Akhir-akhir ini berbagai perusahaan sedang berlomba untuk saling melindungi karyawannya dari penyebaran virus Covid-19, mulai dari pembatasan perjalanan kerja sampai dengan pengaturan kerja jarak jauh. Seluruh aktivitas yang memungkinkan adanya pertemuan tatap muka dalam jumlah besar baik dengan tim, pelanggan, maupun supplier digantikan dengan tatap muka secara online atau meeting online.
Pelajari dan pahami konsep meeting online Anda dengan baik agar dapat memicu keterlibatan karyawan dalam mencapai produktivitas ditengah wabah Covid-19
Bagi Anda pebisnis perlu mengetahui cara yang tepat agar bekerja jarak jauh (Work From Home) dapat tetap produktif. Pastinya ada berbagai alasan yang dilontarkan para karyawan. Mereka seringkali memberikan asumsi bahwa pertemuan secara online merupakan baru bagi dirinya terutama yang merasa dirinya tidak ahli dalam menggunakan teknologi.
Hal ini akan menjadi efektif apabila semua sepakat dalam mempersiapkannya. Kali ini artikel dikutip dari Harvard Business Review yang ditulis oleh Bob Frisch dan Cary Greene.
Table of Contents
Panggilan melalui video ini dilakukan untuk membuat semua anggota tim merasakan hal yang sama walaupun tidak melakukan pertemuan secara langsung. Menggunakan panggilan video jauh lebih efektif dalam menjalani masa kerja jarak jauh dimasa wabah covid-19 ini. Contoh aplikasi yang dapat digunakan ialah Zoom, Skype, Google Meeting dan lain sebagainya. Ini akan membantu Anda untuk membuat percakapan dengan baik dan terus menjaga rasa keterlibatan antar peserta.
Baca Juga : 5 Aplikasi Wajib Untuk Mempermudah Work From Home Anda
Panggilan video akan berfungsi dengan baik apabila koneksi internet yang Anda gunakan kuat dan lancar sepanjang percakapan berlangsung. Setidaknya jika internet dirumah Anda kurang bagus, video mungkin akan terlihat patah, namun untuk Audio akan terdengar lebih jelas daripada video. Pastikan audio terdengar jelas menjadi hal yang paling utama untuk diperhatikan.
Hal ini dilakukan untuk menghindari waktu yang terbuang saat awal percakapan karena perlunya download software atau aplikasi yang dibutuhkan atau akses kepada pertemuan online dan lain sebagainya. Utamakan dan pastikan semua peserta meeting online telah menguji terlebih dahulu aplikasi tersebut sebelumnya serta kenyamanan dalam penggunaan berbagai fitur dalam aplikasi. Ingatlah, jika supplier dan customer ingin melakukan percakapan dengan tim Anda, pastikan pula anggota tim mengerti dan membiasakan diri dengan aplikasi yang berbeda.
Meeting online melalui video akan lebih efektif jika dapat saling melihat wajah dan bahasa tubuh antar peserta meeting. Apabila Anda membutuhkan panggilan secara individual, Anda dapat meminta secara personal kepada karyawan Anda.
Sebelum melakukan meeting online, sebaiknya tetapkan dahulu tujuan yang jelas dan mengirimkan hal yang ingin dibicarakan. Selama percakapan berlangsung, gunakan sebuah agenda, tetapkan aturan dalam pertemuan, mengambil waktu istirahat di tengah percakapan, dan jelaskan ringkasan di setiap akhir sesi dan di akhir meeting online.
Baca Juga : SOP (Standar Operasional Prosedur) – Cara Membuat dan Manfaatnya
Hal yang paling buruk dilakukan saat meeting online adalah menyiapkan materi presentasi yang panjang. Meeting online ini harus bersifat diskusi dan informasi mengapa pertemuan ini diadakan juga perlu diberitahukan sebelumnya. Penting untuk membuat materi presentasi yang singkat, padat dan jelas. Jika ada salah satu anggota ingin memberikan penjelasan, berikan peluang untuk berbagi layar (share screen) untuk memandu percakapan sehingga peserta lain dapat mengikuti di materi yang sama. Namun penting untuk memprioritaskan pembicaraan yaitu dengan memaksimalkan waktu satu dengan lainnya.
