Anda pasti sering mendengar biaya dibayar dimuka atau prepaid expense. Namun tentu masih banyak yang belum memahami arti dari biaya dibayar dimuka ini dan perlakuannya secara detail dalam akuntansi.
Biaya dibayar dimuka adalah suatu biaya pada operasi kas yang telah dibayarkan sebelum jatuh tempo yang ditentukan.
Biaya dibayar dimuka adalah suatu beban yang belum menjadi kewajiban perusahaan untuk membayarnya pada periode saat ini, namun perusahaan sudah membayar terlebih dahulu. Dengan kata lain, perusahaan telah melakukan pembayaran tunai tetapi belum mengakuinya sebagai beban dalam laporan laba rugi.
Untuk lebih memahami biaya dibayar dimuka, berikut akan dijelaskan apa itu biaya dibayar dimuka, jenis dan bagaimana cara membuat jurnal transaksinya.
Table of Contents
Biaya dibayar dimuka adalah suatu biaya yang sudah dibayar sebelum menggunakan jasa atau barang. Anda akan dikenakan biaya dibayar dimuka apabila Anda membayar sesuatu yang akan Anda terima dalam waktu dekat.
Namun apabila setiap kali Anda membayar sesuatu sebelum menggunakannya, maka Anda harus mencatatnya melalui entri biaya dibayar dimuka.
Jenis biaya dibayar dimuka ini biasanya dicatat sebagai aset. Klasifikasi aset yang dimaksud adalah aset lancar. Contoh aset lancar adalah kas, piutang, dan biaya dibayar dimuka. Tentunya komponen tersebut juga ada di dalam persamaan dasar akuntansi.
Adapun terdapat contoh perusahaan yang melakukan beban dibayar dimuka yaitu seperti peralatan kantor yang disewa atau perlindungan asuransi yang memberikan manfaat terus menerus dari waktu ke waktu.
Namun barang atau jasa semacam ini tidak dapat langsung dibebankan segera karena biayanya tidak akan sejalan dengan manfaat yang timbul seiring waktu dari penggunaan aset.
Biaya dibayar dimuka hanya diakui dalam laporan laba rugi saat perusahaan mengkonsumsi produk atau jasa.
Baca Juga: Apa Itu Pendapatan Diterima Dimuka? Simak Penjelasannya
Setiap individu dan bisnis tentu pernah melakukan pembayaran dimuka. Berikut ini terdapat sejumlah pembelian yang dapat Anda lakukan dan dianggap sebagai biaya dibayar dimuka adalah:
• Sewa (membayar ruangan sebelum digunakan)
• Polis Asuransi kecil
• Peralatan (Sudah dibayar namun belum digunakan)
• Gaji (kecuali jika Anda menunggak gaji)
• Taksiran pajak
• Beberapa tagihan utilitas
• Beban bunga
Apapun jenis pembeliannya, jika Anda bayar sebelum menggunakan barang tersebut itu dianggap sebagai prepaid expense.
Baca Juga: Apa itu Biaya Tetap? Simak Pengertian dan Contoh yang Ada Pada Perusahaan
Sebelum Anda menggunakan barang atau jasa, sangat penting bagi Anda untuk membuat entri jurnal biaya dibayar dimuka dalam pembukuan Anda pada saat melakukan pembelian.
Namun sebelum melakukan entri jurnal yang terdapat dalam siklus akuntansi, Anda harus mengetahui bagaimana setiap akun utama dipengaruhi oleh debit dan kredit.
Namun untuk membuat entri jurnal pertama pada perusahaan, Anda harus mendebit akun biaya dibayar dimuka Anda terlebih dahulu. Mengapa? Sebab akun ini merupakan akun aset, dan aset ditingkatkan oleh debit.
Selanjutnya kreditkan akun yang Anda gunakan dalam melakukan pembayaran, seperti akun kas ataupun cek. Dengan mengekreditkan akun tentu akan mengurangi akun kas Anda.
Untuk entri jurnal yang Anda
buat saat mengeluarkan biaya prabayar akan terlihat seperti:
(D) Biaya Dibayar Dimuka Rp.xxx
(K) Kas Rp.xxx
Menyesuaikan entri tentu akan membantu Anda dalam menyeimbangkan pembukuan Anda. Namun untuk mengenali biaya dibayar dimuka menjadi pengeluaran aktual, Anda dapat menggunakan jurnal penyesuaian beban dibayar dimuka.
