya. Dengan perencanaan yang baik, penerapan cost control akan jauh lebih mudah dilakukan sehingga tujuan perusahaan bisa dicapai.
Contoh cost control dalam merencanakan yaitu divisi marketing yang membuat rencana kerja setahun dan anggarannya dalam peridoe 1 tahun. Sehingga setiap biaya yang muncul dalam kegiatan pemasaran berpatokan pada anggaran yang sudah ditetapkan tersebut. Hal ini akan membuat pengeluaran biaya pemasaran menjadi lebih tertib dan terukur.
2. Mengawasi
Cost control juga bertugas dalam mengawasi perbandingan antara pencapaian yang sudah diraih dengan biaya yang dibutuhkan. Lakukan perbandingan juga antara anggaran saat ini dengan anggaran sebelumnya. Tujuannya adalah untuk memastikan anggaran yang dikeluarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan apa yang diharapkan, termasuk jumlah biaya dan hasilnya.
Contoh cost control dalam mengawasi yaitu direktur keuangan membandingkan biaya yang sudah dikeluarkan untuk suatu proyek terhadap fisik bangunan yang ada. Apakah biaya yang dikeluarkan mencerminkan atau sebanding dengan fisik bangunan tersebut.
[elementor-template id="26379"]
3. Mengkoordinasi
Cost control juga bisa membuat koordinasi antar departemen dalam satu perusahaan menjadi lebih baik. Tim yang bertanggung jawab terhadap cost control harus memastikan adanya keselarasan antar tiap departemen dalam menggunakan anggaran yang sudah ditentukan.
Contoh cost control dalam mengkoordinasi antar departemen yaitu divisi keuangan mengingatkan divisi pembelian bahwa anggaran yang digunakan sudah mencapai 80%. Jadi divisi pembelian harus memperhatikan pengeluaran selanjutnya karena overbudget tidak diperbolehkan.
Cost control bisa diterapkan dalam semua jenis usaha, tetapi dibutuhkan keinginan yang kuat dan tindakan konsisten untuk melaksanakannya. Tindakan konsisten dalam pengendalian biaya harus dilakukan dalam suatu sistem agar lebih mudah dalam menjalankannya.
Biasanya tanggung jawab cost control dipegang oleh divisi keuangan. Tetapi semua departemen dalam perusahaan harus berperan aktif dalam merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi cost control untuk masing-masing divisi mereka. Penerapan cost control yang baik akan meminimalisasi pengeluaran yang tidak perlu sehingga kebocoran bisa dihindari dan bisa meningkatkan profit perusahaan.
Penerapan cost control sebaiknya dalam periode setahun, dimulai dari membuat anggaran, penyetujuan anggaran dan mengawasi anggaran tersebut. Departemen keuangan sebagai penanggung jawab utama dalam pengendalian biaya yang keluar harus membuat laporan secara rutin mengenai anggaran dan penggunaannya. Periode laporan yang dibuat misalnya 1 atau 3 bulan sekali dan bila diperlukan bisa melakuan audit terhadap departemen terkait agar pengendalian terhadap biaya yang dikeluarkan bisa dilakukan secara maksimal.
Dalam melakukan cost control tentunya sangat merepotkan jika pembukuan usaha tersebut dilakukan secara manual. Agar pengendalian biaya bisa dilakukan secara optimal sebaiknya pembukuan usaha dikerjakan dengan software akuntansi.
Harmony adalah software akuntansi online yang mudah dan praktis digunakan. Harmony memiliki 20 lebih laporan keuangan real time yang akan mempermudah Anda dalam menjalankan usaha. Harmony sudah membantu ribuan pemilik bisnis dalam merapikan pembukuan dan laporan keuangan mereka. Jadi, tunggu apalagi? Coba gunakan GRATIS Harmony 30 hari dengan mendaftar di sini.
Bagaimana jika Anda adalah pebisnis yang sibuk sehingga tidak sempat membuat laporan keuangan? Jangan khawatir, Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yaitu jasa pembuatan laporan keuangan dengan harga terjangkau yang dikerjakan oleh profesional berpengalaman dalam bidang akuntansi
Anda juga bisa mendapatkan informasi tentang akuntansi, keuangan, pajak, bisnis dan marketing di media sosial Harmony. Follow akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