Penting bagi Anda yang memimpin meeting online untuk membuat kedekatan antar anggota tim dengan topik yang ringan sebelum dimulai. Hal ini berguna juga untuk mengurangi rasa terisolasi diantara anggota tim. Misalnya dengan membahas hal yang unik dikerjakan saat work from home, bagaimana kondisi kesehatan tim sampai status terkini para korban terjangkit virus covid-19.
Biasanya hal yang sulit dilakukan adalah mengelola meeting secara online dalam jumlah besar. Hal ini tidak perlu dikhawatirkan, apabila Anda sudah menetapkan fasilitator diantara anggota tim untuk mengatur meeting online ini. Fasilitator ini berguna untuk mengatasi berbagai pertanyaan teknis mengenai teknologi yang digunakan atau pertanyaan dasar lainnya.
Semua orang yang berpartisipasi akan jarang berbicara satu sama lain adalah salah satu aspek yang lebih menantang dari menjalankan meeting online ini. Disarankan untuk melakukan panggilan pribadi jika ada pembahasan yang perlu disampaikan kepada orang tersebut agar keputusan dapat diambil.
Sangat dibutuhkan aktivitas pengumpulan masukan atau saran yang berkualitas baik. Hal ini sangat menantang dikarenakan gambaran visual juga sulit untuk dipahami. Gunakan beberapa alat survey online seperti Poll, Survey Monkeys, Google Form, Typeform dan lainnya dimana Anda dapat lebih mudah mendapatkan feedback kapan saja secara realtime. Biarkan survey tersebut terbuka untuk diisi dan lakukan terpisah dari meeting online yang sedang berlangsung. Pekerja perlu mengetahui secara jelas instruksi dan aturan jelas dalam menggunakan survey tersebut agar anggota tim dapat lebih cepat paham dan mengusahakan untuk memberikan feedback kepada Anda.
Meeting online ini memberikan Anda kesempatan untuk mempelajari perilaku karyawan, pekerja atau anggota tim Anda dan Anda akan lebih banyak mengetahui seberapa besar yang dapat dicapai secara pribadi maupun team Anda melalui kenyamanan atas cara bekerja saat ini. Mungkin Anda dapat secara alami membuat diskusi berita terhangat sampai dengan hal tersebut bukan suatu pilihan bagi Anda. Jadi jangan pernah khawatir dan menghindar dari topik yang kontroversial.
Pertahankan dan lakukan meeting online ini secara berkala dengan masing-masing pemimpin dan melakukannya tanpa bantuan sekalipun. Setelah dilakukan meeting online, kumpulkan dan tanyakan tentang pengalaman mereka. Apa yang baik dan apa yang tidak ? Lalu bagaimana cara mereka bisa berevolusi dengan meeting online untuk membuat mereka tetap produktif seperti saat bertemu langsung?
Tidak mampu untuk bekerja sama dalam ruangan dengan rekan kerja tentunya dapat menjadi tantangan besar dalam beberapa minggu kedepan. Untuk membuat meeting online ini sukses dan bekerja dengan baik, Anda perlu menyesuaikan bagaimana tim dapat diarahkan dengan jelas dan baik. Namun dengan investasi kecil seperti ini merupakan bentuk kesiapan saat ini yang akan Anda peroleh dampaknya dimasa yang akan datang. Setelah meeting online dilakukan, saatnya Anda fokus untuk mengelola bisnis Anda agar mampu bertahan ditengah kondisi seperti ini. Butuh skala prioritas dalam melakukannya, misalnya dengan mengadakan meeting online, buat struktur komunikasi yang baru, sampai bagian yang paling penting ialah mengawasi ketersediaan dana dalam perusahaan Anda. Di era teknologi saat ini, Anda tidak perlu khawatir untuk mengontrol keuangan bisnis Anda. Melalui software akuntansi seperti Harmony, Anda dapat dengan mudah melakukan pencatatan transaksi dimana saja, kapan saja serta mendapatkan laporan keuangan secara realtime.
Harmony merupakan software akuntansi berbasis cloud dengan teknologi terkini, dimana Anda dapat dengan mudah melakukan rekonsiliasi perbankan otomatis. Tidak perlu ragu lagi, Harmony telah membantu para pebisnis untuk memiliki pembukuan yang rapih dan teratur setiap bulannya melalui konferensi tahunan kami yaitu FinTax Fair. Tunggu apalagi? Gunakan Harmony untuk membantu Anda dalam membereskan pembukuan bisnis Anda. Daftarkan diri Anda disini dan dapatkan Gratis 30 Hari.