Pada saat Anda melakukan item biaya dibayar dimuka, maka Anda dapat mengurangi akun prepaid expense Anda dan tambah akun biaya sebenarnya. Untuk melakukanya, Anda hanya perlu mendebit akun biaya dan mengkredit akun prepaid expense Anda.
Maka entri jurnal penyesuaian beban dibayar dimuka yang mencerminkan pengeluaran aktual akan terlihat seperti ini:
(D) Biaya Rp.xxx
(K) Biaya Dibayar Dimuka Rp.xxx
Anda melakukan pembayaran sewa gedung dimuka selama 5 bulan, yang menambahkan hingga 10.000.000. Ketika Anda membayar sewa di muka tersebut, maka Anda mencatat seluruh 10.000.000 sebagai biaya dibayar dimuka dalam neraca.
[elementor-template id="26379"]
Namun setiap bulan, Anda mengurangi akun aset tersebut dengan porsi yang Anda gunakan.
Setelah Anda mencatat seluruh biaya dibayar dimuka dalam neraca, selanjunta Anda harus mengurangi akun aset sebesar 2.000.000 (10.000.000 / 5 bulan) dan mencatat biaya 2.000.000.
Lakukan proses ini sampai semua biaya habis. Lalu setelah Anda mengunakan item dibayar dimuka, akun aset harus kosong, dan akun biaya harus menunjukkan nilai penuhnya.
Entri jurnal dibayar dimuka yang sudah dijelaskan di atas membantu Anda menjaga proses akuntansi Anda agar akurat. Namun di sini ada beberapa contoh kasus biaya dibayar dimuka (prepaid expense). Berikut contohnya:
Pada tanggal 18 Agustus 2020 Anda melakukan biaya dibayar dimuka sebesar 8.000.000 selama dua bulan untuk sewa ruangan.
Sementara Anda belum menggunakan ruangan tersebut. Jadi, Anda perlu mencatat jumlahnya sebagai biaya prabayar.
Yang perlu Anda lakukan adalah mendebit akun prepaid expense untuk menunjukkan peningkatan aset. Selanjutnya, kreditkan akun kas untuk menunjukkan nilai kas Anda.
Setiap bulan berlalu, sesuaikan akun dengan jumlah sewa yang Anda gunakan. Karena pembayaran dimuka adalah selama dua bulan, maka bagi total biaya dengan cara melakukan (8.000.000 / 2 bulan).
Maka sesuaikan akun Anda dengan biaya 4.000.000 setiap bulannya. Biaya 4.000.000 dari sewa dengan debit. Lakukan pengurangan akun prepaid expense dengan kredit. Lalu ulangi proses ini setiap bulan hingga sewanya digunakan dan akun aset kosong.
Itulah pembahasan lengkap mengenai biaya dibayar dimuka atau prepaid expense dalam akuntansi. Biaya ini penting untuk diketahui dan mencatatnya secara khusus, karena tidak menutup kemungkinan biaya ini berhubungan dengan aset yang dimiliki oleh usaha Anda.
Untuk kemudahan pencatatan prepaid expense, Anda bisa untuk menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan sesuai dengan kebutuhan bisnis seperti software akuntansi Harmony.
Dengan hadirnya Harmony akan membantu Anda dalam mengurangi kesalahan dalam membuat jurnal transaksi untuk dijadikan laporan keuangan bisnis Anda.
Tidak perlu ragu, Harmony telah membantu ribuan pemilik usaha maupun bisnis dengan hasil yang baik, rapi dan teratur.
Harmony akan membantu Anda walaupun tidak memiliki background akuntansi. Tidak perlu pusing lagi, Segera daftarkan akun Anda dan dapatkan Software Harmony GRATIS 30 Hari di sini.
Namun untuk Anda yang mempunyai bisnis dan mengalami kesulitan dalam menghitung dan melaporkan pajak pada usaha. Anda bisa menggunakan Harmony Accounting Service yang memiliki spesialis jasa pembukuan, akuntansi online, perhitungan dan pelaporan pajak sebagai pengusaha yang sibuk.
Ingin mengenal kami lebih lanjut, pastikan follow dan like akun Facebook, Instagram dan LinkedIn Harmony.
